จะเก็บไว้ในชีทเดียวกัน หรือแยกชีท หรือแยกแฟ้ม

จะเก็บไว้ในชีทเดียวกัน หรือแยกชีท หรือแยกแฟ้ม
1. ให้ดูที่หน้ารายงานที่ต้องการว่า กว่าจะหาคำตอบมาได้นั้น ทำได้สะดวกไหม
2. ให้ดูที่ฝีมือคนที่ใช้งานว่า ใช้เป็นแต่ Pivot หรือจัดการกับสูตรลิงก์ข้ามชีทข้ามแฟ้มเป็นไหม
3. ให้ดูว่า Excel มีคำสั่งอะไรบ้างที่ช่วยจัดการกับข้อมูลที่ลิงก์มาจากชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น

ก่อนจะแยกชีทหรือแยกแฟ้ม ลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า ถ้าจะหายอดซื้อของลูกค้าคนนั้น จากวันนั้นถึงวันนี้ ที่ซื้อสินค้านั้นสินค้านี้ มีรายการอะไรบ้าง มียอดรวมเป็นเท่าไร ถ้าคุณแยกชีทหรือแยกแฟ้มเอาไว้ จะสามารถหารายละเอียดที่ว่านี้มาทำเป็นรายงานได้ไหม

ถ้าใช้เป็นแค่ Pivot Table ให้เก็บข้อมูลไว้ในชีทเดียวตารางเดียว ง่ายที่สุดครับ

การแยกแฟ้มแล้วตั้งชื่อแฟ้มให้ดี จะช่วยในการจัดการข้อมูลได้ชัดเจนกว่าการแยกชีท ซึ่งอาจหาชีทที่ต้องการไม่เจอ อีกทั้งการแยกแฟ้มจะช่วยทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลง มีข้อมูลและสูตรคำนวณแบ่งตามเรื่องนั้นๆไว้โดยเฉพาะ ช่วยให้แกะไล่ที่ไปที่มาได้ง่าย

หากแยกแฟ้มเอาไว้ Excel มีคำสั่งช่วยจัดการกับการลิงก์ข้ามแฟ้ม อยู่ที่เมนู Data > Edit Links (Workbook Links ใน 365) ช่วยในการเปลี่ยนชื่อแฟ้มต้นทางในสูตรลิงก์ให้โดยอัตโนมัติ แต่ไม่มีคำสั่งที่ช่วยในการจัดการกับลิงก์ข้ามชีท

ดูรายละเอียดที่ https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/excel-articles-and-videos/general/safety-save

ไม่ว่าจะเก็บในชีทเดียว หรือแยกชีท แยกแฟ้ม ต้องควบคุมให้แต่ละตารางมีโครงสร้างเหมือนกัน ถ้าเป็นไปได้ให้วางเรื่องเดียวกันไว้ในตำแหน่งเซลล์ที่ตรงกันทุกชีท ทำโครงสร้างกลางไว้ก่อน รายการที่ไม่มียอดให้ใส่เลข 0 ไว้ เพื่อช่วยให้สามารถหายอดรวมจากหลายชีทได้ง่าย โดยใช้สูตรหายอดรวมแบบ 3 มิติ =SUM(Sheet1:Sheet3!A1)

https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/excel-expert-tips-tricks-and-traps/excel-referencing-tips

แต่ถ้าไม่สามารถวางไว้ในตำแหน่งเซลล์เดียวกัน ให้มีคำอธิบายรายการกำกับไว้ด้วย

ถ้าใช้สูตรเป็นจะช่วยหาคำตอบข้ามชีทข้ามแฟ้มได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปย้ายข้อมูลมาเก็บไว้ต่อกัน และไม่ต้องไป clean data ก่อน

ควรฝึกใช้ SumProduct ดูที่ https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/excel-articles-and-videos/general/sumproduct

การรวมยอดจากข้อมูลที่เก็บไว้ในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น สามารถใช้คำสั่ง Data > Consolidate ดูรายละเอียดที่ https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/search?searchword=consolidate&ordering=newest&searchphrase=all