ขนาดของแฟ้มขึ้นกับประเภทของข้อมูล โดยเรียงลำดับขนาดแฟ้มจากเล็กไปใหญ่ได้ตามนี้
- แฟ้มที่เก็บข้อมูลเป็น Number เช่น 1, 111, 123
- แฟ้มที่เก็บข้อมูลเป็น Text เช่น a, aaa, abc
- แฟ้มที่เก็บข้อมูลเป็นสูตรที่คืนค่าเป็น Number เช่น =1, =111, =123
- แฟ้มที่เก็บข้อมูลเป็นสูตรที่คืนค่าเป็น Text เช่น =”a”, =”aaa”, =”abc”
ที่แปลกก็คือ ขนาดของแฟ้ม ไม่ขึ้นกับความยาวของค่าในเซลล์ เช่น ถ้าเซลล์มีค่าที่บันทึกไว้เป็น 1 หรือเพิ่มความยาวตัวเลขเป็น 111 หรือ 123 ก็จะมีขนาดแฟ้มเท่ากันกับ 1 ตัวเดียว หรือถ้าสร้างเป็นสูตร =1 หรือเพิ่มความยาวตัวเลขเป็น =111 หรือ =123 จะมีขนาดแฟ้มเท่ากันกับ =1
ดังนั้นถ้าต้องการลดขนาดแฟ้มให้เล็กที่สุด แทนที่จะพิมพ์เลข 1 แล้วสร้างสูตรบวกเลขต่อกันไปทีละเซลล์ให้กลายเป็นลำดับตัวเลข 1, 2, 3, 4, 5 ก็ควรพิมพ์เลขลงไปในเซลล์โดยตรงแทนการสร้างสูตร และสูตรใดๆที่คำนวณเสร็จเรียบร้อยไปแล้วและไม่มีการเปลี่ยนแปลงคำตอบต่างจากเดิมอีกแล้ว เราก็ควร Copy แล้ว Paste Special ให้กลายเป็น Value จะทำให้แฟ้มเล็กลงไปมากทีเดียว
ส่วนเซลล์สูตรที่เกิด Error ขึ้นก็ควรใช้สูตร IF ปรับ Error ให้เปลี่ยนเป็นค่าอื่นแทน ดังนี้
- ในกรณีที่ A1 คืนค่าเป็น Number ให้ใช้ =IF( IsError(A1), 0, A1)
- ในกรณีที่ A1 คืนค่าเป็น Text ให้ใช้ =IF( IsError(A1), “คำเตือนใดๆก็ได้”, A1)
ซึ่งตัวผมเอง นิยมใช้สูตร =IF( IsError(A1), 0, A1) ทั้งในกรณีที่เดิมคืนค่าเป็น Number หรือ Text ก็ตาม เพราะสามารถใช้ Format ปรับการแสดงเลข 0 ให้แสดงเป็นค่าอื่นหรือแม้แต่ทำให้ดูเหมือนกลายเป็นเซลล์ว่างได้ต่อไป
