หลักประการหนึ่งในการใช้ Excel ที่ดีก็คือ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขต้องเป็นตัวเลขไปตลอด อย่าทำให้ตัวเลขกลายเป็น Text เว้นแต่จะไม่นำไปคำนวณต่ออีก
ข้อผิดพลาดที่พบเห็นเสมอ ซึ่งทำให้ต้องใช้ Excel ยากขึ้น
1. ใส่เครื่องหมายฝนทองนำหน้าเลข 0 เช่น รหัส ‘001 หรือกำหนด Format ให้เป็น Text
2. บันทึกตัวเลข ผสมกับตัวอักษร เช่น 100 บาท
3. สร้างสูตรนำตัวเลขไปผสมกับค่าอื่นด้วยเครื่องหมาย & เช่น =A1&A2
4. ใช้สูตรที่คืนค่าเป็น Text เช่น Left Right Mid Text
5. แก้ error โดยใช้ “” เพื่อทำให้เป็นช่องว่างแทน
6. ลบข้อมูลทิ้งโดยเคาะช่องว่างลงไปแทนที่จะกดปุ่ม Delete
7. บันทึกวันที่แบบ Text เช่น Jan Feb Mar หรือสลับเดือนมาก่อนวัน เช่น 6/27/2021
สังเกตง่ายๆว่า ตัวเลขที่มีสถานะเป็น Text นั้นจะชิดซ้ายของเซลล์
ถ้าตัวเลขที่บันทึกหรือเป็นผลจากการคำนวณนั้น ยังต้องนำไปใช้ในการคำนวณต่อไปอีก ต้องยังคงชิดขวาของเซลล์
หากต้องการทำให้เห็นตัวอักษรแทรกตัวเลข ให้ใช้ Format ช่วย เช่น #,###0 “บาท” จะทำให้เลข 100 แสดงออกมาเป็น 100 บาท โดยตัวเลขยังคงเป็นตัวเลขเหมือนเดิม สามารถนำไปคำนวณต่อได้ทันที
หากต้องการแสดงชื่อเดือน ให้พิมพ์ 15/1/2021 แล้วใช้ Format mmm
การแนะนำวิธีการที่เหมาะสม ต้องดูไว้ด้วยว่าตัวเลขค่าที่ต้องการคำตอบไปใช้นั้นต้องนำไปใช้ต่อด้วยหรือไม่ ใช้ต่อในแบบเป็นคำตอบสุดท้ายหรือยังคงต้องในไปใช้คำนวณต่อไปอีก