มีเรื่องเล่าถึงเหตุการณ์ในงานแสดงโปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet) ครั้งแรกๆในโลก สมัยนั้นยังไม่มีโปรแกรมยี่ห้อเอ็กเซลนี่หรอก พอมีนักบัญชีคนหนึ่งเดินเข้ามาชมงานแล้วเห็นว่าโปรแกรมตารางคำนวณทำงานยังไง เขาเห็นเข้าก็มือไม้สั่นไปหมด ค่อยๆใช้มืออันสั่นเทาล้วงกระเป๋าเงิน ดึงบัตรเครดิตขึ้นมาเพื่อขอซื้อโปรแกรมนี้กลับไปใช้ พร้อมกับชี้มาที่หน้าจอคอมพิวเตอร์แล้วบอกว่า งานของเขาต้องใช้เวลาสร้างแก้ไขกันหลายอาทิตย์ทีเดียว แต่นี่พอเราพิมพ์ตัวเลขใหม่ลงไป ตารางคำนวณจะให้ผลลัพธ์ใหม่ในพริบตา
ถ้านักบัญชีคนนั้นกลับมามองวิธีใช้คอมพิวเตอร์ของพวกเรา บางทีจะถูกเขาหัวเราะเยาะก็เป็นได้ เพราะเราใช้เอ็กเซลไม่คุ้มค่า ไม่ใช่ไม่คุ้มค่าเพียงในแง่ของราคาค่าตัวของโปรแกรมเอ็กเซลหรือค่าเครื่องคอมพิวเตอร์ราคานับหมื่น แต่ยังไม่คุ้มค่าในแง่ค่าตัวของผู้ใช้เอ็กเซลเอง ซึ่งแต่ละคนรับเงินเดือนหลายหมื่นหลายแสนบาท แต่กลับใช้เครื่องมือสูตรคำสั่งที่เอ็กเซลมีอยู่ได้แค่อย่างเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด แทนที่จะใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรง กลับกลายเป็นว่าเราต้องทุ่มทั้งแรงกาย แรงใจ และแรงเงินเข้าไป โดยได้ผลงานกลับออกมานิดเดียว ไม่ได้สร้างผลงานแตกต่างจากสมัยก่อนที่จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เท่าไรนัก
บนเส้นทางสู่การใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรง
นับวันเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ถูกพัฒนาให้มีความสามารถในการทำงานเหนือกว่าเครื่องรุ่นก่อนๆมาก และในเวลาเพียงไม่กี่เดือน เราจะพบเครื่องรุ่นใหม่กว่าเดิม เร็วกว่าเดิม และถูกกว่าเดิม กลายเป็นว่าเครื่องคอมพิวเตอร์กลับมีราคาถูกกว่าราคาค่างวดของโปรแกรมเอ็กเซลที่จัดหามาใช้กันเสียอีก ทำให้บริษัททั้งเล็กและใหญ่พากันละทิ้งเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด แล้วหันมาใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องทุ่นแรงแทน โดยมุ่งหวังว่าจะช่วยสร้างเสริมประสิทธิภาพในการทำงานได้ดีขึ้น แต่ใช่ว่าทุกบริษัทจะประสบผลสำเร็จดังที่หวังไว้จากการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้เสมอไป เนื่องจากยังต้องพึ่งองค์ประกอบซึ่งจะช่วยสนับสนุนอีกหลายประการกล่าวคือ
ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์
ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต้องหาทางสร้างงานให้ได้ผลงานมากกว่า เร็วกว่า สะดวกกว่า ยืดหยุ่นกว่า และถูกต้องกว่าแต่ก่อนซึ่งใช้เครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด อย่านึกหวังแต่ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้มาจะช่วยทำให้ใช้ชีวิตในการทำงานได้สะดวกสบายมากขึ้นกว่าแต่ก่อนเท่านั้น หากจะต้องเพิ่มผลงานทั้งปริมาณและคุณภาพของงานซึ่งเกิดขึ้นจากการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อีกด้วย
