ใครที่เป็นแฟนภาพยนตร์เรื่อง Superman ต้องเคยเห็นรางวัลนักข่าวยอดเยี่ยมที่ Lois Lane แฟนของ Superman ได้รับจากบทความเรื่อง Why the World Doesn't Need Superman ซึ่งตัวผมเองถือว่าเป็นแฟนตัวยงของ Excel คนหนึ่ง อยากจะเขียนบทความเรื่อง Why the World Doesn't Need Pivot Table ด้วยเหมือนกัน
กว่าสามสิบปีที่ผ่านมา ผมได้เห็นวิวัฒนาการของ Excel มาตลอด ตั้งแต่เกิด เป็นเด็กแบเบาะ จนเติบใหญ่กลายมาเป็น Excel ที่น่าจะเรียกได้ว่าเป็น Super Excel ก็ว่าได้เพราะทำให้โปรแกรมสเปรดชีทที่เคยเป็นพระเอกในโลกนี้ดับสูญกันไปเกือบหมด แรกเริ่มนั้น Excel ไม่มี Pivot Table อะไรนี่หรอก ต่อมาก็สร้างเมนู Crosstabs ขึ้นมาให้พวกเราใช้กัน จากนั้นเปลี่ยนชื่อมาเป็น Pivot Table
Pivot Table เป็นเครื่องมือของคนที่ใช้ Excel ไม่เป็นเขาใช้กัน
ตามชื่อหัวข้อนี้เป็นประโยคที่ผมพูดอยู่เสมอ แต่ที่น่าจะพูดก่อนหน้านั้นอีกก็คือ Pivot Table เป็นเครื่องมือที่ทำให้ผู้ที่เคยใช้ Pivot Table เป็นกลับมาใช้ไม่เป็นด้วย ทำไมน่ะหรือ
เพราะ Pivot Table เป็นเครื่องมือที่ยังอยู่ในขั้นตอนการพัฒนาให้ดีขึ้น สาเหตุที่ต้องทำให้ดีขึ้นนั้นส่วนหนึ่งก็เพื่อทำให้สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น แค่ไม่กี่คลิกก็สร้าง Pivot Table ได้แล้ว แต่ที่ยังต้องปรับปรุงต่อไปอีกแสดงว่ายังมีข้อบกพร่องเช่นกัน ทำให้ผู้ใช้ Excel version ใหม่ๆต้องคอยติดตามเรียนรู้วิธีใช้ Pivot Table ที่ต่างไปจากเดิม เรื่องที่เคยทำได้กลับทำไม่ได้ เรื่องที่ก่อนโน้นทำไม่ได้ เดี๋ยวนี้กลับทำได้ ว่าไปแล้วไม่แน่ใจเหมือนกันว่าควรเรียกว่าพัฒนาให้ดีขึ้นจริงหรือไม่
แฟ้มที่สร้างจาก Pivot Table ใน Excel รุ่นก่อนอาจทำงานต่างไปจากที่คาดคิดไว้ นี่คือประเด็นหนึ่งที่ต้องเน้นว่า ทุกครั้งที่จะใช้ Pivot Table ให้สร้างใหม่ดีกว่า อย่าเอาแต่ใช้ของเก่าที่ทำไว้แล้ว ต่อให้สร้าง Pivot Table ขึ้นแล้วใช้ใน Excel version เดียวกันก็ตามก็ควรลบ Pivot Table ทิ้งแล้วสร้างใหม่เสมอเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง อย่าเอาแต่ Refresh Refresh Refresh
