ช่วงนี้เราใช้คอม มือถือ ไอแพด ติดต่อกันง่ายเหลือเกิน แน่นอนย่อมมีความต้องการอยากจะแชร์แฟ้ม Excel กันมากขึ้น จะได้ให้พนักงานช่วยกันกรอกข้อมูล งานจะได้เสร็จเร็วขึ้น ไม่ต้องมาที่ทำงานก็ได้ ต่างคนต่าง WFH
Excel ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้ใช้แฟ้มทีละคน ถ้าไม่เชื่อลองค้นหาเมนู Share Workbook ให้เจอก่อนว่าอยู่ที่ไหน
หาก Excel มีไว้ใช้แชร์กันก็น่าจะสร้างเมนูใหญ่ๆ มีคำว่า Share ตัวโตๆ จะได้เลือกใช้งานได้ง่าย ใครที่ใช้ Excel 2019/365 จะหาเมนูนี้ไม่เจอหรอก เพราะ Microsoft ลบเมนูทิ้งไปแล้ว (ตามภาพ)
ต่อให้ไม่ใช่ Excel แฟ้มจากแอ้ปทุกประเภทสามารถถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์ให้ใช้งานร่วมกัน หลายคนหวังว่าจะใช้ระบบคลาวด์เป็นเส้นทางการใช้งานร่วมกันแบบนี้ใช่ไหม
สมัยผมทำงานพัฒนาระบบงานที่ธนาคารโทยพาณิชย์ ตอนนั้นธนาคารเพิ่งเริ่มใช้เครื่อง ATM เป็นครั้งแรกในไทย ปรากฎว่ามีเคสการฝากถอนเงินระหว่างกรุงเทพกับเชียงใหม่ คุณพ่อนัดกับคุณลูกว่าจะส่งเงินไปให้ในวันนี้ พอคุณพ่อทำรายการฝากเงิน จังหวะเดียวกันนั้นคุณลูกก็กดปุ่มตู้ ATM ถอนเงินออกจากบัญชีของคุณพ่อพอดี
คุณพ่อตรวจสอบยอดเงินในบัญชีของตัวเอง พบว่ายอดคงเหลือเท่าเดิม จึงทำรายการฝากเข้าไปใหม่
ปัจจุบันเหตุการณ์แบบนี้ไม่เกิดปัญหาขึ้นอีกแล้ว ธนาคารได้ปรับปรุงระบบให้ข้อมูลจากเชียงใหม่ส่งรายการมาแสดงการถอนให้เห็นทันที ดังนั้นพอคุณลูกเสียบบัตร ATM ถอนเงิน ก็จะเห็นรายการถอนมาแสดงด้วย ไม่ได้เห็นแค่ยอดคงเหลือเช่นแต่ก่อน
แม้ว่าเรื่องฝากถอนเงินนี้ไม่ได้ทำผ่าน Excel แต่ลองคิดดูนะครับว่าการแชร์แฟ้มในระบบคลาวด์ที่ใช้คนดูแลกันเอง ตั้งแต่การเปิดแฟ้ม แก้ไข กรอกบันทึกข้อมูล แล้วสั่งจัดเก็บแฟ้มลงไปจะเสี่ยงมากแค่ไหน
จะมั่นใจได้ยังไงว่าพออีกคนเปิดแฟ้มขึ้นมาจะได้ข้อมูลล่าสุด ถ้าคนที่กรอกข้อมูลลงไปลืมจัดเก็บแฟ้ม หรือจัดเก็บแฟ้มหลังจากที่อีกคนเปิดแฟ้มขึ้นมา ข้อมูลก็จะไม่เหมือนกันไปแล้ว
ขอแนะนำให้หาโปรแกรมอื่นสร้างขึ้นเพื่อใช้บันทึกและแชร์ข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ต ทำเป็นเว็บให้ login แล้วบันทึกข้อมูล จะได้ตรวจสอบหาคนรับผิดชอบได้ด้วย จากนั้นให้ใช้ Excel สำหรับนำข้อมูลมาสร้างเป็นรายงานหรือวิเคราะห์ข้อมูล