"ได้อย่าง เสียหลายอย่าง" ไม่พอ ต้องเสริมว่า "ได้คนเดียว เสียหลายคนอีกด้วย"
ผมเป็นคนที่เติบโตมากับ Excel ตั้งแต่รุ่นแรก ได้เห็นวิวัฒนาการของ Excel ตลอดมาว่ามีของใหม่อะไรเกิดขึ้นบ้าง และมีการปรับปรุงของเก่าให้ดีขึ้นอย่างไร ส่วนใหญ่สิ่งที่ไมโครซอฟท์ทำให้พวกเรานั้น คือ ทำให้ใช้ Excel ได้ง่ายขึ้น มีขั้นตอนสั้นลง แทนที่จะต้องทำเองสั่งเอง ก็ทำให้ Excel ทำงานให้เองโดยอัตโนมัติ
อัตโนมัตินี่แหละ ที่ผมเห็นแล้ว ใช้แล้ว รู้สึกว่ามีหลายอย่างที่ไม่จำเป็นต้องทำให้อัตโนมัติถึงขนาดนั้น แต่เป็นจุดขายทำให้มือใหม่ที่เพิ่งเริ่มใช้ Excel ใช้แล้วติดใจ โดยหาทราบไม่ว่าประโยชน์ที่ได้รับมานั้น ผู้ใช้ Excel ต้องเสียอะไรไปบ้าง
เริ่มตั้งแต่เปิดแฟ้ม ถ้ามีการลิงก์ข้ามแฟ้มหรือแฟ้มนั้นมี VBA ติดมาด้วยก็จะมีแถบสีเหลืองคาดบนหน้าจอ แทนที่จะเตือนหลายอย่างให้เห็น เดี๋ยวนี้ถ้ามีทั้งลิงก์มีทั้ง VBA ก็จะมีแถบเหลืองแถบเดียวเปิดขึ้นมาเตือน ถ้าใครมือไวใจเร็วไปคลิกปุ่ม Enable บนแถบนั้นก็จะยอมให้ทุกอย่างที่ต้องระมัดระวัง ถูกเปิดให้ใช้งานพร้อมกันทันที
พอกดปุ่ม Enter บันทึกข้อมูล Excel ก็จะเลื่อนลงไปที่เซลล์ด้านล่างให้โดยอัตโนมัติ ทำอย่างกับรู้ใจว่าเราอยากจะบันทึกค่าต่อไปในเซลล์ด้านล่างที่ติดกันอย่างนั้นแหละ ทั้งๆที่เวลาเกิดรายการขึ้นมา จะต้องมีวันที่ รหัส ชื่อสินค้า จำนวนเงิน ที่ต้องบันทึกอยู่ในบรรทัดเดิมแต่เลื่อนไปเซลล์ด้านขวา ไม่ใช่เลื่อนลงไปที่เซลล์ด้านล่างอย่างที่เตรียมไว้ ซึ่งปรับแก้ไขได้ใน Excel Options
พอสร้างสูตร Excel ก็จะคำนวณให้เห็นผลลัพธ์ทันที แต่เมื่อในแฟ้มนั้นมีจำนวนเซลล์ที่มีสูตรมากขึ้น มีการลิงก์ค่าไปใช้คำนวณต่อกันหลายเซลล์มากขึ้น พอเปิดแฟ้มขึ้นมาก็จะต้องรอนานกว่าเดิมเพื่อรอให้ Excel คำนวณให้เสร็จครบทุกเซลล์ก่อน ทุกครั้งที่บันทึกค่าลงไปในเซลล์ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ Excel ก็จะคำนวณให้ใหม่เสมอ ถ้าวงจรการลิงก์ไปคำนวณต่อมีอีกหลายเซลล์ก็ต้องรอกันนานกว่าจะยอมให้บันทึกค่าถัดไป นี่ก็เพราะใช้ระบบการคำนวณแบบ Automatic พอแก้ให้เป็น Manual ก็จะควบคุมระบบการคำนวณได้ดังใจโดยการกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งให้คำนวณรอบเดียวทั้งหมดทุกเซลล์
ก่อนโน้นถ้าหน้าตารายงานมีหลายแบบก็ต้องสร้างตารางแยกหน้าตาแต่ละแบบออกจากกัน ทำให้ต้องมีหลายชีทหลายตาราง แต่ตั้งแต่ Excel มี Filter ก็เพียงสร้างตารางเดียวไว้ในชีทเดียว พอสั่ง Filter ก็จะปรับหน้าตาตารางเหลือเฉพาะค่าที่ต้องการในรายงานนั้นๆให้ทันที แต่ Filter นี่แหละที่จะส่งผลทำให้ยอดรวมที่สร้างจากสูตร Sum ไม่ตรงกับรายการที่แสดงให้เห็น ซึ่งแก้ได้โดยใช้สูตร SubTotal แบบ 109 ซึ่งจะหายอดรวมคงเหลือตามจำนวนรายการที่ Filter ทำให้
