สูตรก็มีจังหวะหายใจด้วยนะ

ผู้ที่ใช้ Excel เป็นประจำต้องรู้จักสูตรต่อไปนี้เป็นอย่างดี =IF(C2=0, 0, B2/C2)

สูตรข้างต้นนี้คือสูตรที่ใช้สำหรับปรับสูตรที่นำตัวเลขมาหารกันไม่ให้แสดงคำเตือน Error ว่า #DIV/0! ขึ้นมา

เมื่อเซลล์ C2 ซึ่งเป็นเลขตัวหารมีค่าเป็น 0 ให้คืนค่า 0 เป็นตัวเลขคำตอบแทน แต่ถ้าเซลล์ C2 ไม่ได้เป็นเลข 0 ก็ย่อมนำ C2 มาหาร B2 ได้ตามปกติ ผู้ที่สร้างสูตรหารกันจะหลีกเลี่ยงสูตรดังกล่าวนี้ไม่ได้

ขอถามว่า เวลาที่คุณสร้างสูตร คุณมีพฤติกรรมในการสร้างสูตรกันอย่างไร คุณจะพิมพ์ลงไปในเซลล์ว่า =if(c2=0,0,b2/c2) รวดเดียวให้ครบทั้งหมดแล้วจึงกดปุ่ม Enter หรือไม่ หรือจะค่อยๆพิมพ์ =if แล้วหยุดหายใจพักหนึ่งแล้วจึงพิมพ์ c2=0 ต่อ แล้วก็หยุดพักหายใจอีกเฮือกหนึ่งจึงค่อยๆพิมพ์ส่วนที่เหลือต่อ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการสร้างสูตรของคนที่เพิ่งเรียนรู้การใช้ Excel ก็คือ มักหลงลืมเครื่องหมายวงเล็บ พิมพ์เครื่องหมาย Comma ขาดไป บางครั้งพิมพ์สลับที่ บางครั้งพิมพ์ขาด บางครั้งพิมพ์เกิน ทำให้เมื่อกดปุ่ม Enter ลงไปแล้ว Excel ต้องเตือนขึ้นมาบนจอให้คุณทราบว่าสูตรที่สร้างนั้นผิด

ผู้สร้างสูตรต้องมีสมาธิพอตัว สมาธิที่ว่านี้เกิดจากการรู้จักว่าเมื่อใดจะหยุดเมื่อใดจะสร้างต่อ ถ้ารู้หลักจังหวะหายใจจะช่วยให้คุณสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าสูตรสั้นๆหรือสูตรยากๆยาวๆก็ใช้หลักจังหวะหายใจนี้กันทั้งนั้น

จังหวะหายใจที่ว่านี้ ไม่ใช่จังหวะหายใจของ Excel หรอกนะ Excel มันไม่ได้มีการหายใจเหมือนกับมนุษย์ แต่เป็นจังหวะหายใจของคุณนั่นแหละ ต้องรู้ว่าเมื่อใดที่ควรจะหยุดแล้วหายใจสักเฮือกหนึ่งแล้วจึงสร้างสูตรต่อ ซึ่งเรื่องการหายใจนี้ไม่ต้องลอกจังหวะการหายใจให้เหมือนกับผมก็ได้ ตัวใครตัวมัน ขอให้เลือกจังหวะหายใจที่ตัวเองคิดว่าถนัดก็แล้วกัน

ขอยกสูตรทั้งหมดมาดูกันอีกครั้ง

=IF(C2=0, 0, B2/C2)

มาดูกันว่าถ้าเป็นวิธีของผม จะสร้างสูตรนี้โดยหยุดพักเพื่อหายใจกันตรงไหนบ้าง เอ้าหายใจเข้าแล้วนะ จากนั้นเริ่มสร้างสูตรโดยใช้วิธีตามลำดับต่อไปนี้

1. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ
2. พิมพ์คำว่า if(
3. หยุดเพื่อหายใจ จากนั้นสร้างสูตรต่อด้วยขั้นต่อไป
4. หยิบเมาส์คลิกเซลล์ C2
5. แล้วพิมพ์ =0, ต่อ
6. หยุดเพื่อหายใจ
7. ในใจอ่านสูตรที่ได้ตามนี้ =if(C2=0, ว่าถ้าเซลล์ตัวหารมีค่าเท่ากับ 0 ล่ะก้อ
8. พิมพ์ 0, ต่อ
9. หยุดเพื่อหายใจ
10. ในใจอ่านสูตรที่พิมพ์ 0, ว่า ให้คำตอบที่ได้เป็น 0 แทนนะ จากนั้น
11. หยิบเมาส์คลิกเซลล์ B2
12. พิมพ์เครื่องหมายหาร /
13. แล้วหยิบเมาส์คลิกเซลล์ C2
14. หยุดเพื่อหายใจ
15. ในใจอ่านสูตร B2/C2 ที่ได้มาว่า แต่ถ้าตัวหารไม่ใช่เลข 0 ให้คำตอบที่ได้เป็นสูตรหารกันตามปกติ
16. จากนั้นจึงกดปุ่ม Enter รับสูตรลงไปในเซลล์ โดยไม่ต้องพิมพ์เครื่องหมายวงเล็บปิด เพราะถ้ามีวงเล็บเปิดตัวเดียว Excel จะพิมพ์เครื่องหมายวงเล็บปิดให้เอง

จับหลักได้ไหมเอ่ย ขอให้สังเกตว่าให้หยุดเพื่อหายใจได้หลังจากพิมพ์จบตรงเครื่องหมายนั้นๆไง ถ้าใช้เครื่องหมายจุดจุดแทนช่วงหยุดเพื่อหายใจ จะได้สูตรตามแบบนี้

=if(.........C2=0,.........0,......... B2/C2

ฝึกหยุดเพื่อพักหายใจให้ได้จังหวะ วิธีนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดหลงลืมการใส่เครื่องหมายวงเล็บหรือเครื่องหมาย Comma ในการสร้างสูตรไปได้เยอะทีเดียว