หลังจากที่ได้พิจารณาขอบเขตความต้องการและพอได้เห็นแนวทางสร้างงานที่คนอื่นใช้กันมาก่อนแล้วบ้าง คราวนี้ก็ถึงประเด็นสำคัญว่าพอเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาแล้ว คุณจะเริ่มต้นออกแบบตารางกันอย่างไรดี ซึ่งลักษณะของตารางคำนวณนี่เองที่จะชี้ให้เห็นฝีไม้ลายมือว่าใครเยี่ยมยุทธ์กว่ากัน ถ้าเทียบกับการสร้างบ้านสักหลังหนึ่งแล้ว ข้อพิจารณาที่ผ่านไปเป็นเพียงแค่การออกแบบคร่าวๆและเตรียมซื้ออุปกรณ์ก่อสร้าง หิน ทราย ปูนซิเมนต์ เตรียมไว้ไม่ให้ขาดไม่ให้เกินกว่าความจำเป็น ขั้นจากนี้เป็นหน้าที่ของสถาปนิกและวิศวกรที่จะต้องลงมือก่อสร้างบ้านของจริงให้สวยหรู ดูดี อยู่สบาย อากาศถ่ายเทสะดวก และสามารถตกแต่งต่อเติมให้น่าอยู่ไปชั่วลูกชั่วหลาน
ก่อนอื่นผมจำเป็นต้องขอเตือนให้ทราบข้อผิดพลาดที่ผู้ใช้ Excel ทั่วไปมักคิดออกแบบตารางอย่างรวบรัดเกินไป โดยการพยายามนำตารางคำนวณไปรวมกับตารางที่ใช้พิมพ์ออกไปเป็นรายงานหรือแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ไว้เป็นตารางเดียวกัน ซึ่งความคิดเช่นนี้จะกลายเป็นอุปสรรคสำคัญทำให้ไม่สามารถใช้เซลล์ต่อเนื่องกันเพื่อจัดการคำนวณทีละลำดับ จึงขอแนะนำให้คิดแยกตารางคำนวณออกเป็นพื้นที่ต่างหากแยกจากตารางที่ใช้พิมพ์รายงาน แม้ต้องทำให้เสียพื้นที่เซลล์มากขึ้นโดยอาจต้องแยกออกเป็นชีทหลายๆชีท แต่จะช่วยทำให้สามารถออกแบบโครงสร้างตารางคำนวณได้อย่างอิสระ แล้วต่อเมื่อตารางคำนวณนี้สามารถคำนวณหาคำตอบได้ตามที่ต้องการแล้ว จึงค่อยนำผลลัพธ์ที่ได้ link ไปประกอบกันเป็นตารางรายงานในที่สุด
โครงสร้างพื้นฐานของตารางคำนวณ ประกอบด้วยส่วนที่เป็นพื้นที่ตารางสำหรับรับค่าตัวแปร และพื้นที่ตารางสำหรับสร้างสูตรคำนวณ โดยให้ยึดหลักว่าสูตรที่สร้างขึ้นในตารางคำนวณนั้น หากเป็นไปได้ขอให้คิดสร้างสูตรลงไปในเซลล์แรกเซลล์เดียวที่หัวมุมซ้ายบนสุดของตาราง จากนั้นเมื่อ copy สูตรนี้ไปใช้ที่เซลล์ส่วนอื่นในตารางต้องสามารถใช้สูตรเดิมนั้นได้โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขสูตรให้แตกต่างกันไปจากเดิมแต่อย่างใด หรืออีกนัยหนึ่งให้ใช้สูตรเดียวกับทุกเซลล์ในตารางคำนวณให้ได้ แต่ถ้าไม่สามารถสร้างสูตรเดียวที่เซลล์หัวมุม ก็ขอให้พยายามสร้างสูตรเดียวในแต่ละแนว row หรือ column
เพื่อทำให้เห็นโครงสร้างตารางคำนวณแบบง่ายๆ ขอยกตัวอย่างการสร้างตารางคำนวณสูตรคูณมาพิจารณากันตามรูปต่อไปนี้
รูปตารางนี้เป็นตัวอย่างการคำนวณสูตรคูณแม่ 2 ถึง 5 โดยกำหนดให้นำไปคูณเลข 1 ถึง 5
- ให้แยกเซลล์รับตัวแปรวางไว้ตามแนวคู่ขนานกับพื้นที่คำนวณโดยอาจวางไว้เป็นแนวหัวตารางด้านบน (C2:F2) หรือหัวตารางด้านข้าง (B3:B7) ซึ่งตัวแปรที่ว่านี้เป็นเซลล์รับตัวเลขที่คุณอาจมีความต้องการเปลี่ยนแปลงเป็นค่าอื่นในอนาคต
- C3:F7 เป็นพื้นที่เซลล์ที่คุณต้องหาทางสร้างสูตรลงไปทุกเซลล์ โดยให้สร้างสูตรลงไปที่เซลล์ C3 ซึ่งเป็นตำแหน่งเซลล์หัวมุมซ้ายบนเพียงเซลล์เดียว ให้มีสูตร =C$2*$B3 จากนั้นให้ copy ไป paste ทุกเซลล์ในพื้นที่ C3:F7
โปรดสังเกตว่าตัวอย่างสูตรคูณนี้เป็นตัวอย่างการนำค่าไปคำนวณแบบ 1 ต่อ 1 หมายถึง เซลล์สูตรหนึ่งๆจะรับค่าจากเซลล์ตัวแปรตามแนวนอนหรือแนวตั้งเพียงข้างละ 1 เซลล์เท่านั้น ซึ่งในปัญหาอื่นอาจจำเป็นต้องใช้การคำนวณที่ซับซ้อนมากขึ้น โดยเซลล์สูตรหนึ่ง จะใช้เซลล์ตัวแปรมากกว่าเซลล์เดียวก็เป็นได้โดยใช้สูตรพวก Lookup ช่วยในการเลือกข้อมูลมาใช้คำนวณ
นอกจากเซลล์สูตรจะรับค่ามาจากเซลล์ตัวแปรแล้ว เซลล์สูตรยังอาจรับค่าต่อมาเซลล์สูตรคำนวณในขั้นก่อนได้อีก ซึ่งจะเห็นได้ชัดจากตารางคำนวณงบการเงินหรือวางแผนการผลิตที่มียอดคงเหลือปลายงวดส่งต่อไปตั้งเป็นยอดคงเหลือต้นงวดของช่วงเวลาถัดไป
ตารางคำนวณที่ดีต้องมีความยืดหยุ่นสามารถคำนวณให้ผลลัพธ์ได้ตามต้องการตลอดไปไม่ว่าจะมีการโยกย้ายหรือแยกตารางตัวแปรไปวางไว้ที่ชีทอื่นหนือแฟ้มอื่น ดังนั้นพอสร้างตารางคำนวณเสร็จ ขอให้ทดลอง cut ตารางไปวางไว้ที่ตำแหน่งอื่นหรือโยกย้ายเซลล์ตัวแปรแยกออกจากกัน เพื่อพิสูจน์ว่าตารางคำนวณยังคงสามารถให้ผลลัพธ์ถูกต้องตามเดิมหรือไม่