เชิญทุกท่านที่สนใจสมัครเข้าอบรมในวันอาทิตย์ครับ ... คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดและลงทะเบียน

Arrow up
Arrow down

BIDashboard

 

"ในการใช้ Excel ความถูกต้องเป็นเรื่องสำคัญที่สุด และความถูกต้องที่ว่านี้ต้องมีที่ไปที่มาซึ่งยืนยันได้อย่างชัดเจนด้วยว่าถูกต้องจริง"

สมัยที่ผมอยู่ฝ่ายวิจัยและวางแผน ธนาคารไทยพาณิชย์ พอใช้ Lotus 1-2-3 คำนวณค่าดอกเบี้ยเงินฝากส่งให้หัวหน้าเสร็จ หัวหน้ายังต้องกดเครื่องคิดเลขคำนวณซ้ำอีกครั้งว่าตัวเลขของผมที่ส่งมาให้นั้นถูกต้องอย่างแท้จริง

ทุกวันนี้คงไม่มีใครมาเสียเวลากดเครื่องคิดเลขเพื่อตรวจสอบซ้ำกันหรอกใช่ไหม ทุกคนต่างใช้ Excel กันทั้งนั้นแต่จะพิสูจน์ได้อย่างไรล่ะว่า ตัวเลขที่ลูกน้องส่งมาให้นั้นถูกต้อง

อาจารย์ในมหาวิทยาลัยชื่อดังของอเมริกาประกาศตัวเลข GDP ของโลกว่าต่ำกว่าที่คาดไว้ ส่งผลทำให้ธุรกิจตกตื่นใจตามไปพักหนึ่ง จนกระทั่งพบว่าอาจารย์ลืมเอาตัวเลขของออสเตรเลียรวมเข้าไปด้วย

บริษัทเกรด AAA ของอเมริกาอยู่ดีๆก็ประกาศจะล้มละลาย ผู้ตรวจสอบบัญชีหาตัวเลขขาดทุนไม่พบเพราะเจ้าหน้าที่ของบริษัทนี้แอบซ่อนตัวเลขเอาไว้

Excel นี่แหละสร้างความปั่นป่วนให้กับโลกจนบางคนให้ฉายานามว่า Microsoft's Excel Might Be The Most Dangerous Software On The Planet แล้วยิ่ง Microsoft สร้างเครื่องมือใหม่ที่ช่วยหาคำตอบให้ได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น Pivot Table หรือ Power Query ยิ่งทำให้ Excel กลายเป็นโปรแกรมที่น่ากลัวมากขึ้นไปอีกหลายเท่า

ถ้าถามว่าตัวเลขที่ได้จาก Pivot Table นั้น คุณมั่นใจแค่ไหนว่าเป็นตัวเลขที่ถูกต้อง คุณก็คงตอบว่า ต้องถูกน่ะซิเพราะ Excel ทำให้ แต่ถ้าถามต่อไปอีกว่าแล้วทราบไหมว่า Excel คิดมาได้อย่างไร แม้แต่ตัวผมเองก็ยังไม่รู้เลย รู้แต่ว่าถ้าต้นทางทำไว้ถูกต้อง ปลายทางที่เป็นรายงานก็ “น่าจะ” ถูกตามไปด้วย

ประโยคที่ว่า “ถ้าต้นทางทำไว้ถูกต้อง ปลายทางที่เป็นรายงานก็ต้องถูกตามไปด้วย” ต้องเขียนให้ชัดเจนขึ้นว่า

  1. ข้อมูลต้นทางที่คนใช้ Excel เป็นผู้จัดเตรียมไว้นั้นถูกต้อง
  2. ขั้นตอนที่คนสั่งให้ Excel ทำให้นั้นถูกต้อง ได้เลือกพื้นที่ตารางได้ครบ เลือกใช้คำสั่งถูกต้อง
  3. สร้างตารางรายงานได้ครบสมบูรณ์ตามที่คนต้องการ

ถ้าคิดจะเรียนวิธีใช้ Pivot Table แค่ใช้เวลาเรียน 1 -2 ชั่วโมงก็ใช้งานเป็นแล้ว เพราะไมโครซอฟท์พยายามลัดขั้นตอนการใช้ Pivot Table ให้เหลือเพียงไม่กี่คลิก แต่ถ้าจะทำให้สามารถใช้งานได้จริงในชีวิตการทำงานของจริงยังต้องใช้เวลาในการจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนอีกไม่ใช่น้อย นอกจากนั้นจะเสียเวลาอีกนานก็ตอนที่จะต้องปรับแต่งหน้าตาตารางให้ตรงกับที่ต้องการนี่แหละ

ส่วนเครื่องมือตัวใหม่ที่ช่วยในการจัดเตรียมข้อมูลที่ไมโครซอฟท์จัดเตรียมไว้ให้ใช้กันก็คือ Power Query ซึ่งเดิมทีนั้นใน Excel มีคำสั่งที่ทำงานแบบเดียวกันได้อยู่แล้ว แต่ได้พัฒนาให้ใช้งานได้คล่องตัว เชื่อมกับฐานข้อมูลอื่นได้หลากหลายประเภทมากขึ้น และใช้งานง่ายกว่าเดิม แต่อย่างไรก็ตามถ้าข้อมูลดิบมีข้อมูลที่ผิดพลาดอยู่ก็ใช่ว่าจะใช้ Power Query ช่วยแก้ให้ได้อย่างอัตโนมัติ

แนวทางการพัฒนา Power Query นี้ยังไม่ชัดเจนนักว่า การแฝงโปรแกรมนี้ไว้เป็นเพียงคำสั่งหนึ่งบนเมนูของ Excel ต่อไปนั้นจะมีคุณสมบัติเท่าเทียมกับโปรแกรมที่สร้างขึ้นแบบแยกต่างหากหรือไม่ ที่น่าห่วงกว่านั้นก็คือจะทำให้ใช้งานง่ายขึ้นได้อย่างไร เพราะไม่ใช่ว่าใครที่ไหนที่เพิ่งเริ่มจับ Excel จะเข้าใจวิธีใช้งานได้ง่าย

นอกจากโปรแกรมที่ไมโครซอฟท์สร้างมาขายให้พวกเราได้ใช้งานกันแล้วยังมีโปรแกรมยี่ห้ออื่นอีกที่สามารถทำงานในด้านการนำเสนอรายงานได้ดีกว่า Excel หรือ Power BI โปรดอ่าน Top 10 Alternatives to Power BI: Overview of Business Intelligence Platforms จากลิงก์
https://financesonline.com/top-10-alternatives-to-power-bi-overview-of-business-intelligence-platforms/

ดังนั้นก่อนที่จะส่งพนักงานไปฝึกอบรม Excel ควรตัดสินใจเลือกแนวทางที่เหมาะสมว่าจะใช้โปรแกรมยี่ห้ออื่นดีกว่าไหม

ไม่ว่าจะใช้โปรแกรมใด ยี่ห้อใด ที่สำคัญกว่าเรื่องของตัวโปรแกรมก็คือ ต้องเตรียมตัวรับสถานการณ์หากคนที่สร้างงานเหล่านี้ลาออกไป คนอื่นจะสามารถไล่ย้อนหาที่ไปที่มาของรายงานที่พนักงานคนก่อนสร้างให้ได้หรือไม่

Author: สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติEmail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

E-Learning

Go to top