"ผมไม่ได้รับงานสร้างแฟ้ม Excel ให้นะครับ ผมรับเฉพาะการสอน Excel อย่างเดียว"
ผมตอบแบบนี้ หลายครั้งที่ถูกติดต่อสอบถามมาว่า อยากจะว่าจ้างผมให้ช่วยสร้างงานด้านนั้นด้านนี้ ซึ่งนอกจากจะปฏิเสธไปแล้ว ผมยังต้องเตือนว่า ก่อนจะว่าจ้างใคร ขอให้เลือกคนที่จะมาทำงานให้ดีๆ ผมเองไม่ทราบเหมือนกันว่า แต่ละคนที่เข้ามาช่วยถามตอบในฟอรัมหรือในกลุ่มคนรัก Excel มีฝีมือระดับไหน
สาเหตุที่ผมไม่รับจ้างสร้างงานให้ ผมมักจะเรียนกลับไปว่า เพราะผมไม่อยากเปลี่ยนสถานะจากการเป็นอาจารย์ การเป็นผู้ให้ความรู้ เปลี่ยนสถานะไปเป็นลูกจ้าง ที่ต้องทำตามคำสั่ง แต่ที่จริงนั้นเป็นเพราะผมทราบดีว่า การจะสร้างงานให้ดีนั้น ไม่ง่ายเลย
ผมเริ่มชีวิตการทำงานมาทางด้านการพัฒนาระบบงานที่ส่วนพัฒนาระบบและองค์กร ฝ่ายวิจัยและวางแผน ธนาคารไทยพาณิชย์มาก่อน แม้ช่วงนั้นโลกยังไม่ค่อยมีใครรู้จักว่า Excel เป็นยังไง แต่ผมเข้าทำงานในช่วงเปลี่ยนผ่านจากระบบการทำงานแบบ Manual ใช้เครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด ไปสู่ระบบคอมพิวเตอร์แบบ Stand Alone จนก้าวไปสู่ระบบ Online ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญที่ทำให้วิธีการสอน Excel ของผมแตกต่างจากคนอื่น
เมื่อสร้างงานให้เสร็จแล้ว ไม่ใช่จบแค่งานที่สร้างให้ แต่ต้องใช้ทำงานอย่างเป็นระบบได้ด้วย (ระบบเอกสาร จำนวนคนทำงาน หน้าที่และความรับผิดชอบ ระบบควบคุมภายใน ระบบการพิจารณาอนุมัติ จนถึงโครงสร้างองค์กร)
ก่อนจะก้าวไปถึงระบบ ส่วนใหญ่การสร้างงานจบตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่ม ปัญหาสำคัญมาจากตัวผู้ใช้ Excel เองที่มองไม่ออกว่าปัญหาของตัวเองอยู่ที่ไหน ไม่รู้ว่าสิ่งที่ตัวเองอยากจะได้นั้นเป็นยังไง ไม่สามารถกำหนดขอบเขตของการสร้างงานได้ชัดเจน พอสร้างงานให้ก็บอกว่าไม่ใช่แบบนี้หรืออยากได้เพิ่มขึ้น แก้แล้วแก้อีก หรือพอนำไปใช้ได้สักพักก็หันกลับไปใช้แบบเดิมอีก นี่เป็นอาการปกติของคนทำงานทั่วไปที่คุ้นเคยกับการทำงานแบบเดิมๆ ไม่เคยเห็นของที่ดีกว่า หรือนึกไม่ถึงมาก่อนว่าจะนำ Excel ไปประยุกต์ใช้ทำอะไรได้บ้าง
ข้างฝ่ายคนรับงานไปทำ หากมีพื้นฐานการทำงานมาด้านไหนมาก่อนก็จะทำงานได้ดีเฉพาะงานที่เขาเคยทำเท่านั้น ถ้าไม่เคยมีประสบการณ์เป็นผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการก็จะสร้างงานให้ในมุมมองแบบคนทำงานระดับปฏิบัติการ ขาดการมองในภาพรวม
