แฟ้มที่สร้างเสร็จพร้อมใช้งาน ต้องมีระบบแยกแยะตำแหน่งตารางที่เปิดให้รับค่าใหม่ได้พร้อมทั้งหาทางป้องกันตารางที่ไม่ต้องการให้ใครเข้าไปแก้ไข โดยต้องพิจารณาจากพื้นที่ตารางแต่ละส่วน กล่าวคือ
- ตาราง Input เป็นพื้นที่ส่วนที่เปิดให้ผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ค่าใหม่ลงไปได้ โดยมีขั้นตอนในการจัดเตรียมพื้นที่ดังนี้
- คลิกเลือกพื้นที่ตารางส่วนที่เป็น Input (หากมีหลายพื้นที่ไม่ติดต่อกัน ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ก่อนแล้วคลิกเลือกพื้นที่แต่ละส่วน แล้วอาจกำหนดสี Font ให้แตกต่างจากส่วนอื่น ซึ่งผมเองชอบใช้สีชมพูเพื่อบอกผู้ใช้ว่าเป็นเซลล์ Input) จากนั้น
- คลิกขวา สั่ง Format Cells > Protection > แล้วตัดกาช่อง Locked ทิ้งไป
- สั่ง Review > Protect Sheet (Excel 2003 ใช้คำสั่ง Tools > Protection > Protect Sheet)
- หลังจากที่ Protect Sheet เสร็จ เมื่อพิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไปในเซลล์ที่เป็น Input แล้ว ให้กดปุ่ม Tab ซึ่งจะพบว่า Excel จะกระโดดไปเลือกเซลล์ Input ต่อไปให้เอง
- ตาราง Calculate และตาราง Output เป็นพื้นที่ซึ่งมีเซลล์ส่วนใหญ่เป็นสูตรซึ่งเมื่อสร้างเสร็จแล้ว ควรป้องกันไม่ให้ใครเข้าไปดูสูตร แก้ไขสูตร หรือลบสูตรทิ้งได้อีก โดยมีขั้นตอนในการจัดเตรียมพื้นที่ดังนี้ (ถ้าชีทถูก Protect อยู่ต้อง Unprotect Sheet ก่อน)
- คลิกเลือกพื้นที่ตารางส่วนที่เป็นตาราง Calculate และตาราง Output จากนั้น
- คลิกขวา สั่ง Format Cells > Protection > แล้วกาช่อง Hidden เพื่อซ่อนการแสดงสูตรที่จะเห็นบน Formula Bar และยังป้องกันไม่ให้ Copy สูตรออกไปได้ด้วย โดยจะ Copy เฉพาะค่าผลลัพธ์ออกไปได้เท่านั้น (ห้ามตัดกาช่อง Locked ทิ้งอย่างเด็ดขาด) และต้องทำขั้นตอนต่อไปก่อนด้วยจึงจะเห็นผล
- สั่ง Review > Protect Sheet (Excel 2003 ใช้คำสั่ง Tools > Protection > Protect Sheet)
