Filter เป็นการกรองข้อมูลให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการเท่านั้นโดย Excel จะจัดการซ่อนบรรทัดของรายการอื่นให้เอง วิธีนี้ดีกว่าการสั่ง Sort เพราะไม่ทำให้โครงสร้างตารางเปลี่ยนไปจากเดิม แต่ต้องเสียเวลามาคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการกรองใหม่เป็นครั้งๆไป
แทนที่จะต้องเสียเวลาคลิกเข้าไปเลือกข้อมูลรายการที่ต้องการกรองใหม่ แนะนำให้เพิ่ม column ใหม่เพื่อใช้สูตร And หรือ OR ตรวจสอบรายการแต่ละบรรทัดว่าเป็นข้อมูลรายการที่ต้องการหรือไม่ จากนั้นให้เลือกกรอง column ใหม่นี้เพียง column เดียวตามข้อมูลที่คืนค่าออกมาเป็น True จะสะดวกต่อการใช้งานยิ่งขึ้น
หากต้องการคำนวณจากยอดที่เหลือจากการกรอง แนะนำให้ใช้สูตร =SubTotal(109,NumberRange) คู่กับการกรอง เพราะสูตรนี้จะแสดงยอดรวมของตัวเลขเฉพาะที่เห็น (Visible Cells Only) เท่าที่เหลือจากการกรองให้อีกด้วย และแทนที่จะใช้เลข 109 ยังมีเลขอื่นตั้งแต่เลข 101 - 111ซึ่งทำให้สูตร SubTotal นี้หายอดประเภทอื่นๆได้อีก เช่น
- เลข 101 จะทำหน้าที่เป็นสูตร Average
- เลข 102 จะทำหน้าที่เป็นสูตร Count
- เลข 103 จะทำหน้าที่เป็นสูตร CountA
นอกจากนี้หากสั่ง Copy ตารางข้อมูลที่เหลือจากการกรอง จะได้เฉพาะพื้นที่เท่าที่เห็นออกไป Paste เท่านั้น โดยไม่ติดพื้นที่ row ที่ถูกซ่อนตามไปด้วย
แม้การใช้คำสั่ง Data > Sort และ Data > Filter สามารถช่วยค้นหาข้อมูลที่ต้องการมาแสดงได้ง่าย ถ้าใช้คำสั่ง Sort ย่อมส่งผลทำให้ลำดับรายการของข้อมูลเดิมเปลี่ยนไป ต่างจากการสั่ง Filter ซึ่งไม่กระทบกับลำดับข้อมูลที่เก็บไว้แต่อย่างใด ดังนั้นการใช้ Filter จึงเหมาะกว่าการสั่ง Sort แต่โปรดสังเกตว่าผลจากการใช้คำสั่งดังกล่าวจะแสดงข้อมูลที่ต้องการค้นหาให้เห็นในบริเวณพื้นที่ของตารางเดิมเท่านั้น หากต้องการนำข้อมูลที่ต้องการค้นหาไปแสดงที่อื่น จำเป็นต้องอาศัยสูตร VLookup หรือใช้คำสั่ง Advanced Filter
