ในบรรดาคำสั่งทั้งหมดของ Excel นั้น Pivot Table จัดว่าเป็นคำสั่งที่ทำให้ผู้พบเห็นโดยเฉพาะผู้บริหารพากันตื่นเต้น อยากกระตุ้นให้พนักงานของตนใช้ Pivot Table ให้เป็นกันทุกคน เพราะในชั่วเวลาเพียงไม่กี่อึดใจก็สามารถสร้างตารางเปรียบเทียบข้อมูลเพื่อแสดงคำตอบที่ต้องการโดยไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรยากๆยาวๆแม้แต่น้อย ด้วยเหตุนี้เอง Pivot Table จึงถูกพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อยๆ กลายเป็นจุดขายที่ทำให้ผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Excel ต้องหาซื้อโปรแกรม Excel รุ่นใหม่ที่มี Pivot Table รุ่นล่าสุดมาใช้กัน
ด้วยความง่ายแสนง่ายในการใช้ Pivot Table หาคำตอบมาให้นี่เอง ทำให้ผู้ใช้ Excel ละเลยที่จะใช้สูตร กลายเป็นข้ออ้างว่าไม่ต้องเรียนรู้สูตรที่ต้องสร้างขึ้นมาเองหรือหาทางใช้เครื่องมืออื่นที่อาจจะให้คำตอบที่ถูกต้องแม่นยำกว่า บางคนใช้ Pivot Table สร้างตารางขนาดมหึมาเพียงเพื่อหาคำตอบเพียงค่าเดียว Pivot Table จึงกลับกลายเป็นเครื่องมือที่เสมือนกับการขี่ช้างจับตั๊กแตน ดังนั้นก่อนที่จะรู้จักวิธีใช้ Pivot Table มีประเด็นที่ควรคำนึง ดังนี้
- Pivot Table ไม่ใช่เครื่องมือที่มีไว้ใช้หาคำตอบจากการคำนวณ แต่ Pivot Table เป็นเครื่องมือช่วยสร้างตารางเพื่อนำข้อมูลมาสรุปเป็นตัวเลขเปรียบเทียบเพื่อทราบถึงแนวโน้ม ความมากน้อย หรือจัดลำดับตามความสำคัญให้เห็นเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ
- Pivot Table ไม่สามารถสรุปข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น แสดงรายชื่อลูกค้า หรือรายชื่อสินค้า โดยข้อมูลที่เป็นตัวอักษรจะถูกเลือกใช้เป็นหัวตาราง (Row Label หรือ Column Label) ของ Pivot Table ได้เท่านั้น
- ในการสร้าง Pivot Table ไม่ควรนำข้อมูลที่เกิดจากสูตรการคำนวณมาใช้สร้าง เพราะสูตรจะทำให้เสียเวลาในการดึงข้อมูลมาแสดง แต่ควรใช้ข้อมูลดิบซึ่งปราศจากสูตรคำนวณมาสรุปด้วย Pivot Table (หากเป็นข้อมูลที่ได้จากการคำนวณควรนำไปใช้กับคำสั่ง Data Table จะเหมาะสมกว่า)
- โจทย์ยากๆ เช่น ให้คำนวณหายอดรวมสูงสุดของสินค้า 3 รายการแรกที่มีลูกค้าเป็นผู้ชาย ซึ่งคำตอบของโจทย์ประเภทนี้แม้จะใช้สูตรหาคำตอบได้ก็ตามแต่ไม่ใช่เรื่องที่จะคิดสูตรกันได้ง่ายๆ จึงจำเป็นต้องใช้ Pivot Table
- ผลของ Pivot Table เป็นตารางที่ไม่ได้อยู่ในแบบโครงสร้างฐานข้อมูลที่ดี จึงไม่เหมาะที่จะนำค่าจากตาราง Pivot Table ไปใช้ต่อในการอ้างอิง หากต้องการนำข้อมูลจากตาราง Pivot Table ไปใช้ในการอ้างอิงต่อ สามารถทำได้หลายวิธีดังนี้
- Copy ตารางไป Paste แบบ Value เพื่อนำข้อมูลทั้งตารางที่เป็นผลลัพธ์ไปใช้ แต่วิธีนี้ต้องทำใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
- พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = แล้วคลิกลงไปในเซลล์ตัวเลขคำตอบในตาราง Pivot Table จะได้สูตร =GetPivotData สร้างขึ้นให้เองทันที ซึ่งสูตรนี้จะทำหน้าที่คงตัวเลขคำตอบไว้ตามเดิมเสมอไม่ว่าจะมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างตาราง Pivot Table ให้ต่างไปจากเดิมก็ตาม
- ให้ดับเบิลคลิกลงไปในเซลล์ผลลัพธ์ตัวเลขใดๆในตาราง จะพบว่า Excel สร้างชีทใหม่ที่เป็นตารางฐานข้อมูลซึ่งเกี่ยวข้องและเป็นที่มาของตัวเลขนั้นๆ จากนั้นจึงนำตารางใหม่นี้ไปใช้งานกับสูตรด้านฐานข้อมูลต่อไป
- ก่อนจะนำข้อมูลไปใช้สร้าง Pivot Table ต้องตรวจสอบและแก้ไขปรับปรุงข้อมูลดังนี้
- หากไม่จำเป็นแล้ว ไม่ควรนำข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณไปใช้ในการสร้าง Pivot Table เพราะจะทำให้ Excel ทำงานช้าลง ให้ตรวจสอบว่าเซลล์ใดมีสูตรโดยกดปุ่ม F5 > Special > กาช่อง Formulas
- ต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่เห็นว่าเป็นตัวเลขมีสถานะที่เป็นตัวเลขจริง และข้อมูลที่เห็นว่าเป็นตัวอักษรมีสถานะเป็นตัวอักษรจริง โดยการทดลองยกเลิกการกำหนด Format ทั้งหมดเพื่อทำให้เห็นค่าที่แท้จริง
- ข้อมูลที่เป็นวันที่ ต้องบันทึกไว้ในรูปแบบของวันเดือนปีและเวลาที่ Excel รู้จัก เช่น บันทึกข้อมูลไว้เป็นวันเดือนปี 14/2/2012 หรือเวลา 12:30:45 เพื่อช่วยให้สามารถใช้คำสั่งใน Pivot Table จัด Group เพื่อสรุปเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือตามช่วงระยะที่ต้องการได้ทันที
- ตารางข้อมูลที่จะนำมาใช้สร้าง Pivot Table ต้องอยู่ในแบบโครงสร้างฐานข้อมูลที่ดี
- ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ห้ามเว้นเซลล์ใดเว้นว่างไว้ โดยต้องบันทึกเลข 0 ไว้แทน เพื่อช่วยให้ Pivot Table นำตัวเลขไปหายอดรวมตามสูตร Sum (ถ้ามีเซลล์ตัวเลขเว้นว่างไว้ Pivot Table จะหาคำตอบแบบนับให้เสมอ) โดยกดปุ่ม F5 > Special > กาช่อง Blanks เพื่อสั่งให้ Excel เลือกเซลล์ที่เป็นช่องว่าง จากนั้นพิมพ์เลข 0 แล้วกดปุ่ม Ctrl+Enter พร้อมกันเพื่อบันทึกเลข 0 ลงไปในเซลล์ว่างที่เลือกไว้
- ควรตั้งชื่อ Range Name ให้กับตารางฐานข้อมูลเพื่อความสะดวกในการอ้างอิงกับ Pivot Table เมื่อมีการปรับขนาดตารางต่างไปจากเดิม โดยชื่อที่ตั้งนี้ต้องกำหนดให้ครอบคลุมถึงพื้นที่เซลล์ส่วนที่เป็นหัวตารางร่วมกับรายการข้อมูลทั้งหมด
- ควรกำหนดรายการที่ต้องการให้เรียงลำดับแบบพิเศษไว้ใน Custom List เพื่อช่วยให้ Pivot Table สร้างตารางที่มีหัวตารางเรียงลำดับแบบพิเศษนี้ให้ด้วย
- ตาราง Pivot Table ที่สร้างขึ้นควรนำมาใช้งานเพียงครั้งเดียว และสร้างขึ้นในชีทอื่นหรือแฟ้มที่แยกต่างหากจากเรื่องอื่น และไม่ควรนำตาราง Pivot Table มาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะอาจหลงลืมว่าตัวเองได้เคยปรับเปลี่ยนแก้ไขอะไรไปแล้วบ้าง
- หากจำเป็นต้องสร้าง Pivot Table ขึ้นอีกโดยใช้ฐานข้อมูลเดิมซ้ำกับ Pivot Table ที่มีอยู่แล้ว ต้องสั่ง Refresh ก่อนเสมอ เพราะในความเป็นจริงแล้ว Pivot Table จะสร้าง pivot cache ขึ้นมาก่อนจากนั้นจึงนำข้อมูลจาก cache ไปสร้างเป็น Pivot Table อีกทีหนึ่ง โดยไม่ได้ใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลต้นตออีกแต่อย่างใด (ต่างจาก Excel 2003 ซึ่งผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้เองว่าจะสร้าง cache ตัวใหม่หรือใช้ตัวเดิม)
- แทนที่จะสั่ง Refresh ตาราง Pivot Table เพียงตารางหนึ่งตารางเดียว ควรใช้คำสั่ง Refresh All เพื่อปรับค่าในทุกตาราง จะได้หมดปัญหาว่าเป็นตารางที่ใช้ cache แยกกันหรือไม่
ผู้ใช้ Pivot Table ควรเป็นผู้สร้าง Pivot Table นั้นขึ้นมาเองเพื่อเข้าใจที่ไปที่มาตั้งแต่แรกว่าสร้างขึ้นมาจากฐานข้อมูลใดและมีเงื่อนไขที่กำหนดไว้เป็นพิเศษอย่างไรบ้าง โดยฝึกหัดสร้างตาราง Pivot Table จากฐานข้อมูลขนาดเล็กๆที่ตนทราบผลลัพธ์ที่ถูกต้อง จะได้เกิดความมั่นใจในผลลัพธ์เหล่านั้น
