สุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel
Excel Expert Tips Tricks and Traps
มาหาทางใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ให้เต็มที่ แล้วดัดแปลงใช้ Excel ในแบบที่ไม่น่าจะเป็นไปได้ หาทางสร้างสรรค์เครื่องมือชิ้นใหม่ ซึ่งไม่เคยมีมาก่อนใน Excel เพื่อนำมาใช้เร่งทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงาน
มุ่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้คุ้ม และลดเวลาอันมีค่า ซึ่งคุณเสียไปกับการนั่งทำงานอยู่หน้าจอกันดีกว่า ไหนๆได้ลงทุนซื้อ PC มาทั้งที คุณควรทำงานได้มากขึ้นและสบายใจขึ้น ถ้าใช้ PC รุ่นใหม่ แต่กลับช่วยลดเวลาทำงานได้นิดเดียว แสดงว่าคราวนี้ถึงตาคุณเองแล้ว ที่จะต้องปรับวิธีคิด และวิธีใช้ Excel ของตัวคุณเองให้เร็วขึ้นบ้าง
หลักสูตรนี้เปิดเผยสุดยอดเคล็ดลับที่จำเป็น “ต้องหาทางนำมาใช้ร่วมกันให้ได้” อย่างหมดเปลือก ชี้นำประเด็นสำคัญและลูกเล่นสารพัน เพื่อช่วยให้คุณใช้ Excel เพิ่มผลงานได้อีกหลายเท่าตัว ใช้ได้ตลอดไม่ว่าจะเป็น Excel รุ่นใด เป็นความรู้พื้นฐานที่ต้องมี ช่วยทำให้ใช้กับงานได้หลากหลายประเภทยิ่งขึ้น เป็นหนทางลดต้นทุนโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มขึ้นอีก
เคล็ดลับบางอย่างแม้ต่างชาติก็ยังไม่มีความรู้เช่นนี้ อีกทั้งวิทยากรใช้ Excel นานนับสิบปี เคยเป็นทั้งระดับผู้ใช้งานเองและผู้บริหาร จึงสามารถถ่ายทอดประสบการณ์แบบเจาะลึก และให้มุมมองได้อย่างกว้างขวาง คุณจะได้รับโอกาสเรียนรู้และสอบถามวิทยากรอย่างใกล้ชิดแบบหาไม่ได้จากที่ใด
วัตถุประสงค์
- คุณได้เรียนรู้เคล็ดลับซึ่งเป็นพื้นฐานที่จำเป็นในการใช้ Excel
- คุณสามารถใช้เคล็ดลับเพื่อลัดขั้นตอนในการใช้ Excel ได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และถูกต้องยิ่งขึ้น
- คุณสามารถใช้ Excel อย่างคอมพิวเตอร์ได้เต็มกำลัง ทั้งของตัวคุณเอง และเต็มพิกัดของ Excel หรือแม้แต่ทำให้เกินกว่าขีดจำกัดที่ไม่น่าจะเป็นไปได้
- คุณจะได้รับประโยชน์คุ้มค่ากับเวลาและค่าอบรมที่เสียไป เหมาะสมกับภาวะเศรษฐกิจไทยยุคนี้ และเป็นทางเลือกดีกว่าการอบรมทั่วไปซึ่งแข่งกันเน้นราคาประหยัด ให้ชั่วโมงเรียนนาน ให้เคล็ดลับที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ซึ่งด้อยคุณภาพกว่ามาก
เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 2 – 3 วัน
เนื้อหาภาคแรก เพื่อเตรียมความพร้อม
- สาธิตตัวอย่างแฟ้มที่สร้างขึ้นมาอย่างมืออาชีพ ซึ่งสามารถทำงานได้เหนือกว่าการใช้ Pivot Table หรือ VBA
- วิธีปรับระบบการทำงานของ Excel ให้พร้อมต่อการใช้งานและช่วยทำให้ผู้ใช้ Excel ทำงานได้เร็วขึ้น
- หลักการเลือกใช้เครื่องมือของ Excel ให้เหมาะกับผู้ใช้