คนที่ชอบใช้ Pivot Table มากที่สุดก็คือหัวหน้าหรือผู้บริหารเพราะไม่ต้องคิดสูตรเองอีกแล้ว ตัวผู้บริหารยิ่งระดับสูงขึ้นก็ยิ่งรู้จัก Excel น้อยลง พอเห็นว่า Pivot Table ช่วยหาคำตอบให้โดยไม่ต้องคิดสร้างสูตรเองก็ยิ่งชอบใช้ Pivot Table มากขึ้นแล้วผลักดันให้ทุกคนในบริษัทใช้ Pivot Table ตามกันไป จนในที่สุดทุกคนในบริษัทเลยเลิกใช้สมองคิดสูตรขึ้นมาใช้เอง กลายเป็นคนที่ใช้ Excel ไม่เป็น ตรงกับประโยคหัวข้อนี้นั่นเอง
Pivot Table ไม่ใช่เครื่องมือสำหรับผู้บริหาร
การประยุกต์ใช้ Excel สร้างงานให้กับหัวหน้าต้องเตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามแบบ What-IF ได้เสมอ หน้าตาของรายงานก็ต้องทำให้สั้นกะทัดรัดและแสดงข้อมูลที่ต้องการนำเสนอให้ผู้บริหารพิจารณาได้อย่างชัดเจน เมื่อกรอกค่าที่เป็นเงื่อนไขใหม่ลงไปในตารางต้องสามารถให้คำตอบได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาสร้างตารางใหม่อีก
วิธีสร้างหน้าตาตารางตามที่หัวหน้าต้องการนี่แหละ ทำให้คนที่ใช้เป็นแต่ Pivot Table หรือแม้แต่ตัวผมเองที่ใช้ Excel มานานต้องคิดหนัก จากที่โอ้อวดโฆษณากันว่า แค่คลิกไม่กี่ครั้งก็สามารถสร้างตาราง Pivot Table ได้แล้ว แต่กว่าจะหาทางปรับแต่รูปร่าง รูปแบบ สีสรรค์ให้ได้ตามที่กำหนดไว้ไม่ใช่ง่าย พอคิดจะไปเรียนวิธีใช้ Pivot Table ก็พบว่าตัวอย่างที่ใช้สอนไม่ตรงกับงานในชีวิตจริงเสียอีก
ขอยกตัวอย่างในงานขายสินค้า ถ้าสินค้ามีอยู่ไม่กี่อย่างก็ไม่ต้องเสียเวลาปรับแต่ง Pivot Table นานนัก แต่ถ้าสินค้ามีนับร้อยชนิด แต่ละชนิดมีสินค้าหลายรุ่น แต่ละรุ่นมีสินค้าหลายอย่าง แต่ละอย่างมีชื่อเรียกต่างกันไป พอสร้าง Pivot Table จะเห็นรายชื่อสินค้าทั้งหมดแสดงขึ้นมาพร้อมกันจากนั้นผู้ใช้ Excel ต้องเสียเวลามาคลิกปุ่ม Filter เพื่อคัดให้เหลือเฉพาะสินค้าที่ต้องการเท่านั้น
Microsoft สร้าง Pivot Table รุ่นแรกๆมีแต่ปุ่ม Filter บนหัวตาราง ซึ่งถ้าไม่คลิกดูก็จะไม่รู้เลยว่าในขณะนั้นได้เลือกกรองให้แสดงอะไรไว้บ้าง ส่งผลเสียทำให้ได้ข้อมูลผิดพลาดครบบ้าง ไม่ครบบ้าง ขาดบ้าง เกินบ้าง ต่อมาจึงสร้าง Slicer มาช่วยแสดงให้เห็นรายการที่เลือกแสดงให้เห็นได้ชัดเจนขึ้น เสริมเขี้ยวเล็บทำให้สามารถปรับหน้าตาตารางตาม Slicer ได้อัตโนมัติ เห็นแล้วก็น่าทึ่งเหลือเกิน ถ้าเป็นยุคก่อนแม้จะนำ VBA มาช่วยก็ยังไม่แน่ว่าจะทำได้แบบ Slicer
