Table ที่ควรใช้คู่กับ Pivot Table
ถ้ามีรายการเพิ่มในตารางฐานข้อมูล
- เมื่อสั่ง Refresh แล้ว Pivot Table จะหายอดใหม่รวมถึงรายการที่เพิ่มให้ทันที
- ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรที่อ้างอิงกับ Table ไว้ก็จะขยายพื้นที่ตามให้เอง
แต่ทราบไหมว่าเมื่อ Copy สูตรที่อ้างอิงไปใช้ จะได้ค่าแตกต่างกันไประหว่างการใช้เมาส์ลากเพื่อ Copy กับการใช้ Copy-Paste
สิ่งที่ต้องระวังเมื่อใช้ Table
- เมื่อสร้างสูตรอ้างอิงกับ Table จะได้ตำแหน่งอ้างอิงที่ยาว เนื่องจาก Excel ใช้ตำแหน่งอ้างอิงที่เป็น Table Name ตามข้อความบนหัวตาราง เช่น
=H3 จะกลายเป็น =Table2[@ACTUAL]
=SUM(H3:H27) จะกลายเป็น =SUM(Table2[ACTUAL]) - เมื่อ Convert to Normal Range จะส่งผลทำให้ชื่อที่อ้างอิงไว้ในสูตรหายไป กลายเป็นตำแหน่งอ้างอิงตามปกติ
- เมื่อสร้าง Table ใหม่ จะไม่ช่วยทำให้ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรเปลี่ยนกลับไปใช้ Table Name
ถ้าอยากจะใช้ Table ควรศึกษาการอ้างอิงในสูตรให้เข้าใจ
Overview of Excel tables
https://support.microsoft.com/en-us/office/overview-of-excel-tables-7ab0bb7d-3a9e-4b56-a3c9-6c94334e492c?WT.mc_id=M365-MVP-4000499
Using structured references with Excel tables
https://support.microsoft.com/en-us/office/using-structured-references-with-excel-tables-f5ed2452-2337-4f71-bed3-c8ae6d2b276e?WT.mc_id=M365-MVP-4000499
Use calculated columns in an Excel table
https://support.microsoft.com/en-us/office/use-calculated-columns-in-an-excel-table-873fbac6-7110-4300-8f6f-aafa2ea11ce8?WT.mc_id=M365-MVP-4000499
Everything You Need to Know About Excel Tables
https://www.howtoexcel.org/tutorials/everything-you-need-to-know-about-excel-tables/
ข้อดีข้อเสียของการใช้คำสั่ง Insert > Table
Table เป็นคำสั่งที่สร้างขึ้นมาเพื่อช่วยทำให้เมื่อมีการเพิ่มรายการข้อมูล ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรหรือใน Pivot Table จะขยายพื้นที่ตามให้โดยอัตโนมัติ และจะเกิดชื่อ Table Name พร้อมกับชื่อของแต่ละ column ในตาราง Table
เมื่อสร้างสูตรในแนวคู่ขนานกับตารางที่เป็น Table ก็จะได้ตำแหน่งอ้างอิงที่ใส่ชื่อ Table Name พร้อมกับชื่อของแต่ละหัวข้อมาใช้ในสูตร
แม้ Table จะมีประโยชน์แต่ก็มีหลายเรื่องที่ต้องระมัดระวังในการใช้งาน เช่น
- Table เหมาะกับตารางที่มีการเพิ่มรายการ แต่หากมีการลดจำนวนรายการลงจะไม่ปรับขนาดของ Table Name ลดขนาดตาม
- สูตรที่อ้างอิงถึง Table Name จะยาวขึ้นและมีวิธีการใช้งานที่ซับซ้อน ทำให้ต้องศึกษาวิธีการใช้สูตรแบบใหม่นี้ให้เข้าใจเป็นอย่างดีจึงจะไม่ผิดพลาด ต่างจากการใช้เครื่องหมาย $ ซึ่งเข้าใจได้ง่ายกว่า
- เมื่อมีการสั่ง Convert to Normal Range จะทำให้ชื่อ Table Name ที่ใช้ในสูตรกลายเป็นตำแหน่งอ้างอิงแบบปกติที่ใส่ $ เอาไว้
- หากก่อนหน้ามีการสร้างสูตรที่อ้างถึงพื้นที่ตารางไว้แบบ $ แล้วต่อมามีการสร้าง Table ขึ้นในภายหลัง Excel จะไม่ตามไปแก้ตำแหน่งอ้างอิงที่มีมาก่อนแล้วให้ใช้ Table Name ตาม ถ้าไม่ได้คอยระวังตรวจสอบสูตร อาจได้ค่าที่ลิงก์มาต่างไปจากเดิมโดยไม่รู้ตัว
- Table Name เป็นชื่อที่ใช้กับตารางตามแนวตั้ง ไม่สามารถเลือกให้ใช้ชื่อเฉพาะกับบางคอลัมภ์ และไม่เหมาะกับการอ้างอิงถึงข้อมูลตามแนวนอน
- ผู้ที่ไม่เคยรู้จักกับ Table มาก่อนจะไม่รู้ตัวเลยว่าต้องระมัดระวังอะไรบ้าง ดังนั้นจึงควรใช้กับแฟ้มที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้เองเท่านั้น
แนะนำวิธีการใช้ Table
หลักการใช้ Excel ที่ดี ควรสร้างสูตรที่ถูกต้อง 100% และมั่นใจว่าจะถูกต้องตลอดไปไม่ว่าใครจะเป็นผู้ใช้แฟ้มก็ตาม จึงขอแนะนไให้ใช้ประโยชน์ของ Table เพียงเพื่อทำให้การอ้างอิงต่างๆขยายตามจำนวนรายการข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเท่านั้น และหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อ Table Name โดยมีขั้นตอนที่ควรนำมาใช้ดังนี้
- ใช้คำสั่ง Excel Options > Formulas ตัดกาช่อง Use table names in formulas เพื่อเลิกใช้การอ้างอิงกับชื่อ Table Name
- ก่อนจะใช้ Table ให้ตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่ตารางเฉพาะส่วนที่ต้องการ
- เลือกใช้ Table กับตารางฐานข้อมูลที่จำนวนรายการเพิ่มขึ้น และใช้เมื่อจะเพิ่มรายการเท่านั้น
- เมื่อเพิ่มรายการเสร็จแล้ว ให้สั่ง Convert to normal range