จุดอ่อนที่น่าเบื่อของ Excel ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณก็คือเมื่อมีการเพิ่มจำนวนรายการก็ต้องย้อนกลับไปแก้ไขพื้นที่อ้างอิงในสูตรให้ขยายตามจำนวนรายการทั้งหมดที่มี เดี๋ยวนี้มีคำสั่ง Table ช่วยทำให้เมื่อมีรายการเพิ่มขึ้น Excel จะไล่ไปแก้พื้นที่อ้างอิงในสูตรตามให้เองทันที แต่จะส่งผลทำให้สูตรที่สร้างขึ้นนั้นยาวขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่าเพราะแทนที่จะใช้ตำแหน่งอ้างอิง reference A1 ก็จะเปลี่ยนไปใช้ชื่อตารางตามด้วยชื่อหัวตาราง ซึ่งหากอยากจะใช้สูตร reference แบบปกติต้องใช้ Excel Options สั่งให้เลิกใช้ Table Name in Formulas
Pivot Table ถือเป็นวิวัฒนาการที่น่าตรึงตาตรึงใจของ Excel ที่สุด เพราะทำให้สามารถสร้างตารางสรุปยอดรวมแยกประเภทเสร็จได้ในพริบตาโดยไม่ต้องสร้างสูตรเอง แต่ก่อนจะเชื่อมั่นว่าได้คำตอบถูกต้อง ต้องย้อนกลับไปดูตารางฐานข้อมูลให้ดีว่าเป็นตารางที่มีโครงสร้างมาตรฐานไหม ข้อมูลที่เห็นว่าเป็นตัวเลขนั้นได้บันทึกไว้แบบตัวเลขถูกต้องหรือบันทึกไว้แบบ Text หรือเปล่า แต่พอถึงขั้นจะเพิ่มสูตรคำนวณก็ต้องฝึกการใช้ Calculated Fields หรือตามต่อด้วยสูตร DAX ของ Power Pivot ทำให้คนที่เริ่มใช้ Pivot Table เพราะเห็นว่าง่าย ไม่ต้องสร้างสูตรเองนั้น สุดท้ายก็ต้องเรียนรู้สูตรสร้างสูตรอยู่ดี แถมเป็นสูตรที่มีระบบการใช้งานไม่เหมือนกับสูตรในตารางที่คุ้นเคยกันเสียอีก
พอขยับมาใช้ Excel 365 มีสูตร Dynamic Array รุ่นใหม่ที่ Excel จะขยายพื้นที่ตารางที่สร้างสูตร Array ตามจำนวนรายการคำตอบให้เอง มีสูตร Filter Sequence Unique ที่ทำให้ไม่ต้องสร้างสูตรซ้อนสูตรกันจนยาวเหยียดอีกต่อไป แต่สูตรที่ทำงานแบบ Dynamic Array เหล่านี้ พอจะลิงก์ไปใช้ที่แฟ้มอื่น จะต้องเปิดแฟ้มต้นทางขึ้นมาด้วยเสมอ ต่างจากสูตรที่สร้างเองแบบเดิมที่ไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทางก็สามารถหาคำตอบได้ทันที
เรื่องเหล่านี้เป็นเพียงบางส่วนที่ยกขึ้นมาให้เห็น ทุกอย่างที่มีประโยชน์ หากใช้ไม่เป็นก็ย่อมเกิดผลเสียได้เช่นกัน ดังนั้นเวลาจะใช้อะไรต้องรู้จัก Excel ให้ดีหน่อย เดี๋ยวจะเหมือนคนรักแมว ที่มีชื่อเรียกอีกอย่างว่า ทาสแมว (แต่ก็ยอมนะครับ เพราะผมเป็นหนึ่งในคนรักแมว)
