นอกจาก IF VLookup Pivot แล้ว มีอะไรอีกบ้างที่สำคัญ ต้องรู้ไว้เพื่อใช้ในการทำงาน

🌈 ก่อนอื่นขอขอบคุณสำหรับความเห็นของทุกคนที่ช่วยกันแนะนำเข้ามาใน facebook ครับ ซึ่งพบว่า มีเพียง 1 - 2 คนเท่านั้นที่แนะนำเกี่ยวกับ "วิธีหรือขั้นตอนที่ใช้สร้าง"
.
☝️ วิธีหรือขั้นตอนที่ใช้สร้าง เป็นพื้นฐานสำคัญมากที่ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
.
มาลองนึกดูนะครับว่า ถ้าจะสร้างสูตร VLookup มาใช้งานต้องทำยังไงบ้าง
.
ก่อนจะสร้างสูตร VLookup

1. ต้องมั่นใจว่าตารางข้อมูลที่เก็บไว้นั้นออกแบบถูกต้อง ซึ่งขึ้นกับว่าตารางนั้นได้มายังไง ถ้ากรอกกันเองต้องเรียนรู้วิธีใช้ Data Validation หรือ Form Input จะได้กรอกได้ง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาด แต่ถ้าเป็นตารางที่ได้มาจากการ export ออกมาจากแอปอื่นก็ต้องรู้จักเลือกหน้าตาตารางที่นำมาใช้ต่อกับ Excel ได้ทันที
2. ต้องมีความสามารถในการเลือกพื้นที่ตารางขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็วและครบทุกเซลล์ที่ต้องการ หรือตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่
3. ต้องเผื่อไว้ด้วยว่าพื้นที่ตารางข้อมูลจะมีจำนวนรายการเพิ่มขึ้นอีกไหม จะใช้ Table มาช่วยหรือจะใช้สูตร Offset เพื่อสร้าง Dynamic Range
4. ต้องจัดการไม่ให้มีรายการซ้ำเพราะ VLookup ไม่สามารถหาทุกรายการที่ซ้ำออกมาได้หรอก โดยจะหารายการแรกออกมาให้เท่านั้น ซึ่งถ้าอยากจะค้นหาว่ารายการซ้ำนั้นอยู่ตรงไหนก็ต้องฝึกใช้ Conditional Format ร่วมกับสูตร CountIF
5. ต้องสามารถตัดรายการที่ซ้ำออกไปได้โดยใช้คำสั่ง Remove Duplicate แต่ต้องทราบไว้ด้วยว่าคำสั่งนี้จะดูที่หน้าตาของ Format ด้วยว่าถ้าเหมือนกันจึงจะลบรายการนั้นให้ ไม่ได้ดูแค่ตัวข้อมูลเฉยๆ
6. ต้องมั่นใจว่าโครงสร้างตารางข้อมูลเป็นมาตรฐานและไม่มีการไปย้ายหรือสลับ column อีกแล้ว ถ้าไม่มั่นใจก็ต้องเรียนรู้สูตร Match กับ Index มาช่วยแทน หรือถ้าอยากจะแสดงรายการที่ซ้ำออกมาให้เห็นทั้งหมด ก็ต้องสามารถสร้างสูตร Multiple Match หรือ Filter (Excel 365)
7. ต้องสามารถหารายการที่ต้องการได้โดยใช้ WildCard * ? จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไป cleansing data ที่ผู้กรอกข้อมูลอาจสะกดต่างกันแบบแปลกๆ

☝️ พอถึงขั้นตอนการสร้างสูตร

1. ต้องพิมพ์สูตรด้วยตัวเล็ก vlookup อย่าใช้ตัวใหญ่ และหลีกเลี่ยงการพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงเอง โดยการใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์แทน
2. ตอนที่จะกำหนดตำแหน่งอ้างอิงไปที่เซลล์รหัสที่ใช้ค้นหา ต้องคิดเผื่อไว้ว่าอีกหน่อยจะ copy สูตรนี้ไปใช้ต่อที่ไหนบ้างแล้วใส่เครื่องหมาย $ กำกับ
3. ต้องรู้จักการกดปุ่ม F4 เพื่อใส่เครื่องหมาย $ โดยไม่ต้องพิมพ์เอง
4. พอต้องการนำพื้นที่ตารางข้อมูลมาใส่ลงไปในสูตร ต้องรู้จักการกดปุ่ม F3 เพื่อนำชื่อ Range Name มาใส่ลงไปในสูตร จะได้ไม่เสียเวลาไปเลือกพื้นที่ตารางเอง

👍 เมื่อสร้างสูตรเสร็จแล้ว

1. ต้องสามารถตรวจสอบความถูกต้องของสูตรได้ด้วยว่าถูกหรือผิด ถ้าผิดจะต้องทราบวิธีการหาที่มาว่าผิดจากตรงไหน
2. ต้องเผื่อไว้ด้วยว่าถ้าสูตร error ขึ้นมา จะปล่อยให้เห็น error บนจอหรืออยากจะซ่อนไม่ให้เห็นในการพิมพ์ หรืออยากจะซ่อนโดยใช้สูตร IFError ไปเลย
3. ต้องเตรียมให้พร้อมสำหรับการใช้งาน โดยการใช้ Format สั่ง Locked เซลล์สูตรและไม่ Locked เซลล์ที่เปิดให้กรอกค่าใหม่ทับได้แล้วจัดการ Protect Sheet

🤓 เรื่องเหล่านี้แหละครับที่สำคัญมาก กว่าจะสร้างสูตร IF VLookup Pivot Table หรือสูตรอื่นใดก็ตาม ต้องฝึกใช้ให้เป็นก่อน และเป็นเนื้อหาในแทบทุกหลักสูตรที่ผมสอน โดยเฉพาะใน 2 หลักสูตรนี้

1. เรื่องรีบรู้เพื่อพร้อมใช้ Excel ทำงานแบบ Fast and Easy
2. คิดจะใช้ Power BI ... หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลก่อนดีกว่า
   (Excel Expert Data Management)

ถ้าสนใจแนะนำให้ลงชื่อเป็น Waiting List ไว้ก่อนที่ลิงก์นี้ครับ เผื่อมีคนสละสิทธิ์หรือมีการเปิดเรียนครั้งต่อไป จะได้รับแจ้งก่อนคนอื่น
https://www.excelexperttraining.com/private/enrollment/courses-table/wishing-and-waiting/individual-registration