Excel จะไร้ค่าหากปราศจากข้อมูลที่บันทึกไว้ แต่ข้อมูลที่บันทึกไว้ไม่ถูกต้องก็ทำให้ Excel ไร้ค่าได้เช่นกัน การเริ่มต้นบันทึกข้อมูลอย่างถูกวิธีและถูกต้องจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง เนื้อหาในส่วนนี้จึงขอแนะนำประเด็นต่างๆซึ่งเกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลลงไปในตาราง
จะใช้เซลล์ใดเป็นเซลล์แรก
แทนที่จะใช้เซลล์ A1 เป็นเซลล์แรก ขอแนะนำให้เว้น Row 1 และ Column A ให้ว่างไว้ โดยให้ใช้เซลล์ B2 เป็นเซลล์แรก ลองดูภาพตารางต่อไปนี้
ตามภาพตารางด้านขวา ประโยชน์ของการใช้เซลล์ B2 เป็นเซลล์แรก จะช่วยทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าขอบด้านบนและขอบด้านซ้ายของตารางถูกตีเส้นกรอบไว้แล้ว และยังดูไม่อึดอัด สามารถปรับความสูงความกว้างของ Row 1 และ Column A ให้มีระยะห่างจากขอบตารางได้ตามใจชอบ ทั้งนี้พื้นที่ส่วนที่เว้นว่างไว้มิได้ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นแต่อย่างใด
นอกจากนี้ในกรณีที่มีตารางอื่นวางไว้ด้านล่าง ให้ใช้ Column A เพื่อเลื่อนหน้าจอไปแสดงตารางถัดไปด้านล่างได้อย่างรวดเร็ว โดยเริ่มจากขยับหน้าจอไปแสดงตารางด้านล่างให้เห็นได้ชัดไว้ก่อน แล้วพิมพ์ข้อความใดๆไว้ที่เซลล์ที่อยู่ด้านล่างสุดของจอ ซึ่งในภาพนี้คือเซลล์ A36 จากนั้นเมื่อต้องการเลื่อนจอไปแสดงตารางด้านล่าง ให้คลิกไปที่เซลล์ A1 หรือเซลล์ใดใน Column A แล้วกดปุ่ม End ตามด้วยลูกศรชี้ลง จะพบว่า Cursor วิ่งไปเลือกเซลล์ A36 ทำให้เลื่อนตารางถัดไปด้านล่างมาแสดงให้เห็นด้านบนของจอ
ตัวเลขชิดขวา ตัวอักษรชิดซ้าย
หากต้องการใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้ม Excel ได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบแก้ไขหรือใช้สูตรยุ่งยากซับซ้อนเพื่อค้นหาข้อมูล พึงระลึกไว้ว่า ข้อมูลที่พิมพ์ลงไปต้องมีสถานะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ตามลักษณะของค่าที่เห็นด้วยสายตาด้วย เช่น ตัวเลขที่เห็นในเซลล์ว่าเป็นเลข 001 ก็ต้องมีสถานะเป็นเลขด้วย กล่าวคือมีค่าเป็นเลข 1 ไม่ใช่ ‘001 ที่มีเครื่องหมายฝนทองนำหน้า ซึ่งทำให้มีสถานะเป็นตัวอักษร
พื้นที่ตารางที่ใช้ในการบันทึกพิมพ์ค่าใดๆลงไป อย่ากำหนด Format ให้ข้อมูลชิดซ้ายหรือชิดขวา โดยปล่อยให้ข้อมูลที่พิมพ์ลงไปแสดงสถานะของตัวเองให้เห็นทันทีเมื่อกดปุ่ม Enter เพราะ Excel จะเลื่อนข้อมูลที่พิมพ์ลงไปให้ชิดซ้ายหรือขวาตามสถานะของค่าที่แท้จริงให้เอง นั่นคือตัวเลขชิดขวา ตัวอักษรชิดซ้าย