แม้ Slicer จะช่วยทำให้งานง่ายขึ้น แต่ตัว Slicer ก็ยังกำหนดเงื่อนไขในการกรองข้อมูลได้แค่แบบง่ายๆเท่านั้น ไม่สามารถจัดกลุ่มตามช่วงเวลาหรือตัวเลขที่อยากแสดง Pivot Table จะกลายเป็นใบ้ไปเลยหากอยากจะแสดงตามช่วงอายุของสินค้าที่มีระยะเวลาไม่เท่ากัน เช่น อายุสินค้าที่เก่าเก็บเกิน 1 ปี อายุ 6 – 12 เดือน อายุ 3 – 6 เดือน อายุ 1 เดือนขึ้นไปเป็นต้น
พอถึงขั้นนี้คนที่เก่ง Pivot Table น่าจะคิดถึงการสร้าง Calculated Field ขึ้นมาช่วยกรองข้อมูลให้ได้ตามที่ผู้บริหารต้องการ แต่คนที่จะทำได้ถึงขั้นนี้มีไม่กี่คน กว่าจะทำได้ก็ต้องรู้จักการสร้างสูตรอยู่นั่นเอง ซึ่งถ้าโยน Pivot Table ทิ้งไปแล้วหันมาเรียนรู้วิธีการใช้วันที่และเวลาเพื่อมาใช้กับสูตร SumProduct หรือ SumIFS จะทำให้หัวหน้ารักคุณมากขึ้นอีกหลายเท่า
Pivot Table ไม่ใช่เครื่องมือเพื่อคำนวณหาคำตอบที่ถูกต้อง
Pivot Table เป็นเครื่องมือสร้างตารางซึ่งทำงานได้ตรงกับความหมายของคำว่า Pivot นั่นคือสามารถหมุนย้าย สลับที่ หรือเพิ่มลดหัวตารางที่อยู่ด้านบนหรือด้านข้างซ้ายของตารางได้ตามใจ ช่วยทำให้เราสามารถมองเห็นความแตกต่างของตัวเลขจากแต่ละกลุ่มได้ง่ายขึ้น โดยผู้ใช้ Excel ไม่ต้องเสียเวลาสร้างสูตรขึ้นมาเอง ถือเป็นเครื่องมือที่ทำงานได้อย่างน่ามหัศจรรย์
แม้ Pivot Table จะช่วยคิดหาคำตอบได้ในพริบตา แต่ก็ยังทำงานภายใต้เงื่อนไขและข้อจำกัดที่ไมโครซอฟท์สร้างขึ้น ซึ่งไมโครซอฟท์ไม้ได้เขียนอธิบายไว้ละเอียดเลยว่า Pivot Table ใช้วิธีบวกลบตัวเลขอย่างไร
น่าสงสัยกันไหมว่า ถ้าข้อมูลที่เห็นว่าเป็นตัวเลข กลับไม่ใช่ตัวเลขแต่เป็นตัวอักษรผสมอยู่บ้างบางรายการ หรือเป็นตัวเลขที่มีสถานะเป็นตัวอักษร หรือเป็นช่องว่างนั้น แม้ Pivot Table จะคำนวณได้ถูกต้องตามแบบลับๆของมัน แต่ถูกต้องตามที่ผู้ใช้ต้องการหรือไม่
ใครที่ชอบใช้ Pivot Table มานาน ลองตอบได้ไหมว่า ยอดรวมที่ Pivot Table หาให้จากข้อมูลในภาพนี้จะได้ผลลัพธ์ออกมาเท่าใด หรือถ้าเปลี่ยนเป็นการนับ จะนับอะไรหรือไม่นับอะไรบ้าง (อย่าตอบโดยทดลองใช้ Pivot Table ล่ะ)
Pivot Table จะทำงานได้ถูกต้องตรงตามที่ผู้ใช้งานอยากได้ ต่อเมื่อข้อมูลที่เป็นตัวเลขมีสถานะเป็นตัวเลขจริงและมีข้อมูลที่บันทึกอยู่จริงเท่านั้น
ในภาพนี้ตัวเลขที่เห็นว่าชิดซ้ายแสดงว่ามีสถานะเป็นตัวอักษรหรือมีค่าเป็น error จะทำให้ผู้ใช้ Pivot Table ต้องปั่นป่วนใจทีเดียวใช่ไหมเพราะไม่แน่ใจแล้วว่าผลจะออกมายังไง
