เมื่อสูตร VLookup สอบตก (วิชาภาษาไทย) หาค่าไม่พบ
ปัญหาการใช้สูตร VLookup แล้วหาค่าที่ต้องการไม่พบจัดว่าเป็นปัญหายอดนิยมของสูตรนี้ บางครั้งกลับหาค่าอื่นมาให้ บางครั้งก็หาค่าไม่พบโดยคืนค่าออกมาเป็น error #N/A (Not Available) ทั้งๆที่ผู้ใช้ Excel สาบานแล้วสาบานอีกว่าบันทึกข้อมูลไว้ถูกต้อง ดูแล้วดูอีกก็เห็นด้วยตาว่ามีข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ในตาราง แต่สูตร VLookup กลับหาค่าไม่พบ
เมื่อเทียบปัญหากันแล้วการที่สูตร VLookup หาค่าอื่นมาให้เป็นสิ่งที่น่ากลัวกว่าการได้คำตอบเป็น error #N/A การที่สูตรหาคำตอบอื่นมาให้มักเกิดจากผู้ใช้ Excel เลือกใช้สูตร VLookup แบบ Approaching Match แทนที่จะใช้สูตรแบบ Exact Match เพราะสูตรแบบ Approaching Match (หรือบางแห่งเรียกว่าแบบ Approximate Match) จะเทียบหาค่าแบบน้อยกว่าหรือเท่ากับ พอไม่มีค่าที่ตรงกันก็จะเทียบหาค่าอื่นที่มากที่สุดแต่ยังน้อยกว่าค่าที่ใช้หามาให้แทน
ในกรณีที่ค่าที่ใช้ค้นหาเป็นรหัส ชื่อสินค้า หรือชื่อลูกค้า ต้องเลือกใช้สูตร VLookup แบบ Exact Match เท่านั้นซึ่งในวงเล็บของสูตรต้องใส่คำว่า False หรือเลข 0 ลงไปในส่วนสุดท้ายก่อนปิดวงเล็บ ตามแบบนี้
= VLookup( รหัสหรือชื่อที่ใช้หา, พื้นที่ตารางที่เก็บค่า, เลขที่ Column ของคำตอบ, 0 )
อย่างไรก็ตามแม้ได้ใช้สูตรตามแบบได้ถูกต้องก็ยังพบอยู่เสมอว่าสูตร VLookup แบบ Exact Match นี้คืนค่าออกมาเป็น error #N/A ทั้งๆที่รหัสหรือชื่อที่ใช้หานั้นดูแล้วก็ตรงกัน
วิธีการตรวจสอบ ก่อนอื่นต้องอย่าเชื่อสิ่งที่เห็นเพราะข้อมูลที่เก็บไว้อาจไม่ใช่ตามที่เห็นก็ได้ ให้เริ่มจากเลิกจัด Format ของข้อมูลให้ชิดข้างซ้ายขวาแล้วดูว่าข้อมูลชิดข้างไหนของเซลล์ ถ้าชิดซ้ายก็แสดงว่าข้อมูลนั้นมีสถานะเป็น Text หรือถ้าชิดขวาก็แสดงว่ามีสถานะเป็นตัวเลข ซึ่งสูตร VLookup จะเทียบหาค่าซึ่งมีสถานะตรงกันเท่านั้น
ถ้าใช้รหัสที่มีสถานะเป็นตัวเลขในการค้นหาก็ต้องหาจากตารางที่เก็บค่ารหัสใน column ซ้ายสุดที่มีสถานะเป็นตัวเลข แต่ถ้าพบว่าตัวเลขรหัสที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลชิดซ้ายของเซลล์ก็ต้องปรับค่ารหัสที่ใช้ค้นหาในสูตร VLookup ให้เป็น Text ตามไปด้วยโดยอาจนำเครื่องหมาย “” มาต่อท้ายตัวเลขทำให้กลายเป็น Text ตามแบบนี้
