เนื่องจากความง่ายในการบันทึกข้อมูลลงไปในตาราง โปรแกรม Microsoft Excel จึงไม่ได้เป็นเพียงโปรแกรมซึ่งมีตารางสำหรับเอามาใช้คำนวณเท่านั้น แต่ Excel กลายเป็นโปรแกรมที่นำมาใช้กับงานได้หลากหลายประเภท ไม่จำกัดเฉพาะงานบัญชีการเงิน อีกทั้งยังนำ Excel ไปใช้บันทึกข้อมูลต่างๆนานา ซึ่งความสะดวกในการบันทึกนี่เอง กลับทำให้ข้อมูลถูกบันทึกไว้อย่างตามใจ แล้วนำมาใช้งานได้ไม่เต็มที่ บางกรณีถึงกับนำมาใช้งานไม่ได้ ใช้ไปใช้มาสักพักถึงกับจำเป็นต้องเสียแรงเสียเวลาเริ่มต้นบันทึกข้อมูลกันใหม่ ผู้ใช้ Excel จึงควรรู้จักวิธีคิด วิธีออกแบบตารางเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง
ต้นเหตุของปัญหาเกิดจากผู้ใช้ Excel รู้จัก Excel เพียงผิวเผิน ไม่รู้ว่ามีคำสั่งบนเมนูหรือมีสูตรคำนวณอะไรบ้างเพื่อนำใช้ในการหายอดรวมคำตอบเรื่องที่ต้องการ สูตรที่รู้จักกันดีมีเพียงสูตรบวกลบคูณหารกันธรรมดา ผู้ใช้ Excel จึงมักออกแบบตารางแยกเก็บตัวเลขแต่ละเรื่องที่ต้องการไว้ในตารางตามแนวนอนหรือแนวตั้งโดยเฉพาะ แล้วเมื่อใดที่ต้องการหาตัวเลขยอดรวม จะได้บวกเลขรวมกันตามแนวนอนหรือแนวตั้งนั้น วิธีนี้แม้จะทำให้เห็นข้อมูลเรื่องนั้นๆได้ชัดเจน แต่กลับทำให้ตารางมีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ต้องคอยเพิ่มตารางตามแถวนอนหรือแถวตั้งขึ้นใหม่อยู่ตลอดเวลา ถ้าเพิ่มแถวต่อท้ายตารางก็ไม่ค่อยยุ่งยากนัก แต่ถ้าต้องแทรกแถวเข้าไปในตารางเดิม จะทำให้กระทบกับโครงสร้างตารางเดิมทั้งหมด ถึงกับต้องสร้างสูตรกันใหม่ทั้งตารางทีเดียว
สมมติว่า คุณต้องการใช้ Excel เก็บบันทึกข้อมูลการฝากถอนเงินฝากธนาคาร ซึ่งฝากเงินไว้กับธนาคาร 3 แห่ง จะออกแบบตารางเก็บข้อมูลอย่างไรดี
หรือแบบนี้