Id ที่เป็นรหัส a001 – a123 ดูให้ดีมีแค่ a001, a002, a003, a004, a005 แล้วกระโดดไปเป็น a123 เลย Pivot Table ก็จะสร้างตารางหาคำตอบให้แค่รหัสที่ถูกใช้เป็นฐานข้อมูลเท่านั้น ไม่มีทางที่จะแสดงรหัส a006 – a122 ว่ามียอดรวมเป็นเท่าใด เพราะไม่ได้เป็นข้อมูลที่บันทึกไว้
รหัส a005 ไม่มียอด Amount ในเซลล์ D10 ทราบไหมว่า Pivot Table จะใช้หลักการใดในการคำนวณกรณีที่เป็นช่องว่าง และถ้ารหัส a005 ไม่มีชื่อ Name e ในเซลล์ C10 ด้วยล่ะ หน้าตาตารางของ Pivot Table ที่สร้างออกมาจะทนดูไหวหรือไม่
นี่ยังดีนะครับที่ตารางข้อมูลที่ยกมาให้ดูนี้เป็นตารางขนาดเล็ก ถ้าเป็นตารางขนาดใหญ่ที่มีการบันทึกข้อมูลไว้แบบร้อยพ่อพันแม่หรือแบบตามใจฉัน มีช่องว่างแทรกทำให้ตารางข้อมูลไม่ติดกัน คุณมั่นใจได้ 100% ไหมล่ะว่า Pivot Table สามารถคำนวณหาคำตอบได้ถูกต้องตามที่อยากได้
ไมโครซอฟท์สร้าง Pivot Table ขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่ในการนำข้อมูลมาเปรียบเทียบให้เห็นความแตกต่างมากน้อยได้อย่างรวดเร็ว เหมาะสำหรับใช้ในงานเร่งด่วน ขอเอาตัวเลขมาใช้เพื่อถกเถียงกันก่อน ถูกต้องช่างมัน ไม่ได้มุ่งให้เราเอายอดตัวเลขที่หาได้แล้วลิงก์ค่านำมาใช้ต่อไปอีก หรือไม่ได้ทำให้เราเลิกใช้สูตรหรือคำสั่งอื่นที่ Excel เตรียมไว้ นี่คือสาเหตุที่ Pivot Table เป็นได้เพียงคำสั่งหนึ่งบนเมนูทั้งหมดที่ Excel เตรียมไว้ให้พวกเราใช้
สิ่งที่ Pivot Table (ยัง)ทำให้ไม่ได้และอาจไม่มีทางทำได้เลย
ทุกวันนี้กระแสการใช้ Pivot Table มาแรงมาก แรงจนทำให้เราหลงลืมไปว่าโปรแกรม Excel สร้างขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่แบบ Spreadsheet แต่เพื่อตอบสนองให้คนเกือบทั้งโลกที่ใช้ Excel สามารถทำโน่นทำนี่ได้สารพัด ยังคงติดใจไม่ทิ้ง Excel หนีไปใช้โปรแกรมอื่น Microsoft จึงสร้างและยังคงพัฒนา Pivot Table ขึ้นมาอยู่เสมอ ทำไว้เป็นคำสั่งหนึ่งบนเมนู ทั้งที่ด้วยความสามารถของ Pivot Table ที่มีอยู่ น่าจะเป็นโปรแกรมใหม่อีกตัวหนึ่งมาทำงานคู่กับ Office ด้วยซ้ำไป
นาย Bill Gates เล่าไว้ในหนังสือที่เขาเขียนเองชื่อ Business @ The Speed of Thought ว่า สมัยก่อนคนที่มีข้อมูลคือคนที่มีอำนาจ แต่สมัยนี้ข้อมูลมีมากมายมหาศาลเหลือเกิน คนที่จะมีอำนาจได้คือคนที่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาสร้างประโยชน์ได้เร็วที่สุด แทนที่จะเก็บข้อมูลไว้ดูคนเดียว สู้ปล่อยให้พนักงานของ Microsoft นำข้อมูลมาใช้ได้ดีกว่า เวลาเข้าประชุมก็ใช้ Pivot Table มาหาความสัมพันธ์ว่า ราคาสินค้า สีของกล่อง เพศของผู้ซื้อ กับตัวแปรอื่นๆ ส่งผลต่อยอดขายอย่างไร แล้วจะวางแผนปรับปรุงการขายอย่างไรดีเพื่อทำให้ขายได้มากขึ้น