- วิธีสร้างสูตรและแก้ไขสูตรโดยไม่ต้องพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงเอง เพื่อมุ่งลดความผิดพลาดของมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด
- วิธีแกะสูตรและไล่ที่ไปที่มาเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณ
- วิธีใช้เครื่องหมาย $ เพื่อสร้างสูตร Smart Formula สูตรเดียวแต่ใช้งานได้สารพัด
- ความผิดพลาดที่นึกไม่ถึงเมื่อ copy หรือ cut เซลล์สูตรที่ใช้เครื่องหมาย $ ไปใช้ที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น
- วิธีใช้คำสั่งลัดจากการใช้เมาส์หรือแป้นพิมพ์เพื่อจัดการกับเซลล์สูตรหรือข้อมูลในพื้นที่ตารางขนาดใหญ่ ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานลงอย่างมาก
- สิ่งใดควรเก็บไว้โดยแยกชีทหรือแยกแฟ้ม และสิ่งใดที่ห้ามแยกเก็บไว้ในต่างแฟ้มอย่างเด็ดขาด
- วิธีสร้างสูตรลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มที่จะทำให้ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาสร้างสูตรลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มอีกต่อไป
- วิธีออกแบบโครงสร้างตารางในแฟ้มที่ลิงก์กัน
- ข้อควรระวังในการใช้และแก้ไขใดๆในแฟ้มที่ลิงก์ข้อมูลระหว่างกัน
- วิธีเปลี่ยนการเชื่อมโยงในสูตรลิงก์ข้ามแฟ้มไปยังแฟ้มใหม่ ไม่ว่าจะแฟ้มใหม่นั้นมีชื่อต่างไปหรือเก็บแฟ้มไว้ในโฟลเดอร์อื่นก็ตาม
- เปรียบเทียบความยากง่ายระหว่างการใช้สูตรลิงก์ข้ามแฟ้มกับสูตรลิงก์ข้ามชีท
- วิธีเปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ลิงก์กันขึ้นมาพร้อมกันทีเดียวโดยไม่ต้องไล่เปิดทีละแฟ้ม
- วิธีช่วยทำให้การลิงก์ไม่ว่าจะข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มทำได้ง่ายมาก
- วิธีประยุกต์ใช้เครื่องหมาย $ ร่วมกับการตั้งชื่อพื้นที่ตารางเพื่อทำให้ไม่ต้องเสียเวลาปรับขนาดพื้นที่ตามปริมาณข้อมูลอีกต่อไป
- วิธีย่อสูตรยากๆยาวๆหรือข้อความยาวๆให้สั้นและสะดวกต่อการเรียกใช้
- วิธีลิงก์ชื่อข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม
เนื้อหาภาคที่ 2 เพื่อคิดสร้างสูตร
- วิธีใช้ประโยชน์จากสูตรที่ลิงก์กลับไปกลับมาแบบวงกลม (Circular Reference)
- วิธีจัดการกับสูตรแบบ Circular และวิธีอื่นที่ปลอดภัยกว่าการสร้างสูตร Circular
- เงื่อนไขสำคัญที่ต้องทำให้ชัดเจนก่อน มิฉะนั้นสูตรที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ เช่น IF หรือ VLookup อาจให้คำตอบผิดพลาด
- คำสั่งบนเมนูที่ห้ามใช้แต่มักแนะนำให้ใช้กันอย่างรู้เท่าไม่ถึงการ หรือต้องเลือกใช้อย่างระมัดระวังเพราะอาจทำให้แฟ้มคำนวณผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว
- วิธีเพิ่มความเร็วในการคำนวณโดยใช้สูตร IF ให้เหมาะสมกับเงื่อนไขจากการคำนวณ เงื่อนไขจากปริมาณงาน หรือเงื่อนไขจากตัวผู้สร้างเอง
