เมื่อชีวิตของคนไทย อยู่ในมือของคนที่ใช้ Excel

การใช้วันที่ใน Excel ในเรื่องสุขภาพ ความเป็นความตาย หรือเกี่ยวข้องกับชีวิต ต้องห้ามอะไรบ้าง ... เรื่องนี้เตือนแล้วเตือนอีกครับ ขอย้ำอีกครั้ง (เรื่องนี้ สำคัญสำหรับทุกคนที่ใช้ Excel ทำงานทุกประเภทด้วย)

1. ห้ามบันทึกวันเดือนปีที่ใช้พ.ศ.
2. ห้ามใช้รูปแบบเพื่อแสดงเป็นปีพ.ศ.
3. ห้ามจัดข้อมูลวันที่ให้อยู่ตรงกลางหรือชิดข้างใดข้างหนึ่งของเซลล์

3/8/2565 แบบนี้ผิด

👉 ทำไม

Excel 97 เป็นรุ่นสุดท้ายที่ไมโครซอฟท์จัดทำให้ใช้กับระบบปีของแต่ละประเทศ สมัยนั้นพอติดตั้ง Excel รุ่นภาษาไทยลงไปในเครื่อง จะใช้กับปีพ.ศ.ได้ทันที

Excel รุ่นหลังจากนั้น ไมโครซอฟท์เลิกสร้างโปรแกรมพิเศษสำหรับแต่ละประเทศ แต่สร้างโปรแกรม Excel รุ่นภาษาอังกฤษพร้อมระบบภาษาขึ้นมาซ้อนใน Office ว่าอยากจะใช้ภาษาอะไรในการแสดงเมนู ซึ่งระบบเหล่านี้ไม่ได้ปรับไปถึงการใช้ปีแต่อย่างใด

👉 วิธีการบันทึกวันเดือนปีที่ Excel จะรับรู้ว่าเป็นวันเดือนปีตรงกับที่เราต้องการจริงๆนั้น ต้องทำตามนี้

1. ตรวจสอบระบบ Windows - Region ว่าเลือกประเทศไทย เพื่อให้ Excel รับรู้ว่า เราเรียงวันมาก่อนเดือน เดือนมาก่อนปี เป็นวันเดือนปี
2. บันทึกข้อมูลในโครงสร้างวัน/เดือน/ปีค.ศ. 4 หลัก เช่น 3/8/2022 จะตรงกับการรับรู้ของ Excel มากที่สุด
3. เมื่อบันทึกลงไปแล้ว ให้สังเกตว่าข้อมูลชิดขวาของเซลล์

เมื่อบันทึกแบบนี้แล้ว เราจะนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ทันที

• หากต้องการหาระยะเวลาว่าเป็นกี่วัน ให้นำค่าที่บันทึกในเซลล์มาลบกัน
• หากต้องการนัดวันมาฉีดยา ให้นำจำนวนวันมาบวก
• หากต้องการวันที่ยาหมดอายุ ใช้สูตร =Date(Year(เซลล์วันที่)+อีกกี่ปี, Month(เซลล์วันที่)+อีกกี่เดือน, Day(เซลล์วันที่))

🔥 ถ้าใช้ปีพ.ศ.บันทึกลงไปหรือใช้ Format bbbb เพื่อแสดงปีพ.ศ จะเกิดอะไรขึ้น เช่น 3/8/2565

• วันที่ 3/8/2565 นั่นคือวันที่ 3 สิงหาคม ปีค.ศ. 2565 ซึ่งไม่ใช่วันเดียวกันกับ 3/8/2022 ทำให้วันในสัปดาห์ จันทร์อังคารพุธ ไม่ตรงกัน
• คนอื่นที่ใช้ Excel แบบเอาแต่ลอก จะลอกวันเดือนปีตามที่เห็นต่อไปอีก ดังนั้นจึงไม่แนะนำให้ใช้ bbbb เพื่อแสดงเป็นปีพ.ศ.อีกด้วย
• เมื่อนำค่าไปเทียบกับสูตร Today หรือ Now ซึ่งหาวันที่ปัจจุบัน หรือนำไปเทียบกับค่าที่บันทึกไว้ถูกต้องจะได้ระยะเวลาที่ผิดพลาด

👉 วิธีตรวจสอบเพื่อแก้ไข

• ให้เปลี่ยน Format เซลล์ที่บันทึกวันเดือนปี ไม่ต้องชิดข้างไหนของเซลล์ ถ้าพบว่าชิดข้างซ้าย แสดงว่า Excel ไม่รับรู้ว่าเป็นวันที่ซึ่งนำไปคำนวณต่อได้ทันทีไม่ได้
• ให้เปลี่ยน Format เป็น General ถ้าพบว่าเป็นเลขหลักแสนขึ้นไป แสดงว่าบันทึกปีพ.ศ.เอาไว้ในเซลล์นั้น ให้จำเอาไว้ว่าเซลล์ไหนบ้าง
• ให้สั่ง Replace เลขปีพ.ศ.ให้เป็นปีค.ศ.(ส่วนการแก้ไขด้วยสูตรคำนวณนั้น ต้องอาศัยสูตรที่สร้างไว้ในอีกเซลล์หนึ่ง จึงไม่ใช่การแก้ไขที่เซลล์ต้นตอ และหากค่าในเซลล์ที่บันทึกไว้นั้น Excel ไม่ได้รับรู้ว่ามีค่าเป็นวันที่ ย่อมไม่สามารถนำไปคำนวณต่อได้อยู่แล้ว หรือมีการบันทึกแบบถูกบ้างผิดบ้างในตารางเดียวกัน จึงไม่สามารถแก้ไขด้วยสูตรได้ง่ายๆ)

แนะนำให้ดูคลิปวิธีใช้วันที่และเวลาได้จาก https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/a-to-z/a-b-c-d-e/d-d-d-d-d/date-and-time