ด้วยความสามารถในการสรุปยอดนี่เอง เดี๋ยวนี้ Pivot Table กลายเป็นเครื่องมือในการสร้างรายงานไปแล้ว พอคนใช้เห็นว่า Excel ทำงานแบบนี้ได้อัตโนมัติด้วยโดยไม่ต้องเสียเวลาคิดสร้างสูตรเอง ไม่ต้องลงทุนซื้อหาโปรแกรมอื่นมาใช้ ไม่ต้องเพิ่มคน ไม่ต้องเสียเวลาสร้างระบบงานขึ้นใหม่ ก็พากันใช้ Excel มากขึ้น เงินก็เข้ากระเป๋า Microsoft มากขึ้น วิทยากรก็พากันตามกระแสให้ความสำคัญกับ Pivot Table อย่างมาก จนไม่อยากแนะนำวิธีการอื่นที่ดีกว่าการใช้ Pivot Table
ถ้าไม่ยอมหยุดกระแส เอาแต่ตามกระแส ไม่ยอมทวนกระแสกันบ้างเลย Pivot Table น่าจะถูกพัฒนาให้ดีขึ้นกว่านี้อีก แทนที่จะเป็นได้แค่คำสั่งบนเมนู น่าจะสร้างแยกออกมาเป็นโปรแกรมใหม่อีกตัวหนึ่งซึ่งเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลในโปรแกรมอื่นได้ทุกประเภท ไม่จำกัดแค่ Excel หรือต้องใช้เมนูอื่นใน Excel มา Import หรือ Query ก่อนให้เสียเวลาอีกต่อไป
แทนที่จะสร้างรายงานขึ้นมาตามรายการที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft น่าจะพัฒนาให้ Pivot Table ในอนาคต ปล่อยให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดหน้าตาตารางคำตอบได้เองว่า หัวตารางที่ต้องการมีอะไรบ้าง รายการอะไรอยู่ตรงไหน จากนั้นให้ Pivot Table ทำหน้าที่หายอดรวมมาใส่ลงไปในตำแหน่งเซลล์ที่ตรงช่องกับหัวรายการที่คนกำหนดไว้ให้เอง
ถ้าทำแบบนี้ได้ รายงานจะเป็นรายงานตามแบบที่มนุษย์เห็นปั๊บก็เข้าใจปุ๊บได้ทันที ไม่ต้องยึดติดกับหน้าตารายงานที่ต้องออกมาในรูปสี่เหลี่ยมอีกต่อไป โครงสร้างบนหัวตารางก็ไม่จำเป็นต้องจัดให้เป็นรูปแบบเดียวกัน จะแทรกกราฟเข้าไประหว่างยอดรวมที่แสดงก็ได้ จะมีคำอธิบายแทรกเข้าไปตรงไหนก็ทำได้ทันที ถ้าอยากจะดึงข้อมูลที่เป็นตัวอักษรมาแสดงประกอบไว้ก็ทำได้ด้วย ไม่จำกัดว่าจะหายอดที่เป็นตัวเลขได้เท่านั้นตามที่ Pivot Table มีความสามารถทำได้ในรุ่นปัจจุบัน