- วิธีแต่งสูตรให้แกะและตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย
- วิธีสร้างสูตร IF ซ้อนกันหลายชั้นแบบแตกต่อกรณีที่เป็นเท็จ หรือเปลี่ยนไปใช้ VLookup หรือวิธีอื่นแทน
- วิธีแก้ไขสูตรที่คำนวณผิดพลาดให้กลายเป็นช่องว่างหรือเปลี่ยนเป็นข้อความเตือน โดยใช้สูตร IF หรือใช้วิธีการอื่นซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้สูตร IF มาช่วย
- หลักการออกแบบตารางฐานข้อมูล เพื่อให้พร้อมสำหรับการใช้คำสั่งบนเมนูหรือใช้สูตรในการคำนวณต่อไป
- วิธีสร้างสูตรหายอดรวมแยกประเภท Array SumIF ให้เหนือกว่าการใช้ Pivot Table หรือใช้สูตร SumIF หรือ SumIFS ของ Excel ซึ่งใช้งานได้ใน Excel รุ่นใหม่เท่านั้น
- วิธี Cloning สูตรเดียวที่มีอยู่ให้ทำงานเหมือนกับสูตรเดิมโดยไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรใหม่
- หลักการบันทึกวันที่และเวลา และวิธีสร้างสูตรคำนวณวันที่และเวลา
- วิธีทำให้สูตรเลือกใช้ตัวแปรที่เหมาะสมมาคำนวณเมื่อถึงเวลาที่กำหนดหรือหยุดทำงานเมื่อเลยกำหนดเวลา
- วิธีปรับแต่งหน้าตาตารางให้น่าใช้งาน ซ่อนข้อมูลหรือซ่อนชีทที่ไม่จำเป็นโดยใช้วิธีซ่อนที่เหนือกว่าวิธีปกติ
เนื้อหาภาคที่ 3 เพื่อสร้างงาน
- วิธีสร้างสูตร IF ซ้อนกันหลายชั้นแบบแตกต่อกรณีที่เป็นจริง หรือเปลี่ยนมาใช้สูตร And หรือ Or ซึ่งช่วยทำให้ไม่ต้องซ้อน IF
- วิธีกำหนดรูปแบบ Format เพื่อแสดงค่าบวก ค่าลบ ค่าศูนย์ หรือค่าที่เป็นตัวอักษรให้แสดงผลต่างกัน หรือใช้ซ่อนค่าที่ไม่ต้องการ
- วิธีใช้ Excel สร้างงานเพื่อเอาใจผู้บริหาร และมีประโยชน์ในการศึกษา Sensitivity Study ต่อไป
- วิธีเลือกใช้สูตร Choose หรือสูตร Index ให้เหมาะกับความต้องการของผู้บริหาร
- วิธีจัดผลคำนวณคู่กับตัวอักษร วิธีแทรกตัวอักษรในตัวเลข เพื่อนำตัวเลขผลคำนวณมาประกอบเป็นรายงาน
- หลักการออกแบบตาราง Input, Calculate, และ Output
- วิธีเตรียมพื้นที่ตารางเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นและปลอดภัยต่อการใช้งาน
- วิธีใช้ Data Validation ร่วมกับ Conditional Formatting เพื่อควบคุมการบันทึกข้อมูลและเปลี่ยนสีเซลล์ตามเงื่อนไข
- สาเหตุที่ Conditional Formatting ทำงานสู้ Format ธรรมดาไม่ได้
- วิธีใช้สูตร Index เพื่อทำให้ Data Table รับตัวแปรได้ไม่จำกัด
- สาธิตการนำเคล็ดลับทุกอย่างมาใช้ร่วมกันในการสร้างงาน
ผู้เรียนสามารถปรับเปลี่ยน ตัดทอน หรือเพิ่มเติมเนื้อหาเคล็ดลับอื่นๆ ให้เหมาะสมกับเวลา ระดับความรู้ และความต้องการของผู้เข้าอบรม
คุณสมบัติผู้เข้าอบรม
- ทุกท่านที่สนใจ ต้องเคยใช้ Excel 2007/2010/2013/2016/2019/365 ขึ้นไป สามารถเรียกใช้เมนู สร้างสูตร และสั่งพิมพ์
- ต้องการเตรียมตัวเพื่อเข้าอบรมหลักสูตรขั้นสูงซึ่งเจาะลึกหรือประยุกต์ใช้ Excel ในงานเฉพาะด้านต่อไป