หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า
ก่อนโน้นใครที่มีข้อมูลคือผู้มีอำนาจ แต่ยุคนี้ข้อมูลมีมากมายมหาศาล ผู้ที่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นสร้างประโยชน์ได้เร็วกว่าต่างหากจึงจะเป็นผู้มีอำนาจเหนือกว่าคนอื่น
โปรแกรม Microsoft Excel ยอดเยี่ยมมากในเรื่องความยืดหยุ่น สามารถนำมาดัดแปลงประยุกต์ใช้กับงานคำนวณได้สารพัด อีกทั้งยังสามารถนำ Excel มาใช้จัดการฐานข้อมูลคล้ายกับที่ Access ทำได้เช่นกัน เมื่อผนวกจุดเด่นในเรื่องความยืดหยุ่น ความง่ายในการคำนวณ รวมกับความสามารถในการจัดการฐานข้อมูลเข้าด้วยกันแล้ว Excel จะช่วยให้คุณนำข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ประโยชน์ เพิ่มค่าเป็นเงินเป็นทองได้เต็มที่อย่างนึกไม่ถึงทีเดียว
รายงานที่สร้างขึ้นด้วย Excel ต้องมีความยืดหยุ่น สามารถสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารได้ทันที ไม่ใช่รายงานที่เป็นได้แค่หน้ากระดาษที่ตายตัวซึ่งพอหัวหน้าอยากได้คำตอบอะไรใหม่ก็ต้องรอลูกน้องทำมาให้ใหม่ หลักสูตรนี้จะชี้ทางเลือกใหม่ที่ง่ายกว่า รวดเร็วกว่า และยืดหยุ่นต่อความต้องการมากกว่าให้กับคุณ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ SME หรือธุรกิจขนาดใหญ่ ให้หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า
วัตถุประสงค์
- ทราบประเด็นสำคัญในการตัดสินใจเลือกใช้ Excel หรือโปรแกรมจัดเก็บข้อมูล หรือนำมาใช้งานต่อเนื่องกัน เพื่อให้เหมาะกับงาน เงื่อนไข และจังหวะเวลาทางธุรกิจ
- สามารถใช้ Excel ช่วยจัดการฐานข้อมูลในทุกขั้นตอน เริ่มตั้งแต่จัดเก็บ ค้นหา เปลี่ยนแปลง แก้ไข แยกแยะข้อมูล แล้วสร้างรายงานที่ยืดหยุ่นต่อความต้องการของผู้บริหาร
- สามารถลดความซับซ้อนของระบบข้อมูล ลดขั้นตอนการเรียนรู้ ลดจำนวนคนและขั้นตอนการสร้างงาน สามารถประหยัดเงินลงทุน ในขณะที่สามารถสร้างผลงานได้มากขึ้น เร็วขึ้น และง่ายขึ้นต่อการปรับตัวทางธุรกิจ
- ก่อนที่จะตัดสินใจใช้ Power BI หรือ Tableau ควรรู้จัก Excel ว่าสามารถทำอะไรที่ยืดหยุ่นกว่าได้บ้าง จะได้เลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะกับงานได้อย่างถูกต้อง
เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 2-3 วัน
- ข้อพิจารณา ข้อดีและข้อเสีย เพื่อเลือกใช้ Excel หรือโปรแกรมจัดเก็บข้อมูล หรือใช้งานต่อเนื่องกัน
- วิธีออกแบบฐานข้อมูลแบบ Flat vs Relational Database วิธีแบ่ง file และ link file แล้วใช้รหัสเชื่อมโยง
- วิธีสร้าง User Interface ช่วยในการบันทึกและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- การจัดเตรียมเซลล์สำหรับบันทึกค่าใหม่ในตำแหน่งเซลล์ที่ยอมเท่านั้น
- Data Validation เพื่อควบคุมการบันทึกข้อมูลแบบตำแหน่งคงที่หรือย้ายตำแหน่งที่ยอมให้บันทึกได้ตามเงื่อนไข
