Articles

“กิ้ก กิ้ก ๆๆ แก้ก แก้ก ๆๆ”

ยังมีเสียงกิ้ก ๆ แก้ก ๆ ที่ดังมาจากการคลิกเม้าส์หรือกดปุ่มบนแป้นพิมพ์อยู่เลย เสียงนี้เป็นสัญญาณเตือนบอกกับผมที่เป็นอาจารย์สอนอยู่หน้าห้องให้ทราบว่า รอก่อน อย่าเพิ่งสอนเรื่องต่อไป ยังมีลูกศิษย์ที่ยังทำตัวอย่างไม่เสร็จ

“กิ้ก กิ้ก ๆๆ แก้ก แก้ก ๆๆ”

รอก่อน รอ รอ รอ รอแล้วก็ยังมีเสียงดังแบบเดิมต่อไปอีก ผู้เข้าอบรมคนอื่นๆทั้งห้องเขาทำกันเสร็จกันหมดแล้ว คราวนี้ผมเดินเข้าไปดูเลยว่าทำไมยังทำไม่ทันอีกหรือ จึงถึงบางอ้อว่า เสียงคลิกเมาส์กับเสียงแป้นพิมพ์ยังดังอยู่นั้นน่ะเพราะผู้เข้าอบรมคนนี้จดบันทึกแบบละเอียดมาก เขียนบันทึกในสมุดไว้ยังไม่พอ กำลังถ่ายภาพจอ ทำเป็นหนัง และพิมพ์คำอธิบายประกอบภาพไว้อีกด้วย เรียกว่าพร้อมที่จะนำไปใช้เป็นสื่อการสอนได้เลย

“ว้าว เยี่ยมมากเลยครับ เก่งจังที่ทำได้แบบนี้” เริ่มต้น ผมชมไว้ก่อนล่ะ

จากนั้นก็ต้องเรียนให้ทราบว่า ผมไม่สามารถรอคุณคนเดียวได้นะครับ คนอื่นๆเขาทำเสร็จกันหมดแล้ว ขอให้ดูในคู่มือที่ผมแจกไปจะพบว่า ผมพยายามถอดเทปทุกอย่างที่ผมสอนไว้ให้อยู่แล้ว ละเอียดยิ่งกว่าที่ผมพูดอธิบายให้ฟังเสียอีก เพียงแต่ว่าขอให้ไปเปิดอ่านดูที่บ้าน ขอให้ใช้เวลาในห้องอบรมทำตามที่ผมบอกก็พอครับ

 

การจัดเก็บข้อมูลไว้ในโครงสร้างฐานข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นองค์ประกอบสำคัญช่วยทำให้เกิดความสะดวกและง่ายในการหาคำตอบที่ต้องการ แต่ผู้ใช้ Excel แบบมักง่ายอาจหาทางที่ง่ายกว่านั้นโดยปรับแต่งโครงสร้างฐานข้อมูลให้กลายเป็นหน้ารายงาน ทำให้ไม่สามารถใช้ฐานข้อมูลได้เต็มที่อีกต่อไป ยิ่งกว่านั้นหากรายงานที่ต้องจัดพิมพ์มีร้อยหน้า ก็มักออกแบบตารางรายงานเลียนแบบหน้ารายงานทั้งร้อยหน้า ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นอย่างมากเนื่องจากต้องเตรียมพื้นที่ในชีทเดียวกัน ต่างชีท หรือต่างแฟ้ม รอไว้สำหรับแสดงข้อมูลทุกหน้า

พึงระลึกไว้เสมอว่าฐานข้อมูลที่ดีต้องคงสภาพโครงสร้างเช่นเดิมไว้ตลอด การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับตารางฐานข้อมูลจะมีเพียงการเพิ่มรายการใหม่ต่อท้ายรายการเดิมลงไปเรื่อยๆ หากไม่จำเป็นจะไม่มีการ insert row แทรก หรือ delete row ลบรายการที่บันทึกไว้ทิ้ง และหน้ารายงานต้องหาทางสร้างขึ้นเพียงหน้าเดียวหรือสูตรเดียว แล้วหาทางเปลี่ยนหน้าเดียวหรือสูตรเดียวนั้นให้แสดงคำตอบหน้าอื่นๆหรือเรื่องอื่นๆได้โดยไม่ต้องสร้างหน้าใหม่หรือสูตรใหม่ขึ้นอีก

หลังจากฐานข้อมูลมีโครงสร้างที่แน่นอนชัดเจนแล้ว เมื่อต้องการหาคำตอบเกี่ยวข้องกับตัวเลขยอดรวมที่ต้องการ จะสามารถเลือกใช้คำสั่งหรือสูตรได้ ดังนี้

  • ใช้สูตร SubTotal ร่วมกับคำสั่ง Filter และ Custom View
  • ใช้คำสั่ง Data > SubTotal เพื่อสร้างยอดรวมรายการแต่ละประเภทขึ้นภายในตารางฐานข้อมูลนั้น
  • ใช้คำสั่ง Data > Consolidate เพื่อรวมตัวเลขของหลายตารางตามตำแหน่งเรื่องเดียวกันเข้าด้วยกัน
  • ใช้สูตร Array SumIF เพื่อหายอดรวมแยกประเภท แล้วใช้คำสั่ง Data > What-if Analysis > Data Table เพื่อหายอดรายการอื่นๆต่อ
  • ใช้สูตร DSum เพื่อหายอดรวมแยกประเภท
  • ใช้คำสั่ง Insert > Pivot Table เพื่อสร้างตารางเปรียบเทียบตัวเลขคำตอบ

TopOld

"เฮ้-ทำไมไม่เห็นมันทำอะไรเลยเนี่ย"

เสียงดังลั่นขึ้นมากลางห้องจากผู้เข้าอบรมนั่งแถวที่สอง พูดขึ้นมาไม่ทันจบคำ เธอก็ปล่อยหมัดเข้าที่กลางหน้าจอคอมพิวเตอร์ดังตุ้บใหญ่ๆ

ผู้เข้าอบรมทั้งห้องต่างหันมามองที่เธอคนนี้ ผมเดินเข้าไปหาที่โด๊ะแล้วถามว่า

"เกิดอะไรขึ้นเหรอครับ ทำไมต้องต่อยหน้าจอด้วยครับ"

"ก็อาจารย์บอกให้หนูคลิกต่อ หนูก็คลิกแล้ว ทำไมไม่เห็น Excel มันทำงานแบบเพื่อนที่นั่งโต๊ะข้างๆ"

"ไหน ลองทำให้ผมดูซิครับว่าที่ทำไปเมื่อตะกี้ ทำยังไง"

ว่าแล้วเธอก็หยิบเมาส์แล้วคลิกลงไปบนหน้าจอพร้อมพูดอธิบายว่า

"เห็นไหมคะ หนูคลิกแล้วคลิกอีกไม่เห็นมันทำไรต่อเลย"

นี่เป็นความผิดของอาจารย์อีกแล้วครับ ลืมบอกไปว่าให้คลิกที่ปุ่ม Next ที่ Excel ไฮไลท์มีกรอบล้อมรอบ

ที่เธอคลิกนั้นหน่ะ ไม่ใช่ว่าคลิกลงไปบนหน้าจอตรงไหนก็ได้

ClickNext

 

Go to top