สูตรประเภทฐานข้อมูล เช่น VLookup และ Match จะใช้สถานะของข้อมูลในการค้นหาค่าที่ต้องการ โดยจะค้นหาข้อมูลพบต่อเมื่อใช้ข้อมูลที่มีสถานะเป็นเลขค้นหาพบจากตารางที่เก็บตัวเลข และจะใช้ข้อมูลที่มีสถานะเป็นตัวอักษรค้นหาพบจากตารางที่เก็บตัวอักษร ดังนั้น ถ้าใช้ ‘001 ค้นหาจากตารางที่เก็บตัวเลข 001 ย่อมไม่มีทางคืนค่าได้ถูกต้อง
ในกรณีที่ต้องการแสดงเลข 1 ที่พิมพ์ลงไปให้มีเลข 0 นำหน้ากลายเป็น 001 วิธีที่ถูกต้อง ให้กำหนด Format เป็น 000 แต่ผู้ที่ใช้ Excel อย่างไม่ระวังอาจพิมพ์ ‘001 ลงไปอีกก็ได้ ดังนั้นแทนที่จะกำหนดรหัสใดๆให้มีเลข 0 นำหน้า ขอแนะนำให้พิมพ์ตัวอักษรตัวใดๆก็ได้นำหน้าตัวเลขแทน เช่น a001 จะทำให้หมดปัญหาเพราะ a001 ย่อมมีสถานะเป็นตัวอักษรชัดเจน
ปรับระบบ Excel ให้เหมาะกับการบันทึกข้อมูล
ตามระบบที่ Excel เตรียมไว้ให้เมื่อพิมพ์ค่าใดๆลงไปในเซลล์แล้วกดปุ่ม Enter จะพบว่า Excel จะเลื่อน Cursor ลงไปยังเซลล์ถัดไปด้านล่างที่ติดกัน เป็นระบบที่เหมาะกับการบันทึกข้อมูลจากตารางตามแนวตั้ง แต่ระบบนี้ไม่เหมาะกับการบันทึกข้อมูลรายการประจำวัน ซึ่งควรเลื่อนไปยังเซลล์ถัดไปด้านขวาต่างหาก เพราะรายการที่เกิดขึ้นพร้อมกันย่อมอยู่ในบรรทัดเดียวกัน (เช่นบันทึกวันที่ขายสินค้า ชื่อลูกค้า และยอดเงิน ต้องอยู่ในรายการเดียวกัน) และระบบนี้ยังไม่เหมาะกับการสร้างสูตร เพราะเมื่อพิมพ์สูตรลงไปแล้วกดปุ่ม Enter ต้องเสียเวลาคลิกย้อนกลับมาที่เซลล์สูตรอีกเสมอหากต้องการย้อนกลับมาแก้ไขเพิ่มเติมสูตรให้ถูกต้อง
ดังนั้นเพื่อควบคุมให้เมื่อกดปุ่ม Enter แล้ว Cursor ยังคงอยู่ที่ตำแหน่งเซลล์เดิม หรือถ้าต้องการบันทึกค่าแล้วต้องการให้เลื่อนไปยังเซลล์ด้านใด เพียงแค่กดปุ่มลูกศรชี้ไปตามทิศนั้นๆ ขอแนะนำให้ปรับระบบ Excel ใหม่โดยสั่ง File > Options > Advanced > ตัดกาช่อง After pressing Enter, move selection
นอกจากนี้ควรตัดกาช่อง Allow editing directly in cells ทิ้งไปด้วยเพื่อทำให้ใช้ Formula Bar ในการแก้ไขข้อมูลหรือสูตรในเซลล์แทนการแก้ไขในเซลล์โดยตรง เนื่องจาก Formula Bar จะแสดงขนาดตัวหนังสือให้เห็นชัดเจนกว่าการแก้ไขในเซลล์โดยตรง
วิธีบันทึกข้อมูลตามตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ
ผู้ใช้ Excel ที่ชอบการเลื่อน Cursor ลงเมื่อกดปุ่ม Enter มักรู้สึกอึดอัดเมื่อเปลี่ยนระบบให้ Cursor ยังคงอยู่ที่ตำแหน่งเดิม บางคนถึงกับยกเหตุผลต่างๆนานามาโต้กลับมาว่าระบบเดิมที่ Excel เตรียมมาให้นั้นดีอยู่แล้ว ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้ Excel ที่ทำกันจนชินติดเป็นนิสัย แต่ถ้าทราบเพิ่มว่า แม้จะเปลี่ยนระบบให้กดปุ่ม Enter แล้ว Cursor อยู่ที่เซลล์เดิมไปแล้วก็ตาม เมื่อกดปุ่ม Enter ก็ยังมีวิธีทำให้ Cursor เลื่อนไปยังเซลล์ตำแหน่งต่างๆได้เองอีก และเมื่อทราบวิธีนี้แล้วจะพบว่า สาเหตุของความอึดอัด ไม่ได้เกิดจากระบบของ Excel หรอก แต่เกิดจากตัวผู้ใช้เองต่างหากที่ขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีบันทึกข้อมูล
ให้เริ่มจากเลือกพื้นที่ตารางทั้งหมดก่อน พอพิมพ์ข้อมูลแล้วกดปุ่ม Enter จะพบว่า Cursor เลื่อนลงมาตามแนวตั้งทีละเซลล์จนถึงเซลล์สุดท้ายในแนว Column นั้นแล้วกระโดดไปเริ่มต้นบันทึกในบรรทัดแรกของ Column ถัดไป หรืออีกนัยหนึ่งจะบันทึกตามแนวตั้งก่อนแนวนอน เพื่อแสดงให้เห็นชัดโปรดดูจากทิศทางของลูกศรในภาพต่อไปนี้
ถ้าต้องการบันทึกตามแนวนอนก่อนแนวตั้ง พอพิมพ์ข้อมูลเสร็จให้กดปุ่ม Tab แทนปุ่ม Enter จะเลื่อน Cursor ไปยังเซลล์ด้านขวาทีละเซลล์จนสุดตารางแล้วกระโดดลงมาบันทึกต่อใน Row ถัดไป ดังรูปต่อไปนี้ ซึ่งเป็นวิธีเหมาะกับการบันทึกข้อมูลประจำวันเพราะในรายการหนึ่งๆย่อมต้องอยู่ใน Row เดียวกัน
ถ้าเลือกพื้นที่ตารางไว้ตามแนวนอนหรือแนวตั้งโดดๆแบบ Single Row หรือ Single Column ไม่ว่าจะกดปุ่ม Enter หรือปุ่ม Tab จะทำให้ Cursor เลื่อนไปยังเซลล์ถัดไปที่ติดกัน
หากต้องการบันทึกข้อมูลลงไปในเซลล์ที่กระจายกันซึ่งไม่ได้อยู่ในพื้นที่ตารางติดกัน ให้เริ่มจากเลือกเซลล์ที่สองซึ่งต้องการบันทึกข้อมูลลงไปไว้ก่อนแล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกเซลล์ตำแหน่งถัดไปที่ต้องการไปจนครบแล้วจึงย้อนกลับมาคลิกเลือกเซลล์แรกเป็นตำแหน่งเซลล์สุดท้าย จากนั้นเริ่มพิมพ์ข้อมูลแล้วกดปุ่ม Enter จะพบว่า Excel ไล่พิมพ์ข้อมูลลงไปในเซลล์ตามตำแหน่งและลำดับที่ให้ตามต้องการ ดังรูปต่อไปนี้
หากต้องการบันทึกข้อมูลลงไปในเซลล์ตามลำดับตัวเลขที่เห็น ให้เริ่มจากคลิกเลือกเซลล์ B7 จากนั้นกดปุ่ม Ctrl แล้วคลิกเลือกเซลล์ D2, D7, B2 แล้วเริ่มบันทึกข้อมูลโดยกดปุ่ม Enter ไปเรื่อยๆ Excel จะบันทึกข้อมูลลงไปในเซลล์ B2 > B7 > D2 > D7
ส่วนวิธีเลือกพื้นที่ตารางข้อมูลที่ต้องการบันทึก ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาใช้เมาส์คลิกเลือก โดยให้เริ่มจากตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่ตารางข้อมูลไว้ก่อน เมื่อต้องการเลือกพื้นที่นั้นๆให้คลิกเลือกชื่อ Range Name ที่ต้องการจากช่อง Name Box หรือกดปุ่ม F5 เพื่อเปิดหน้าจอแสดงชื่อทั้งหมดที่ตั้งไว้ให้เลือก
