แทนที่จะต้องเสียเวลาย้อนกลับมาตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกไว้ Excel ได้จัดเตรียมเครื่องมือพิเศษไว้หลายอย่างสำหรับช่วยในการบันทึกข้อมูลให้ถูกต้องตามต้องการและป้องกันการเกิดข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลให้น้อยที่สุด เช่น Data Validation, AutoComplete, Pick from List, Custom List, และ Form
Data Validation
Data Validation เป็นเครื่องมือช่วยตรวจสอบข้อมูลในระหว่างการกดปุ่ม Enter หรือระหว่างการคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการว่าเป็นข้อมูลถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่ (แต่ไม่ได้ช่วยตรวจสอบข้อมูลเก่าที่บันทึกไว้อยู่แล้ว) เช่น เมื่อคลิกเซลล์ D3 ในภาพต่อไปนี้จะมีรายการของชื่อเดือนแสดงขึ้นมาข้างใต้ให้คลิกเลือกได้สะดวกโดยไม่ต้องพิมพ์เอง
เริ่มจากเลือกเซลล์หรือตารางข้อมูลที่ต้องการบันทึกข้อมูลแล้วสั่ง Data > Data Validation แล้วเลือก Allow แบบ List แล้วคลิกลงไปในช่อง Source แล้วกดปุ่ม F3 เพื่อนำชื่อ Range Name ชื่อ MonthList นำข้อมูลมาแสดงเป็นรายการให้คลิกเลือก (ซึ่งการใช้ Range Name ลิงค์ข้อมูลมาแสดงในช่อง Source จะช่วยลิงค์ข้อมูลข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มมาใช้ได้)
ในช่อง Allow นอกจากการใช้งานแบบ List ยังมีตัวเลือกอื่นๆเพื่อใช้ตรวจสอบข้อมูลที่จะบันทึกลงไปได้อีกหลายอย่าง เช่น
- Whole Number ใช้ควบคุมค่าที่บันทึกเฉพาะเลขจำนวนเต็ม
- Decimal ใช้ควบคุมค่าที่บันทึกเฉพาะเลขจำนวนทศนิยม
- Date ใช้ควบคุมค่าที่บันทึกเฉพาะวันที่ ในโครงสร้าง วัน/เดือน/ปีค.ศ.
- Time ใช้ควบคุมค่าที่บันทึกเฉพาะเวลา ในโครงสร้าง ชั่วโมง:นาที:วินาที
- Text length ใช้ควบคุมค่าที่บันทึกเมื่อมีจำนวนตัวอักษรยาวตามที่กำหนด
- Custom ใช้รับสูตรเพื่อควบคุมการบันทึกข้อมูล ถ้าสูตรนั้นคืนค่าเป็น True จะทำให้สามารถบันทึกค่าลงไปได้ เช่น
- =And(IsNumber(cell),Int(cell)=cell,Len(cell)=4) จะรับค่าเฉพาะตัวเลขที่เป็นเลขจำนวนเต็ม 4 หลักเท่านั้น
- =CountIF(DataRange,cell)=1 จะรับค่าที่ไม่ซ้ำเท่านั้น
