Data > SubTotal ใช้กับตารางฐานข้อมูลซึ่งจัดเรียงข้อมูลแยกตามกลุ่มที่ต้องการไว้ก่อนแล้วและต้องเป็นตารางซึ่งไม่มีสูตรใดๆสร้างไว้ เมื่อใช้คำสั่งนี้จะเกิดสูตร SubTotal หายอดรวมแยกตามกลุ่มให้ทันที พร้อมกับสร้าง Outline เพื่อใช้คลิกเลือกแสดงรายละเอียดทีละขั้นตามต้องการให้อีก และเมื่อนำมาใช้งานร่วมกับ Custom Views จะเป็นเครื่องมือใช้ช่วยงานฐานข้อมูลได้อย่างไม่น่าเชื่อ
เริ่มจากจัดเรียงข้อมูลเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลที่ต้องการหายอดรวม แยกเฉพาะแต่ละกลุ่มก่อน โดยสั่ง Data > Sort จากนั้นคลิกลงในตารางข้อมูลเซลล์ใดก็ได้ แล้วสั่ง Data > Subtotal
- ช่อง At each change in: ให้เลือกชื่อ Header ที่ต้องการหาผลรวมตามกลุ่มของ Header นั้นๆ
- ช่อง Use function: ให้เลือก Sum
- ช่อง Add subtotal to: ให้เลือกชื่อ Header ของ Field ที่ต้องการหายอดรวม
- กดปุ่ม OK จะพบว่า มี Row ใหม่แทรกขึ้นเองและมีสูตร Subtotal คำนวณยอดให้ทันที
หากต้องการสร้าง Subtotal ระดับรองซ้อน Subtotal ระดับแรก ให้สั่ง Data > Subtotal ซ้ำอีกครั้งแล้วเปลี่ยน Header ใหม่ในช่อง At each change in: แล้วให้ตัดกาเครื่องหมายถูกในช่อง Replace current subtotals ออก แล้วกด OK
เมื่อกดปุ่มเครื่องหมายลบหรือปุ่มหมายเลขระดับชั้นของ Outline ด้านบนซ้าย รายการข้อมูลจะหุบ และปุ่ม Outline จะกลายเป็นเครื่องหมายบวกแทน หากต้องการ Copy เฉพาะ Visible Cells ให้เลือกพื้นที่ตารางแล้วกด F5 > Special > เลือก Visible cells only จากนั้นสั่ง Copy ไป Paste จะได้เฉพาะพื้นที่ที่เหลือจากการกดปุ่ม Outline เท่านั้น
ข้อดีของการใช้คำสั่งนี้ นอกจาก Excel จะสร้างสูตร SubTotal ให้เองแล้ว หากต้องการสั่งย้อนกลับไปเป็นตารางฐานข้อมูลตามแบบเดิม ให้กดปุ่ม Remove All
หมายเหตุ หากต้องการสร้าง Outline ขึ้นมาใช้เอง ให้เลือกเซลล์ที่ต่อเนื่องกันแล้วใช้คำสั่ง Data > Group
Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1OAqFj2WeKZWxZU4oNtqwgVdd6OcmGRKJ/view?usp=sharing