นานมาแล้ว ผมเคยแนะนำลูกศิษย์ที่คิดว่าเก่ง Excel มากๆไปช่วยสร้างงานที่ใช้ Excel ให้กับบริษัทของภริยา ปรากฏว่าทำอยู่ได้ไม่นาน ถูกเลิกจ้าง เพราะเข้าไปบอกให้แก้โน่นแก้นี่จนคนทำงานรับไม่ได้ กลายเป็นบทเรียนครั้งสำคัญของผมที่จะไม่แนะนำใครที่ไม่รู้จักฝีมือจริงๆให้กับใครอีกต่อไป
ก่อนจะจ้างใครมาสร้างงานด้วย Excel คุณควรรู้จัก Excel มาบ้าง รู้จักสูตรที่ใช้เป็นประจำโดยเฉพาะสูตรที่เขาจะนำไปใช้สร้างงานให้ สามารถนำแฟ้มงานที่เขาสร้างให้ไปทดสอบว่าให้คำตอบที่ถูกต้องทุกกรณีที่เป็นไปได้
ลูกศิษย์อีกคนมาเล่าให้ฟังว่า เขาถูกฟ้องร้องขึ้นศาลมาแล้วเพราะว่าจ้างคนอื่นมาสร้างแฟ้มให้นี่แหละ ตอนนั้นต้องใช้ Excel ช่วยตัดสินคนที่สอบผ่าน พอสอบวันนี้เสร็จ ในวันรุ่งขึ้นต้องประกาศผลสอบทันที ปรากฏว่าคนที่สอบได้ที่สองร้องเรียนขึ้นมาว่าเขาต้องได้ที่หนึ่งเพราะทำข้อสอบได้ทุกข้อ พอนำแฟ้มมาตรวจสอบดูพบว่าคนที่รับจ้างมาสร้างแฟ้มนี้ใช้สูตร VLookup ไว้ไม่รัดกุม จึงเอาคนที่ต้องได้ที่หนึ่งกลายเป็นที่สองไปโดยไม่รู้ตัว
ถ้าจะรับจ้างสร้างงานให้นั้น คนที่รับจ้างสร้างงานต้องไม่ดูแค่ที่ตัวแฟ้มกับโจทย์ที่ให้อย่างเดียว แต่ต้องเข้าไปวิเคราะห์ระบบงานตั้งแต่ที่มาของข้อมูลว่ามาจากไหน กรอกค่าเองหรือรับข้อมูลต่อมาจากโปรแกรมสำเร็จรูป ข้อมูลในกระดาษหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องมีอะไรบ้าง ส่งต่อข้อมูลผ่านมือใคร แล้วนำเข้ามาใช้กับ Excel อย่างไร วงจรของงานนี้เป็นยังไง เกิดขึ้นครั้งเดียว นานๆเกิดครั้งหรือต้องทำบ่อยๆ ต้องเก็บข้อมูลเก่าๆไว้ใช้นานแค่ไหน พอสร้างแฟ้มให้เสร็จแล้ว พนักงานที่จะใช้แฟ้มนั้นมีฝีมือ Excel แค่ไหน ไว้ใจฝีมือคนใช้งานได้หรือเปล่า
ความละเอียดในการสร้างงานเหล่านี้คือที่มาของคำว่าราคาแพงหรือราคาถูก หากคิดว่าจะจ้างใครมาสร้างงานให้ แต่มีงบอยู่นิดเดียว ก็จะได้แค่นั้น ขอให้สอบถามวิธีการทำงานของเขาว่าจะทำอะไรให้บ้าง มีขั้นตอนการเข้ามาทำงานอย่างไร จากนั้นจึงกำหนดงบให้เหมาะสมจึงจะได้งานที่คุ้มค่า
สุดท้ายต้องคิดเผื่อไว้ด้วยว่า วันหนึ่งหากพบว่าแฟ้มที่จ้างคนมาสร้างให้นั้นเกิดหยุดทำงานหรือให้ผลลัพธ์ไม่ตรงกับที่เคย จะสามารถติดตามคนเดิมมาปรับปรุงแก้ไขให้ได้หรือไม่
