เริ่มจากแยกตัวแปรคือประตูสู่ทางออก

หากในเซลล์หนึ่งมีสูตรที่สร้างไว้เป็น =2*3 ช่วยกันพิจารณาดูว่าการสร้างสูตรแบบนี้ไม่ดีอย่างไร

สูตรที่พิมพ์ค่าคงที่เป็นตัวเลข 2 ตัวเลข 3 แล้วนำมาคูณกันแบบนี้มีชื่อเรียกว่า Hard Code แปลตามตัวหนังสือก็มีความหมายว่าเป็นรหัสที่ยากต่อการแก้ไข เพราะถ้าวันหนึ่งคุณต้องการแก้ไขสูตรจากเดิม =2*3 เป็น =5*3 วันนั้นคุณก็ต้องเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้วค้นหาให้พบก่อนว่าเซลล์ที่มีสูตร =2*3 ที่ต้องการแก้ไขนั้นอยู่ที่เซลล์ใดชีทใด แล้วก็ต้องคลิกเข้าไปแก้สูตรใหม่เป็น =5*3

ถ้าในแฟ้มนั้นมีเซลล์สูตรคำนวณอยู่นับพันนับหมื่นเซลล์ กว่าจะค้นหาจนพบเซลล์ที่ต้องการ ก็ต้องเสียเวลาไม่ใช่น้อย ยิ่งมีหลายเซลล์ซึ่งมีสูตร =2*3 เหมือนกัน ยิ่งเกิดความเสี่ยงหากเผลอไปแก้ไขผิดเซลล์ และความผิดพลาดเล็กน้อยแบบนี้แหละที่จะปิดประตูสู่ทางออกของคุณ

คอมพิวเตอร์จะเป็นคอมพิวเตอร์ได้อย่างสมบูรณ์และคุณสามารถนำ Goal Seek, Data Table, Scenarios, และ Solver มาใช้ได้ต้องเริ่มจากการแยกตัวแปรออกนอกสูตรไว้ก่อน ดังนั้นแทนที่จะสร้างสูตร =2*3 ลงไป ให้เลือกเซลล์รับตัวเลข 2 และอีกเซลล์หนึ่งรับตัวเลข 3 จากนั้นจึงนำเซลล์ทั้งสองมาคูณกันได้ผลลัพธ์เป็นเลข 6

• เซลล์ B2 เป็นเซลล์รับตัวแปร มีค่าเป็นเลข 2
• เซลล์ C2 เป็นเซลล์รับตัวแปร มีค่าเป็นเลข 3
• เซลล์ D2 เป็นเซลล์สูตรคำนวณหาผลลัพธ์ มีสูตร =B2*C2

หลักการแยกตัวแปร

1. ตัวแปร คือ ค่าที่มนุษย์สามารถกำหนดให้มีค่าเปลี่ยนแปลงต่างไปจากเดิม ตัวแปรอาจเป็นได้ทั้งค่าที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือแม้แต่สูตร
2. เซลล์รับตัวแปรอาจใช้เซลล์เดียวหรือหลายเซลล์ ขึ้นกับประเภทของตัวแปรนั้นๆว่ามีการเปลี่ยนแปลงไปตามระยะเวลาหรือเงื่อนไขอื่นใดหรือไม่ ถ้าเป็นค่าคงที่ซึ่งใช้ค่าเดียวไปตลอด ก็สามารถใช้เซลล์รับค่าเพียงค่าเดียวเซลล์เดียวในแฟ้มหนึ่ง แต่ถ้าเป็นค่าที่มีความผันผวนเปลี่ยนแปลงไปตามระยะเวลาก็จำเป็นต้องใช้หลายเซลล์ เช่น ตัวแปรประเภทราคาสินค้า ควรกำหนดให้แต่ละช่วงเวลามีราคาสินค้าแตกต่างกันไปเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการคำนวณ ก็จำเป็นต้องใช้หลายเซลล์เพื่อรับตัวแปรประเภทราคาสินค้าที่มียอดต่างกันไปในแต่ละช่วงเวลา
3. ควรคิดเผื่อไว้ตั้งแต่ต้นเสมอว่า ค่าคงที่ทุกค่าเป็นตัวแปรที่ค่าอาจเปลี่ยนแปลง เพราะค่าคงที่ใดๆที่คิดว่าคงที่ในวันนี้ อาจเป็นไปได้ว่าไม่ใช่ค่าที่จะคงที่ไปตลอด ดังนั้นหากไม่มั่นใจว่าจะคงที่ไปตลอดหรือไม่ ควรออกแบบตารางตั้งแต่แรกเผื่อไว้ให้สามารถเปลี่ยนแปลงตัวแปรตามระยะเวลาได้ด้วย เช่น อัตราภาษีธุรกิจเฉพาะ ซึ่งอาจถูกปรับเปลี่ยนให้ต่างไปจากเดิมในอนาคต
4. ลูกเล่นทางธุรกิจเป็นตัวแปรได้เหมือนกัน อย่าคิดว่าวิธีดำเนินการทางธุรกิจต้องเป็นแบบปัจจุบันไปตลอด คุณต้องเผื่อเซลล์รับตัวแปรที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้นไว้ก่อนตั้งแต่แรก ดีกว่าที่จะย้อนกลับไปแก้ไขตารางแทรกตัวแปรเพิ่มในภายหลัง ขอให้ออกแบบโครงสร้างตารางเผื่อไว้ก่อนดีกว่าขาด
5. ในกรณีที่ตัวแปรมีเงื่อนไขซับซ้อน ควรแยกตัวแปรประเภทนั้นไปเก็บเป็นตารางเฉพาะหรือเป็นชีทเฉพาะหรือแม้แต่เป็นแฟ้มเฉพาะสำหรับตัวแปรนั้นๆ โดยให้ออกแบบตารางตามแบบโครงสร้างฐานข้อมูลที่ดีด้วย
6. ควรใส่สีสรรค์ให้เห็นเซลล์รับตัวแปรแยกชัดเจนแตกต่างจากเซลล์สูตรคำนวณและกำหนดให้ Excel เปิดรับค่าใหม่ได้ โดยคลิกขวาลงไปในเซลล์ตัวแปรนั้น สั่ง Format Cells > Protection แล้วตัดกาช่อง Locked ทิ้งไป จากนั้นสั่ง Review > Protect Sheet (Excel 2003 สั่ง Tools > Protection > Protect Sheet) แล้วจะพบว่าเมื่อกดปุ่ม Tab จะย้ายตำแหน่งเซลล์ไปตามเซลล์ที่เป็นตัวแปรให้เอง