สมมติว่าต้องการพิมพ์ชื่อเดือนลงไปในเซลล์ ซึ่งที่ผ่านมาเคยพิมพ์ผิดซ้ำแล้วซ้ำอีก จึงต้องการสั่งให้ Excel แสดงคำเตือนขึ้นมาเมื่อพิมพ์ชื่อเดือนผิด
- ตั้งชื่อ Range Name ให้กับเซลล์ที่เก็บชื่อเดือนในเซลล์ B2:B7 ให้มีชื่อว่า Choice
- เลือกเซลล์ D2 ที่เป็นเซลล์ซึ่งต้องการพิมพ์ชื่อเดือนที่ต้องการแล้วสั่ง Data > Data Validation
- ในช่อง Allow คลิกเลือก List (ในช่อง Allow นี้เองที่เราสามารถเลือกประเภทของข้อมูลที่ยอมรับได้อีกหลายอย่างตามแต่จะกำหนด หรือเลือก Allow แบบ Custom เพื่อใช้สูตรตรวจสอบการบันทึกค่า)
- ให้คลิกลงไปในช่อง Source แล้วกดปุ่ม F3 เพื่อเปิดรายชื่อ Range Name ที่มีอยู่ขึ้นมา
- ให้เลื่อนหาชื่อ Choice เพื่อเลือกแล้วกดปุ่ม OK 2 ครั้ง
- จะพบว่าเซลล์ D2 มีปุ่มลูกศรแสดงขึ้นมาทางขอบด้านขวา และเมื่อคลิกปุ่มลูกศรนี้ก็จะมีรายชื่อเดือนแสดงให้คลิกเลือกก็ได้ หรือหากทดลองพิมพ์ชื่อเดือนลงไปในเซลล์ D2 เอง ถ้าเราพิมพ์ชื่อเดือนผิด พอกดปุ่ม Enter เพื่อรับชื่อเดือนลงไป จะมีคำเตือนแสดงขึ้นมาให้เห็นว่า The value you entered is not valid.