ที่น่าเสียดายที่สุดเห็นจะเป็นการนำคำสั่งอื่นและสูตรทั้งหมดที่ Excel มีอยู่แล้ว นำมาใช้งานกับ Pivot Table ได้ทันที ไม่ต้องแยกส่วนว่าตารางนี้เป็น Pivot Table นะ แล้วส่งผลทำให้ใช้คำสั่งบนเมนูอื่นกับตาราง Pivot Table ไม่ได้เลยหรือใช้ไปก็ต้องห่วงต่อไปว่าคำตอบจะเพี้ยนไหม
อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ Excel ต้องอย่าลืมว่าตัวเองกำลังใช้ Excel อยู่ ถ้าเลือกใช้สูตรและคำสั่งบนเมนูของ Excel ให้เป็น จะสามารถทำได้ทุกอย่างที่ Pivot Table ทำได้อยู่แล้ว แถมทำได้เหนือว่าสิ่งที่ Pivot Table ทำได้ตอนนี้เสียอีก เพียงต้องเสียแรงเสียเวลาแค่ตอนที่สร้างมากขึ้น
ว่าไปแล้ว Pivot Table ไม่ได้ต่าง Superman เพราะมีความสามารถเหนือมนุษย์ ทำสิ่งที่ไม่น่าเชื่อว่าจะทำได้ แต่น่าจะตาม Superman ให้มาสู้กับศัตรูที่มาจากต่างดาวโดยเฉพาะมากกว่า เพราะถ้าเป็นปัญหาทั่วไปก็ควรพึ่งตำรวจ ทหาร หรือใครที่เป็นมนุษย์มาช่วย ก็รับมือได้อยู่แล้ว
เรื่องที่ควรใช้ให้เป็นก่อนคิดจะใช้ Pivot Table
ใครก็ตามที่เคยใช้ Pivot Table ต้องตื่นตาตื่นใจกับความสามารถที่ไม่น่าเชื่อของ Excel ในการสร้างรายงานสรุปข้อมูลได้เสร็จในพริบตา ช่วยทำให้ผู้ใช้งานสามารถเบาแรงเบาใจได้อย่างมาก แค่คลิกเลือกคำสั่งบนเมนูเพียงไม่กี่คลิกก็นำเสนอรายงานให้หัวหน้าได้แล้ว หัวหน้าเองก็ติดใจกับ Pivot Table แล้วผลักดันให้ทุกคนในบริษัทพากันใช้ Pivot Table จนกลายเป็นว่า ทุกคนไม่อยากเรียนรู้เรื่องที่ควรจะใช้ให้เป็นก่อนที่คิดจะใช้ Pivot Table
เวลาที่ผมสอน Excel จะจัดลำดับเรื่อง Pivot Table เอาไว้ท้ายๆ เพราะถ้าใครเห็นวิธีที่ง่ายก่อนก็อาจไม่สนใจมาเข้าเรียนต่อก็ได้ เคยเจอคนที่ใช้ Pivot Table หรือคำสั่งอื่นบนเมนูเป็นมาก่อนมานั่งเฉยๆในห้องเรียนโดยไม่สนใจจะทำตัวอย่างตาม พอผมเดินเข้าไปถามว่าทำไมจึงไม่ทำตามก็ได้รับคำตอบมาว่า เรื่องที่ผมกำลังสอนนั้นแค่คลิกบนเมนูก็ได้คำตอบอยู่แล้ว ไม่เห็นจะต้องเสียเวลามาสร้างสูตรสร้างตารางเองทีละขั้นเลย ผมจึงถามว่าแล้วเวลาส่งงานให้หัวหน้านั้นน่ะ คุณตัดมือของคุณส่งไปให้หัวหน้าด้วยหรือเปล่าล่ะ หัวหน้าส่วนใหญ่ใช้ Excel ไม่ค่อยเป็นอยู่แล้ว ไหนเลยจะรู้ว่าต้องคลิกบนเมนูตรงไหน สุดท้ายก็ต้องเรียกใช้คุณให้ใช้มือของคุณคลิกให้อยู่อีกนั่นเอง
รายงานใดก็ตามที่สร้างจากการใช้คำสั่งบนเมนู พอข้อมูลต้นทางเปลี่ยนไปหรือต้องการปรับเปลี่ยนหน้าตาตารางก็ต้องเสียเวลามาคลิกคำสั่งบนเมนูซ้ำอีก
