สมัยที่ผมทำงานอยู่บริษัททรู ตอนนั้นยังใช้ชื่อเทเลคอมเอเซีย และกำลังวางแผนทำโครงการโทรศัพท์สองล้านเลขหมาย ซีพีว่าจ้างที่ปรึกษาทางการเงินมาจากธนาคารกรุงเทพ กรุงไทย กสิกรไทย และไทยพาณิชย์ เชิญมาใช้ห้องทำงานร่วมกันที่ตึกซีพีทาวเวอร์สีลม
พอได้รู้จักพูดคุยจนสนิทกันพบว่า เจ้าหน้าที่วางแผนการเงินแต่ละคนล้วนอยากรู้อนาคตกันทั้งนั้น เวลาคุยกันเรื่องนั่งทางใน เคาะไข่ต้ม หรือดูดวงเนี่ย เม้าเล่าประสบการณ์กันมันส์มาก
ในการวางแผนเพื่อใช้ตัดสินใจนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือต้องประมาณการยอดขายให้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงได้มากที่สุด ด้านการก่อสร้างก็ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้ด้านเทคนิด ใช่ว่าจะให้นักบัญชีการเงินมาทำ ฟีส projection ดุ่ยๆได้เลย แต่ขนาดใช้ผู้เชี่ยวชาญที่สุดมาช่วยกันแล้ว นึกไม่ถึงว่าโทรศัพท์มือถือจะเข้ามาแทรกชิงตลาดจนโทรศัพท์บ้านหรือตู้สาธารณะแทบจะสูญพันธุ์
ก่อนหน้าที่ผมจะมาดูโครงการโทรศัพท์ ได้ทำงานวิเคราะห์โครงการร้านอาหารหลากหลายประเภท ตั้งแต่ร้านริมถนนไปจนถึงระดับ high-end ที่รับเฉพาะสมาชิกที่นั่งรถเบนซ์เท่านั้นมาเข้าร้านได้ ตัวแปรที่สำคัญซึ่งจะชี้เป็นชี้ตายว่าจะทำโครงการสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับต้นทุนของสถานที่ ถ้าต้องซื้อทั้งที่ดินและก่อสร้างเองยิ่งทำกำไรยาก ด้านการขายก็ต้องดูว่าประเภทอาหารที่ขายนั้น ลูกค้ามาทานแล้วอีกนานไหมจะมาทานอีกครั้ง ถ้าทานพิซซาไปแล้ว อีกกี่เดือนจะเข้ามาสั่งอีก น่าเสียดายที่โครงการเหล่านี้ผมมีส่วนแค่ช่วงเริ่มต้น ไม่ได้ดูแลต่อเพราะมีการเปลี่ยนตัวผู้บริหารและผมถูกย้ายไปดูโครงการโทรศัพท์แทน
ในแง่ของการใช้ Excel เครื่องมือที่จะใช้ช่วยในการวางแผนหรือทำ Feasibility Study ถ้าเปิดตำราจะพบว่าอยู่ที่เมนู Data > What-if Analysis ซึ่งมีให้เลือกใช้อยู่ 3 อย่าง
- Goal Seek
- Data Table
- Scenarios
Goal Seek สามารถใช้กับตัวแปรที่เป็นตัวเลขและต้องทำเองทีละครั้ง ส่วน Data Table ก็รับตัวแปรได้แค่ 1-2 ตัว ถ้าไปใช้ Scenarios แม้จะรับตัวแปรได้เยอะขึ้นแต่วิธีใช้งานก็ยุ่งยากไม่คล่องตัวหากจะกำหนดค่าของตัวแปรใหม่
ถ้าอยากจะทำให้การวางแผนสามารถคิดเผื่อเหตุการณ์ที่อาจจะเป็นไปได้ ต้องพึ่งการออกแบบฐานข้อมูลของตัวแปรที่คิดไว้ จากนั้นแทนที่จะใช้ Data Table ส่งค่าไปทีละ 1-2 ตัว ก็ให้ใช้สูตร Choose VLookup Match Index ช่วยดึงแต่ละเคสไปคำนวณพร้อมกันรวดเดียว เมื่อนำไปใช้กับ Data Table แล้วก็จะทำได้โดยไม่จำกัดตัวแปรอีกต่อไป
พอสร้างแฟ้มที่ใช้คำนวณวางแผนโครงการหนึ่งๆซึ่งอาจจะมีความเป็นไปได้หลายสิบเคส เกิดต้องการจะวางแผนโครงการอื่นก็ให้ใช้คำสั่ง Data > Edit Links > Change Source ช่วยดึงข้อมูลที่เป็นตัวแปรมาใช้คำนวณ ช่วยทำให้สามารถใช้แฟ้มคำนวณแค่แฟ้มเดียวที่เสียเวลาลงแรงสร้างแทบแย่ นำไปใช้กับการวิเคราะห์โครงการอื่นได้โดยไม่ต้องสร้างแฟ้มคำนวณขึ้นมาใหม่อีก
วิธีการทั้งหมดนี้ผมเชื่อว่าจะช่วยนักธุรกิจหรือเจ้าของกิจการที่กำลังหาทางวางแผนเอาตัวรอดในภาวะเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอนเช่นทุกวันนี้ ซึ่งผมได้นำเสนอวิธีการใช้ Goal Seek และ Data Table ไว้ในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ไว้เรียบร้อยแล้ว เป็นเคล็ดวิชาที่ผมใช้ทำมาหากิน ไม่มีในตำราเล่มใด และไม่เคยพบว่ามีใครใช้งานได้แบบที่ผมใช้อยู่ (ส่วน Scenarios นั้น พอเจอวิธีการใหม่ที่ผมใช้จะล้าสมัยไปเลย)
ดูเนื้อหาหลักสูตรได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/online/download/tip.pdf
ราคาเรียนออนไลน์ก็ถูกแสนถูก เมื่อเทียบกับประโยชน์ที่จะได้รับ ขอแนะนำให้สมัครเรียนแพครวม 4 หลักสูตรในราคาเพียง 1,250 บาท จะเข้าเรียนเมื่อไหร่ที่ไหนก็ได้แล้วแต่สะดวก
เชิญไปสมัครได้ที่
https://www.excelexperttraining.com/online/courses/101-expert-tips-tricks-traps/
ปล
เคล็ดลับนี้ไม่ได้มีประโยชน์แค่กับการวางแผนเท่านั้น สามารถนำไปใช้กับงานด้านผลิต การขาย บริหารผลิตภัณฑ์ อื่นๆได้อีก
การสร้างรายงานตามรายสินค้า ตามรายสาขา รายเดือน รายปี จะเหลือแค่ตารางเดียว ชีทเดียว แฟ้มเดียว ไม่ต้องแยกชีทหรือแฟ้มตามรายวัน รายเดือน รายปีอีกต่อไป