การจัดเก็บข้อมูลไว้ในโครงสร้างฐานข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นองค์ประกอบสำคัญช่วยทำให้เกิดความสะดวกและง่ายในการหาคำตอบที่ต้องการ แต่ผู้ใช้ Excel แบบมักง่ายอาจหาทางที่ง่ายกว่านั้นโดยปรับแต่งโครงสร้างฐานข้อมูลให้กลายเป็นหน้ารายงาน ทำให้ไม่สามารถใช้ฐานข้อมูลได้เต็มที่อีกต่อไป ยิ่งกว่านั้นหากรายงานที่ต้องจัดพิมพ์มีร้อยหน้า ก็มักออกแบบตารางรายงานเลียนแบบหน้ารายงานทั้งร้อยหน้า ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นอย่างมากเนื่องจากต้องเตรียมพื้นที่ในชีทเดียวกัน ต่างชีท หรือต่างแฟ้ม รอไว้สำหรับแสดงข้อมูลทุกหน้า
พึงระลึกไว้เสมอว่าฐานข้อมูลที่ดีต้องคงสภาพโครงสร้างเช่นเดิมไว้ตลอด การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับตารางฐานข้อมูลจะมีเพียงการเพิ่มรายการใหม่ต่อท้ายรายการเดิมลงไปเรื่อยๆ หากไม่จำเป็นจะไม่มีการ insert row แทรก หรือ delete row ลบรายการที่บันทึกไว้ทิ้ง และหน้ารายงานต้องหาทางสร้างขึ้นเพียงหน้าเดียวหรือสูตรเดียว แล้วหาทางเปลี่ยนหน้าเดียวหรือสูตรเดียวนั้นให้แสดงคำตอบหน้าอื่นๆหรือเรื่องอื่นๆได้โดยไม่ต้องสร้างหน้าใหม่หรือสูตรใหม่ขึ้นอีก
หลังจากฐานข้อมูลมีโครงสร้างที่แน่นอนชัดเจนแล้ว เมื่อต้องการหาคำตอบเกี่ยวข้องกับตัวเลขยอดรวม มีทางเลือกให้ใช้คำสั่งหรือสูตรได้ ดังนี้
- ใช้สูตร SubTotal ร่วมกับคำสั่ง Filter และ Custom Views
- ใช้คำสั่ง Data > SubTotal เพื่อสร้างยอดรวมรายการแต่ละประเภทขึ้นภายในตารางฐานข้อมูลนั้น
- ใช้คำสั่ง Data > Consolidate เพื่อรวมตัวเลขของหลายตารางตามตำแหน่งเรื่องเดียวกันเข้าด้วยกัน
- ใช้สูตร Array SumIF หรือ DSum เพื่อหายอดรวมแยกประเภท แล้วใช้คำสั่ง Data > What-if Analysis > Data Table เพื่อหายอดรายการอื่นๆต่อ
- ใช้คำสั่ง Insert > Pivot Table เพื่อสร้างตารางเปรียบเทียบตัวเลขคำตอบ