= VLookup( เลขรหัส&“”, พื้นที่ตารางที่เก็บค่า, เลขที่ Column ของคำตอบ, 0 )
หลักการใช้ฐานข้อมูลที่ดีควรพยายามรักษาฐานข้อมูลตามสภาพเดิมไว้เสมอ ไม่ควรเข้าไปปรับแก้ไขตัวข้อมูลที่เก็บไว้หรือฐานข้อมูลที่ได้มาจากการ export มาจากโปรแกรมอื่น หากจะปรับแก้ไขให้สร้างฐานข้อมูลใหม่ขึ้นมาใช้แทน และพึงหลีกเลี่ยงการกำหนด Format ของค่าที่นำไปใช้ค้นหาในสูตร VLookup ให้เป็น Text เพราะจะทำให้สูตรที่ลิงก์ค่าไปใช้ต่อเปลี่ยนสถานะกลายเป็น Text ตามไปด้วย
ถ้าข้อมูลที่ใช้ค้นหาเป็นชื่อสินค้าหรือชื่อลูกค้า หรือรหัสที่มีตัวอักษรผสมอยู่ ซึ่งย่อมต้องมีสถานะเป็น Text อย่างแน่นอน แต่ก็มักพบว่าสูตร VLookup หาค่าไม่พบอยู่ดี ซึ่งอาจเกิดจากสาเหตุต่อไปนี้
- ข้อมูลที่เก็บไว้มีเครื่องหมายวรรคที่มองไม่เห็นแทรกอยู่
- ข้อมูลมีวรรคหลายวรรคแทนที่จะเป็นวรรคเดียว หรือไม่มีวรรค
- ข้อมูลภาษาไทยสะกดผิด เช่น ใช้สระอิแทนสระอี สระอุแทนสระอู ขาดไม้เอก ใช้ตัวอักษร ช แทน ซ หรือใช้ ฎ แทน ฏ หรือใช้ ฮ แทน อ
- ข้อมูลมีรายละเอียดไม่ตรงกัน เช่น มีหรือไม่มีคำนำหน้าชื่อ หรือใช้คำนำหน้าชื่อไม่ตรงกัน นส. น.ส. นางสาว
ในสูตร VLookup แทนที่จะนำข้อมูลทั้งหมดของชื่อหรือรหัสมาใช้ในการค้นหา ให้เลือกใช้แค่ตัวอักษรบางตัวมาผสมกับ wildcard แทน
Wildcard เป็นสัญลักษณ์ที่ใช้แทนตัวอักษรหรือตัวเลขที่เราไม่รู้ ใช้สัญลักษณ์เครื่องหมาย * หรือ ?
โดยเครื่องหมาย * ใช้แทนตัวอักษรหรือตัวเลขกี่ตัวก็ได้ ส่วนเครื่องหมาย ? หนึ่งตัวจะใช้แทนตัวอักษรหรือตัวเลข 1 ตัว เช่น
ในสูตร VLookup แทนที่จะใช้ชื่อเต็มๆว่า สมเกียรติ ให้ค้นหาโดยใช้คำว่า สมเกี หรือ สมเกี??ติ หรือแทนที่จะใช้รหัส a001 ให้ใช้รหัส a001 หรือ a??1* ในการค้นหา
ถ้าชื่อยาวมากๆอาจใช้สูตร =Left(ชื่อยาวๆ,10) เพื่อตัดตัวอักษร 10 ตัวจากซ้ายมาใช้ในการค้นหาแล้วต่อท้ายด้วยเครื่องหมาย * ในสูตรแบบนี้
= VLookup( Left(ชื่อยาวๆ,10)&“*”, พื้นที่ตารางที่เก็บค่า, เลขที่ Column ของคำตอบ, 0 )
นอกจากนี้ยังมีสูตร Mid, Right เพื่อตัดตัวอักษรภายในหรือจากขวามาใช้ผสมกับ wildcard ได้อีกด้วย
คลิกที่นี่เพื่อดูคำอธิบายของไมโครซอฟท์
