เมื่อหัวหน้ามอบหมายงานให้ใช้ Excel คำนวณหาคำตอบที่ต้องการ อย่าเพิ่งรีบไปทำตามหัวหน้านะครับ … ทำไมน่ะเหรอ
เพราะหัวหน้าส่วนใหญ่ใช้ Excel ไม่ค่อยเป็น บางคนไม่เป็นเลย หรือสามารถใช้เป็นนิดๆหน่อยๆเท่านั้นแหละ ดังนั้นสิ่งที่หัวหน้าต้องการนั้นส่วนใหญ่ก็คือตัวเลขคำตอบที่คุณต้องทำออกมาให้ได้ ซึ่งคนเรามักยึดติดกับวิธีคิดคำนวณตามแบบที่ร่ำเรียนกันมาโดยใช้เครื่องคิดเลขว่า ต้องจับค่านั้นมาคูณกับค่านี้แล้วเอาไปบวกค่าโน้นได้ออกมาเป็นคำตอบ
คนที่คิดแบบ Excel ไม่เป็น แม้จะใช้ Excel ก็ยังใช้วิธีคิดหาทางนำ Excel คำนวณแบบเครื่องคิดเลขอยู่ดี โดยสร้างสูตรลงไปในเซลล์ =ค่านั้น*ค่านี้*ค่าโน้น ซึ่งแม้ว่าจะได้คำตอบได้ก็ตามแต่ถ้าค่าเปลี่ยนไปจากเดิมก็ต้องแก้สูตรใหม่ทุกครั้ง
ถ้าเป็นคนที่คิดแบบ Excel เป็นล่ะ จะกระจายค่าที่เป็นตัวแปรแยกลงไปในเซลล์แล้วลิงก์มาคำนวณ อีกหน่อยพอค่าเปลี่ยนไปก็แค่ไปกรอกค่าใหม่ทับลงไปในเซลล์รับตัวแปร สูตรที่สร้างไว้ก็จะหาคำตอบใหม่ให้ทันที ยิ่งกว่านั้นถ้าใช้ Data Table เป็นจะสามารถคำนวณหาคำตอบได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกรอกค่าใหม่ทับลงไปในเซลล์รับตัวแปรแม้แต่น้อย
แค่โจทย์ที่ว่าให้นำค่านั้นมาคูณกับค่านี้แล้วเอาไปบวกค่าโน้น ถ้ามีหลายกรณีมีตัวเลขที่ต้องเปลี่ยนไปตามรายเดือนรายปีอีกล่ะ สำหรับคนที่ใช้ Excel แบบเครื่องคิดเลขก็จะออกแบบตารางแยกไปตามรายเดือนรายปี หรือถึงกับแยกชีทแยกแฟ้มไปคำนวณแต่ละเดือนแต่ละปีเสียอีก พอวันหนึ่งหัวหน้าสั่งเปลี่ยนวิธีคำนวณก็ต้องเสียเวลาไปไล่แก้สูตรใหม่ให้ครบทุกตาราง ทุกชีท ทุกแฟ้ม
ถ้าคิดแบบ Excel เป็น แม้ว่าจะใช้ Data Table หรือไม่รู้จักสูตร SumIF หรือ SumProduct มาก่อน แค่สร้างตารางคำนวณไว้ในชีทเดียวแล้วใช้คำสั่งบนเมนู Data เพื่อ Filter หรือ SubTotal หรือใช้ Pivot Table ก็จะหาคำตอบที่ต้องการได้ในพริบตา แต่ถ้าแยกตารางกันก็หมดสิทธิ์ใช้คำสั่งบนเมนู
คราวนี้มาดูโจทย์ที่ยากขึ้นหน่อย หัวหน้ามอบหมายให้คำนวณหาเงินค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้กับลูกจ้างที่เข้าทำงานในแต่ละวันว่าต้องจ่ายเงินให้กับแต่ละคนเท่ากับเท่าไร (เนื้อหานี้ต่อเนื่องมาจาก วิธีประยุกต์ใช้สูตร Max Min จ่ายค่าแรง)
https://www.excelexperttraining.com/online/min-max-wage-payment/
ตามปกติหัวหน้ามักสั่งมาแค่นี้แหละ ไม่ได้ให้รายละเอียดอะไรมากกว่านี้
เริ่มต้นจากคิดสูตรคำนวณหาระยะเวลาที่ทำงานในกะ = Min ปลาย – Max ต้น สามารถใช้กับเงื่อนไขการทำงานได้ทุกกรณีตามนี้
- ทำงานตรงกับช่วงกะ
- ทำงานในช่วงกะ
- ทำงานคร่อมช่วงกะทั้งหมด
- ทำงานคร่อมช่วงเริ่มกะ
- ทำงานคร่อมช่วงท้ายกะ
- ทำงานก่อนเริ่มกะ
- ทำงานหลังช่วงกะ
แต่ถ้าพยายามใช้สูตรนี้ไปหาคำตอบด้วยสูตรลัดสูตรเดียวว่าต้องจ่ายค่าจ้างเท่าไร แม้จะหาคำตอบได้แต่สูตรนั้นต้องยากและยาวมาก และที่สำคัญจะไม่สามารถนำสูตรที่คิดขึ้นนั้นไปใช้ได้เมื่อมีตัวแปรเปลี่ยนไปจากเดิม
แทนที่จะคิดสูตรลัด ถ้าคิดแบบ Excel เป็นต้องออกแบบตารางคำนวณเป็นด้วย
ตารางคำนวณนี่แหละสำคัญกว่าสูตรลัดเสียอีก โปรดติดตามตอนต่อไป
หมายเหตุ
ตัวอย่างนี้เป็นบทเรียนในหลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพ