ตั้งแต่ไมโครซอฟท์ปรับปรุงกราฟให้มีสีสันสวยงามมากขึ้น อีกทั้งยังใช้ Pivot Table ช่วยในการสร้างกราฟได้ทันใจ ทำให้เรื่อง Dashboards กลายเป็นที่สนใจอย่างมาก ซึ่งการปรับปรุงนี้น่าจะเกิดขึ้นเพราะต้องปรับตัวให้สามารถแข่งขันกับโปรแกรมประเภท Business Intelligence (BI) ที่สามารถนำข้อมูลมาแสดงเป็นภาพได้นั่นเอง
ก่อนอื่นบทความนี้ไม่ได้มีเจตนาที่จะบอกให้เลิกใช้ Dashboards ที่สร้างจาก Pivot Table เพราะเครื่องมือนี้มีประโยน์อย่างยิ่ง เพียงแต่อยากให้เลือกใช้ให้ถูกกับงานและเมื่อทราบจุดอ่อนแล้วจะได้หาทางแก้ไขหรือหลีกเลี่ยงอย่าไปทำให้เกิดจุดอ่อนขึ้นมา
Pivot Table คือ จุดอ่อนหลัก
เนื่องจากกราฟที่สร้างขึ้นจากการใช้คำสั่ง Pivot Chart เกิดขึ้นร่วมกับ Pivot Table โดยนำยอดรวมที่คำนวณได้ไปใช้สร้างกราฟ ดังนั้นหากในขณะที่กำลังนำเสนอรายงานให้ผู้บริหารอยู่นั้น ต้องการสร้างกราฟหน้าตาใหม่ ก็จำเป็นต้องสร้าง Pivot Table ขึ้นมาใหม่ หรือย้อนกลับไปแก้ไข Pivot Table ตัวเดิมที่ใช้อยู่
ถ้าข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างกราฟ เป็นข้อมูลเดิมซึ่งผ่านขั้นตอนการปรับโครงสร้างให้พร้อมต่อการสร้าง Pivot Table ก็แล้วไป แต่ถ้าผู้บริหารต้องการนำข้อมูลจากหน้ารายงานมาใช้ โดยที่หน้าตาตารางของข้อมูลไม่สามารถนำมาสร้างเป็น Pivot Table ได้ทันทีหรือไม่สามารถนำมาใช้สร้าง Pivot Table ได้เลยย่อมไม่ดีแน่
Refresh หรือ Refresh All
เมื่อข้อมูลในฐานข้อมูลมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง ต้องสั่ง Refresh ตารางที่เรียกว่า Pivot Cache ก่อน Pivot Table และ Pivot Chart จึงจะคำนวณตามข้อมูลใหม่ ซึ่งในบางครั้ง Excel ไม่ได้สร้าง Pivot Table จาก cache ตัวเดียวกัน จึงจำเป็นต้องสั่ง Refresh All จึงจะกระตุ้นให้ cache ทุกตารางคำนวณหาค่าใหม่ให้ ซึ่งวิธีการที่ปลอดภัยจึงควรสั่ง Refresh All แทนการ Refresh เสมอ
อย่างไรก็ตามเมื่อสั่ง Refresh All หรือแม้แต่ Refresh จะทำให้กราฟที่มาจาก cache ร่วมกันปรับการแสดงผลไปด้วยกันทั้งหมด ทำให้หมดโอกาสที่จะแสดงภาพกราฟเดิมตามข้อมูลเก่ายกมาเปรียบเทียบกับภาพกราฟของข้อมูลใหม่ ซึ่งแก้ได้โดยสร้าง Pivot Table ซึ่งมาจาก cache คนละตัวกันแล้วเลือก Refresh แต่ละตาราง แต่มิใช่ว่าทุกคนจะทราบวิธีนี้ หรือหากทำไว้แล้วอาจจะลืมว่าสร้าง Pivot Chart จาก cache คนละตัวกันแล้วลืม Refresh ให้ครบก่อน
Slicer คือเครื่องมือที่ดีกว่า Filter แต่ยังไม่ดีที่สุด
เคยใช้ Filter แล้วลืมไปว่าได้กรองอะไรค้างไว้ไหม กว่าจะคลิกเลือกรายการเรื่องอะไรได้ครบตามต้องการก็ต้องเพ่งมองลงไปในช่องเล็กๆที่มีขนาดพอดีกับความกว้างของเซลล์ ต่อมาจึงเกิดเครื่องมือใหม่ที่เรียกว่า Slicer ที่ผู้ใช้งานสามารถปรับขนาดให้ใหญ่หรือเล็กได้ สามารถใช้นิ้วจิ้มเลือกรายการได้ด้วยหากคุณใช้หน้าจอแบบสัมผัสได้
แต่อย่างไรก็ตาม หากสินค้ามีนับร้อยนับพันชนิด ตัว Slicer ก็ยังคงแสดงชื่อสินค้าทั้งหมดให้เห็นก่อนแล้วปล่อยให้ผู้ใช้งานทำหน้าที่คลิกเลือกเฉพาะรายการที่อยากแสดงซึ่งเสียเวลาอย่างมาก
รายการหาย กับ รายการที่มียอดเท่ากับ 0
Pivot Table เป็นเครื่องมือที่จะแสดงยอดรวมเฉพาะรายการที่มาจากตารางฐานข้อมูลมีชื่อรายการแสดงอยู่เท่านั้น ถ้ามีชื่อรายการอยู่แต่มียอดเท่ากับ 0 ตัวรายงานของ Pivot Table ก็จะแสดงยอดเท่ากับ 0 ตามไปด้วย แต่ถ้าในตารางฐานข้อมูลไม่มีชื่อรายการนั้น Pivot Table ก็จะไม่แสดงชื่อรายการที่หายไปให้เห็นแม้แต่น้อย ถ้ามีรายการนับร้อยนับพันแล้วชื่อรายการบางตัวหายไป ย่อมยากจะสังเกตุเห็น
พอสร้าง Pivot Chart ที่ทำงานร่วมกับ Slicer ก็จะพบว่า เมื่อตัดรายการที่แสดงใน Slicer ออกไปก็จะส่งผลทำให้ตาราง Pivot Table และ Pivot Chart เลิกแสดงยอดรวมของรายการที่ถูกตัดทิ้งตามไปด้วย ข้อดีคือช่วยทำให้ลดจำนวนรายการที่ไม่ต้องการแสดงลง ทำให้เห็นเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้เด่นชัดมากขึ้น แต่อย่างไรก็ตามผู้ใช้ Dashboard ไม่สามารถเลือกให้ Pivot Table แสดงรายการต่างไปจาก Pivot Chart
อนาคตอาจหมดจุดอ่อนก็ได้
หวังว่าจุดอ่อนเหล่านี้จะหมดไปใน Excel รุ่นใหม่ แต่บางเรื่องเกิดจากการสร้างให้เป็นแบบนั้น จึงหวังว่าบทความนี้จะช่วยทำให้ใช้เครื่องมือเหล่านี้ด้วยความเข้าใจ ใช้อย่างระมัดระวัง
อดีตของ Dashboard
คำว่า Dashboard นี้ เดิมทีเป็นชื่อที่ฝรั่งใช้เรียกแผ่นไม้หรือแผ่นหนังที่ตั้งไว้ด้านหน้าของรถลากที่ใช้ม้า เพื่อกันดินที่จะสะบัดขึ้นมาเลอะ
ปัจจุบัน Dashboard หมายถึง จอด้านหน้าคนขับรถหรือด้านหน้าของนักบิน ดังนั้นอย่านำเรื่องอะไรที่ไม่จำเป็นมาแสดงบน Dashboard จนลายตาไปหมดล่ะครับ