- Input Form เพื่อช่วยทำให้ใช้เมาส์คลิกเลือกข้อมูลได้สะดวกกว่าการพิมพ์เอง
- วิธีใช้สูตรค้นหาและจัดการฐานข้อมูล
- วิธีตรวจสอบแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง เช่น มีช่องว่างตามกำหนด จำนวนตัวอักษรตามกำหนด
- วิธีใช้สีแสดงตำแหน่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาโดยใช้ Conditional Formatting
- วิธีใช้สูตร IF, And, OR, Choose, Vlookup, Match, Index เพื่อดึงข้อมูล
- วิธีใช้สูตรเพื่อแยกข้อความหรือตัวอักษรออกมาใช้งาน
- วิธีใช้สูตร Dynamic Range เพื่อกำหนดขนาดตารางฐานข้อมูลเท่าที่จำเป็นต้องใช้งาน ช่วยทำให้สูตรคำนวณเร็วขึ้น
- วิธีใช้คำสั่งจากเมนู Data เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง แยกรวมประเภทรายการหรือข้อความ และ Consolidate
- Data Sort เรียงข้อมูลและข้อห้ามที่ต้องระวัง
- Data Filter เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลตามเงื่อนไขที่ซับซ้อนเกินกว่าที่คำสั่งบนเมนูจะทำได้
- Data Consolidate เพื่อรวมตัวเลขจากหลายตารางเข้าด้วยกัน
- Data Advanced Filter หรือ Remove Duplicate เพื่อแยกข้อมูลตามเงื่อนไขและสรุปรายการที่มีค่าแบบ Unique ไม่ซ้ำ
- Data Text to Columns และ Flash Fill เพื่อแยกแต่ละส่วนของข้อมูลออกจากกัน
- Data SubTotal เพื่อแบ่งกลุ่มรายการและแสดงรายละเอียดแต่ละรายการพร้อมยอดรวมแต่ละกลุ่ม ต่างจาก Pivot Table ซึ่งได้แค่ยอดรวมเท่านั้น
- วิธีใช้สูตรหายอดรวมและเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียระหว่างการใช้สูตรบวก สูตร SUM และ SubTotal
- วิธีปรับหน้ารายงานในชีทเดียวให้เปลี่ยนโครงสร้างได้ตามต้องการโดยอัตโนมัติ โดยใช้ SubTotal ร่วมกับ Custom View และ Outline
- วิธีใช้สูตร Sum Array และ SumProduct เพื่อหายอดรวมแยกตามประเภทรายการ แบบทั่วไปและแบบหลายเงื่อนไข
- วิธีดึงข้อมูลจากตารางที่มีโครงสร้างฐานข้อมูลขาดมาตรฐาน
- วิธีสร้าง Invoice แสดงรายการสินค้า โดยใช้สูตร Multiple Match เพื่อค้นหาและเรียกดูข้อมูลซ้ำ ซึ่งตามปกติ VLookup จะหาพบแค่รายการเดียว
- วิธีใช้ Pivot Table หรือใช้ Data Table ร่วมกับสูตร Array เพื่อเอาชนะข้อจำกัดของ Pivot Table
- วิธีนำรูปภาพมาแสดงประกอบรายการ
- วิธีใช้คำสั่ง HyperLink และสูตร HyperLink ช่วยนำไปสู่แต่ละส่วนในรายงานที่ต้องการโดยอัตโนมัติ
คุณสมบัติผู้เข้าอบรม
- เหมาะสำหรับผู้ซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล เช่น งานขายและการตลาด งานบุคคลและธุรการ งานบัญชีการเงิน งานผลิต งานบริหารทรัพย์สิน งานระบบข้อมูลสารสนเทศ หรือผู้ที่ใช้โปรแกรม Power BI หรือ Tableau
- คุ้นเคยกับการใช้เมาส์ แป้นพิมพ์ เข้าใจวิธีการใส่เครื่องหมาย $ เคยสร้างสูตร มาก่อน