ผู้ใช้เอ็กเซลส่วนมากมักนึกว่าตนใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างแบบคอมพิวเตอร์แล้วล่ะ เนื่องจากเข้าใจว่าตนใช้เอ็กเซลซึ่งเป็นโปรแกรมทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ดังนั้นตนก็ย่อมใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นแล้ว เพราะถ้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมเอ็กเซลรุ่นใหม่ขึ้นเรื่อยๆก็จะช่วยให้เราทำงานเร็วขึ้น บางคนคิดไกลเกินไปถึงการใช้ VBA (Visual Basic for Applications) ว่าต้องใช้เป็นอย่างนี้จึงจะถือว่าเป็นการใช้เอ็กเซลแบบคอมพิวเตอร์อย่างแท้จริง เพราะมุ่งวัดแต่เวลาที่เอ็กเซลใช้ในการคำนวณ แต่ไม่ได้สนใจวัดเวลาที่มนุษย์เสียไปในการใช้เอ็กเซลสร้างงานกันเลย
เวลาที่มนุษย์เสียไปในการใช้เอ็กเซลสร้างงานนี่แหละซึ่งจะช่วยชี้ว่าเราใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรงได้ดีเพียงไร แทนที่จะเสียเวลานั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นวันเป็นชั่วโมง แล้วพอเวลาผ่านไปสักเดือนสองเดือนแล้วยังต้องกลับมาเสียเวลาแกะสูตรเก่าเพื่อแก้เป็นสูตรใหม่ซ้ำแล้วซ้ำอีก เราจะต้องพยายามลดเวลาใช้เอ็กเซลสร้างงานลงให้เหลือน้อยที่สุด หาทางให้ใช้เวลานั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เหลือนิดเดียว โดยไม่ต้องเปรียบเทียบว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมเอ็กเซลรุ่นใด
หากตั้งคำถามว่า คุณมีความคิดเห็นอย่างไรต่อเอ็กเซล น่าสังเกตว่าผู้ที่ใช้เอ็กเซลไม่ค่อยเก่งมักจะตอบว่า เอ็กเซลรุ่นใหม่ดีขึ้นอย่างนั้นอย่างนี้ มี Pivot Table หรือเครื่องมือใช้ทำงานได้สะดวกขึ้น ส่วนผู้ที่เก่งเอ็กเซล จะไม่ตอบในแง่ตัวโปรแกรมเอ็กเซลว่าดีขึ้นกว่าเดิมหรอก เขาจะตอบว่า แค่เครื่องมือและสูตรที่มีอยู่แล้วยังใช้งานได้ไม่ครบเลย เหมือนจะบอกให้ทราบว่า ยิ่งใช้เอ็กเซลมากขึ้นเท่าใด ก็จะยิ่งรู้สึกว่าตนเองรู้จักเอ็กเซลน้อยลงไปเรื่อยๆ
ระบบขั้นตอนการทำงาน
ระบบขั้นตอนการทำงานเกี่ยวข้องกับงานที่ทำจะต้องปรับเปลี่ยนให้เร่งลัดเสร็จเร็วขึ้นกว่าเดิม โดยลดจำนวนขั้นตอน บุคคล เอกสาร และอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ให้เหลือเท่าที่จำเป็น งานบางอย่างอาจต้องกลับลำดับงานเสียใหม่ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อก่อนใช้คนทำงาน 5 คน จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ พอพิมพ์เสร็จก็จะนำข้อมูลลอกมาใส่ในตารางเอ็กเซล อาจปรับเปลี่ยนระบบงานเสียใหม่ให้ใช้คนทำงานเพียง 2 คน เริ่มจากจัดทำข้อมูลสรุปลงไปในตารางเอ็กเซลให้หมดทุกรายการก่อน จากนั้นจึงใช้เอ็กเซลพิมพ์ใบสั่งซื้อออกไป
ระบบงานส่วนใหญ่มักใช้เอ็กเซลสำหรับจัดสร้างรายงาน จึงจัดลำดับงานให้ใช้เอ็กเซลอยู่ลำดับหลังสุด ทำให้เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะต้องเก็บข้อมูลชุดเดียวกันที่ใช้กรอกลงในใบสั่งซื้อกับข้อมูลที่จะจัดทำรายงาน แต่ถ้าเราเริ่มใช้เอ็กเซลเป็นฐานเก็บข้อมูลทั้งหมดก่อน แล้วจึงค่อยหาทางนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้พิมพ์ใบสั่งซื้อแล้วออกเป็นรายงาน จะช่วยลดขั้นตอนการบันทึกข้อมูลลงไปได้มาก และแน่นอนที่สุดว่าระบบงานจะต้องปรับเปลี่ยนไปให้สอดคล้องกับวิธีใช้เอ็กเซลต่อไปด้วย
หากนำเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมกับเอ็กเซลมาใช้ แต่ลำดับงานยังคงสภาพเดิม ใช้คนทำงานเท่าเดิม เอกสารหน้าตาเหมือนเดิม ด้วยมีความหวังว่า เพื่อดูผลงานก่อนในอนาคตว่าจะลดคนลงไปได้กี่คน จะกลายเป็นว่าในที่สุดผู้ใช้งานจะหันกลับไปทำงานตามแบบเดิมที่ตนคุ้นเคยและไม่สามารถปรับเปลี่ยนระบบงานให้มีประสิทธิภาพ จึงขอเสนอให้ริเริ่มปรับระบบงานทั้งขั้นตอนการทำงาน จำนวนคน รูปแบบเอกสาร และจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ให้เหมาะสมพร้อมกันไปเลยตั้งแต่ต้น อย่างน้อยที่สุดก็เพื่อสร้างเงื่อนไขการทำงานแบบใหม่ ทำให้ผู้ใช้เอ็กเซลเกิดความรู้สึกว่าจำเป็นต้องปรับตัวและปรับวิธีการทำงานของตนเสียใหม่
โครงสร้างองค์กร
เนื่องจากความก้าวหน้าของระบบข้อมูลช่วยให้เราได้รับข้อมูลได้ถูกต้อง รวดเร็ว และทันเหตุการณ์ขึ้น จึงช่วยให้กระจายอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบลงไปตามสายบังคับบัญชาได้มากขึ้น แต่ละหน่วยงานจึงเริ่มมีอำนาจครบเบ็ดเสร็จในตัวเอง สามารถให้บริการแบบครบวงจรได้มากขึ้น และผู้บริหารสามารถตรวจสอบติดตามการทำงานได้ตลอดเวลา
โครงสร้างขององค์กรซึ่งมีความสามารถในการจัดการข้อมูลได้ดี จะมีโครงสร้างองค์กรที่แบนราบลง ลดจำนวนระดับชั้นในการบังคับบัญชาและสั่งงาน ส่วนผู้บริหารแต่ละคนจะสามารถรับผิดชอบงานได้หลายประเภทมากขึ้น
อย่างไรก็ตามองค์กรในสายงานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีโครงสร้างที่ซับซ้อนมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีก้าวไกลไปอย่างมาก เกินกว่าที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งจะรอบรู้และรู้ลึกไปหมดทุกด้าน แค่วิธีประยุกต์ใช้เอ็กเซลด้านเดียวก็ยังหาจุดจบไม่ได้เลย นับวันจะยิ่งมีแนวทางใหม่ๆดีกว่าแนวทางเดิมให้เลือกใช้กันเสมอ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพึ่งพาบุคลากรที่เป็นผู้ชำนาญการแต่ละด้าน และปรับโครงสร้างองค์กรให้สอดคล้องกับความเข้ากันได้ของเทคโนโลยีแต่ละสาย
นอกจากนี้ ยังมีความเข้าใจผิดและส่งผลให้ใช้งานหน่วยงานฝ่ายคอมพิวเตอร์กันอย่างไม่ถูกต้อง กล่าวคือ มักเข้าใจว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์เป็นผู้ที่เก่งเอ็กเซลมากที่สุด และมอบหมายให้เป็นผู้ติดตามแก้ปัญหาการใช้เอ็กเซล จึงกลายเป็นว่า ปัญหาเอ็กเซลที่คิดกันไม่ออก มักแก้กันโดยใช้ VBA มาช่วยเสมอ เนื่องจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์คุ้นเคยกับการเขียนโปรแกรมอยู่แล้ว จึงมักหาทางออกให้โดยใช้ VBA แทนที่จะใช้สูตรคำสั่งที่เอ็กเซลมีอยู่แต่ตนเองไม่ชำนาญการใช้สูตร
ทางออกที่เหมาะสมกว่า คือ สร้างหน่วยงานใหม่ รวบรวมผู้ชำนาญมาจากหน่วยงานผู้ใช้เอ็กเซลหรือโปรแกรม Office แต่ละตัว ให้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยพัฒนาและแก้ไขปัญหาให้กับผู้ใช้โปรแกรมเอ็กเซล โดยประสานงานกับฝ่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งทำหน้าที่ดูแลระบบเครือข่าย
เครื่องมือเครื่องใช้
เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด ควรยังคงมีอยู่ให้เลือกใช้กับงานที่เหมาะสม เช่น ใช้กับงานที่ทำครั้งเดียวแล้วทิ้ง ไม่จำเป็นต้องนำมาใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เสียเวลา และไม่จำเป็นต้องจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ให้กับงานที่ทำครั้งเดียวเลยเสียด้วยซ้ำไป
บริษัทที่จัดหาโปรแกรมซึ่งมีลิขสิทธิ์การใช้งานที่ถูกต้องจะเลือกใช้เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆได้ดีกว่าบริษัทซึ่งแอบเอาโปรแกรมมาใช้ฟรีๆ เพราะต้องตีค่าโปรแกรมเป็นเงินทองจำนวนไม่น้อย เมื่อจะใช้เอ็กเซลก็ต้องเลือกใช้กับงานให้คุ้มค่า
ด้วยนิสัยใช้โปรแกรมฟรีมานานนี่เอง ทำให้ไม่รู้ค่าของเอ็กเซลว่าสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้มากมายขนาดไหน พอถึงยุคที่หน่วยงานรัฐเข้ามากวดขันจับกุมผู้ที่ละเมิดลิขสิทธิ์โปรแกรม ก็พากันหันไปใช้โปรแกรมฟรีตัวอื่นเพราะอยากจะใช้ของฟรีต่อไป โดยหารู้ไม่ว่าโปรแกรมเอ็กเซลที่มองดูว่าแพงเมื่อนำไปเทียบกับของฟรีนั้น สามารถสร้างงานสร้างกำไรให้มากมายอย่างเทียบกันไม่ติด ขอให้รู้จักวิธีใช้เอ็กเซลแค่ 5 เปอร์เซ็นต์ของคำสั่งเครื่องมือที่เอ็กเซลมีอยู่ แล้วใช้คำสั่งเครื่องมือเหล่านั้นให้เต็มที่
เริ่มจากลดจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้กับงานที่ไม่เหมาะสมออกไป แล้วแทนที่กลับมาใช้เครื่องคิดเลขบ้าง เครื่องพิมพ์ดีดบ้าง เลือกใช้เครื่องคอมพิวเตอร์กับงานที่จำเป็น จะช่วยลดค่าใช้จ่ายลงทุนในด้านนี้ลงไปเยอะทีเดียว ช่วยให้ไม่ต้องเลิกใช้เอ็กเซลแล้วหันไปใช้โปรแกรมฟรีแม้แต่น้อย
การพัฒนาความรู้ความสามารถ
ถ้าอยากจะใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรง ต้องถือตัวเองให้เป็นแก้วน้ำที่เติมน้ำไม่รู้จักเต็ม จะได้เปิดทางให้เรียนรู้ต่อไปได้ไม่หยุดยั้ง แต่ถ้าคิดว่าตนเองเก่งแล้ว เป็นเซียนเอ็กเซล กลายเป็นแก้วที่น้ำเต็มแล้ว อย่างนี้จะไม่มีใครเขาอยากจะถ่ายทอดความรู้ให้ต่อไป
วิธีพัฒนาความรู้ความสามารถในการใช้เอ็กเซลมีหลายทาง เช่น ส่งไปฝึกอบรมทั้งภายในและภายนอกบริษัท จัดเตรียมหนังสือคู่มือไว้สำหรับค้นคว้า จัดหาอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ให้ได้ฝึกทดลอง ถ้างบประมาณจำกัดก็อาจต้องพึ่งเพื่อนร่วมงานให้ความรู้กันแบบ On-the-job-training
แม้บริษัทจะพยายามให้ความสนใจต่อการพัฒนาความรู้ความสามารถในการใช้เอ็กเซลให้แก่พนักงานในบริษัทมากอย่างไรก็ตาม มักพบว่าเมื่อพนักงานถูกเลื่อนชั้นได้ตำแหน่งงานที่ใหญ่โตขึ้น มักจะใช้เอ็กเซลน้อยลงแล้วหันไปสั่งลูกน้องให้ใช้เอ็กเซลแทน ทำให้ในที่สุดการเรียนรู้เอ็กเซลเกิดการขาดตอน เมื่อรับพนักงานเข้ามาใหม่ก็ต้องเริ่มต้นฝึกอบรมกันใหม่อีก
ทัศนคติของผู้บริหาร
องค์ประกอบทั้งหลายข้างต้น จะไม่สามารถช่วยให้ใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุนแรงได้เลย หากขาดการสนับสนุนของผู้บริหาร ซึ่งต้องเริ่มจากการเห็นคุณค่าและประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้เอ็กเซลให้เต็มที่เสียก่อน ถ้าผู้บริหารไม่เคยใช้เอ็กเซลก็ไม่เป็นไร แต่ควรผ่านหูผ่านตาเคยเห็นตัวอย่างงานที่ใช้เอ็กเซลสร้างขึ้นอย่างมืออาชีพมาก่อนบ้าง แล้วให้เกียรติให้คุณค่ากับผลงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสร้างขึ้น