หากต้องการสร้างงานให้ Excel ทำงานได้เองอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลามาคลิกคำสั่งบนเมนู Pivot Table ซ้ำ ไม่ต้องคิดเลยไปถึงการใช้ Visual Basic for Application หรือ VBA เสียด้วย เพียงแค่รู้จักสร้างงานโดยใช้สูตรแทน
ตามหลักการสร้างงานที่ดีต้องแบ่งตารางใน Excel เป็น 3 ส่วน ได้แก่ ตารางฐานข้อมูล (Input) ตารางคำนวณ (Calculate) และตารางรายงาน (Output) หรือเรียกย่อว่า ICO ซึ่งเวลาคิดสร้างงานจะคิดตามลำดับ OIC เพื่อมองความต้องการรายงาน Output ที่ผู้บริหารต้องการก่อน จากนั้นจึงคิดหาข้อมูล Input ที่เกี่ยวข้อง แล้วจึงคิดสร้างสูตร จากนั้นเวลาสร้างงานจริง จะสร้างงานตามลำดับ ICO
ในการใช้ Pivot Table ผู้ใช้ Excel หรือหัวหน้าไม่มีสิทธิ์คิดออกแบบหน้ารายงานตามแบบที่ตัวเองต้องการ ได้แต่ยอมรับแบบรายงานที่ Pivot Table จะสร้างให้เท่านั้น ลำดับการสร้างงานจึงมีแค่ I กับ O ส่วน C นั้น Pivot Table ก็ทำให้ได้แค่สูตรคำนวณคำตอบที่เป็นตัวเลข ไม่สามารถแสดงคำตอบที่เป็นตัวอักษร
แทนที่จะยึดติดกับการใช้ Pivot Table หากต้องการหน้ารายงานแค่ตามแบบที่ Pivot Table ทำได้ แค่เรียนรู้ใช้สูตร SumIF, SumIFs, CountIF, CountIFs, SumProduct ให้เป็นแค่นี้แหละพอแล้ว
แต่ถ้าอยากจะสร้างงานที่ยืดหยุ่นได้เหนือกว่า Pivot Table ต้องรู้จักนำ Data Validation มาช่วยทำให้คลิกเปลี่ยนหัวเรื่องบนหัวตาราง เช่น เดิมเคยหายอดของสินค้ารหัส a001 พอคลิกเปลี่ยนรหัสเป็น a005 จะทำให้สูตรเดิมที่สร้างไว้หายอดรวมของรหัสใหม่ที่เปลี่ยนไปได้ทันที
นอกจากนี้ยังอาจนำ Conditional Formatting มาใช้ช่วยเปลี่ยนสีเน้นให้เห็นตำแหน่งเซลล์ที่มีค่าตรงตามเงื่อนไขที่เปลี่ยนไปได้อีก
ส่วนหน้าตาตารางรายงาน Output จะออกแบบมาตามแบบใดที่หัวหน้าต้องการก็ได้ทั้งนั้น ตัวฐานข้อมูล Input ที่จะนำมาใช้ก็ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างมาตรฐานตามแบบที่ Pivot Table กำหนดไว้ จะหาคำตอบมาแสดงโดยใช้เงื่อนไขมาจากชีทอื่นแฟ้มอื่น หรือฐานข้อมูลอยู่ต่างแฟ้มต่างชีทกันก็ได้
ความยืดหยุ่นนี่แหละที่ทำให้ Excel กลายเป็นโปรแกรมที่เอาชนะใจของคนทั้งโลก ถ้าเปรียบกับการทำอาหาร ขอเพียงรู้จักจัดส่วนผสมเครื่องปรุงให้เป็นก็จะทำอาหารจานโปรดได้อร่อย ต่างจาก Pivot Table ที่เป็นได้เพียงอาหารกระป๋องแค่นั้น
