ก่อนที่จะใช้ Power BI ... รู้จัก Data Consolidate ไหมเอ่ย

"ช่วยแนะนำวิธีเอาตารางจากแฟ้มนั้นแฟ้มนี้มาไว้ในชีทเดียวกันด้วยครับ"

ตั้งแต่ Power BI กับ Power Query เป็นหัวข้อยอดฮิตกันเนี่ย เรื่องเอาตารางมาต่อกัน (append) เป็นคำถามที่เห็นบ่อยมาก ที่ต้องการทำแบบนี้เข้าใจว่า พอได้ตารางที่นำตารางทั้งหมดมาแล้วก็คิดกันว่า เพื่อจะได้จัดการหายอดรวมโดยใช้ Pivot Table หรือจะใช้สูตร SumIF ต่อได้ทันที

แต่ใช่ว่าตารางจะมาต่อกันได้เสมอไป เพราะแต่ละตารางต้องมีโครงสร้างที่ตรงกันโดยเฉพาะชื่อบนหัวตาราง เช่น ถ้าชีทหนึ่งหัวตารางแสดงชื่อเดือนไว้ครบ 12 เดือน ชีทอื่นก็ต้องมีหัวตารางครบ 12 เดือนเหมือนกัน

ถ้าหัวตารางไม่เหมือนกัน ก็อาจจะมีทางทำได้ก็ได้ แต่ต้องเพิ่มวิธีการพิเศษเข้าไปอีก ... มั้ง ที่แน่ๆก็คือถ้าไม่ได้ใช้คนคอยตรวจสอบเอง ก็ต้องหาเครื่องมืออัตโนมัติที่คอยตรวจสอบหัวตารางก่อนทุกครั้งที่จะเอามาต่อกันว่าต้องตรงกัน

แทนที่จะต้องหาทางเอาตารางมาต่อกันเพื่อจะได้หายอดรวม ขอแนะนำ Data Consolidate ซึ่งเป็นคำสั่งที่ไม่เคยเห็นใครพูดถึงกันนักเลย

Data Consolidate จะช่วยนำตัวเลขจากหลายๆตารางมารวมกันให้ ไม่ว่าตารางนั้นจะอยู่ที่ไหน จะอยู่ในชีทเดียวกัน ต่างชีท หรือต่างแฟ้มกันก็ทำได้

📌 ที่พิเศษมากๆซึ่งหลายคนคิดไม่ถึงก็คือ คำสั่งนี้ไม่ได้ทำงานแค่นำตัวเลขจากหัวตารางที่มีชื่อเหมือนกันมารวมกันให้เท่านั้น แต่ถ้าหัวตารางไม่ตรงกันก็จะแยกยอดออกมาให้เห็นด้วย

📌 ที่พิเศษมากๆๆๆๆๆๆไปกว่านั้นอีกก็คือ ไม่ใช่แค่หายอดรวมมาให้เท่านั้น แต่ยังสร้างสูตรลิงก์จากตารางนั้นๆมาให้ด้วย ... หมายความว่าอะไร

🤩 ถ้าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต สูตรลิงก์ที่คำสั่งนี้ทำให้ก็จะหายอดใหม่มารวมกันให้ทันที ทำแค่ครั้งเดียวสามารถนำไปใช้ได้ตลอด โดย Excel จะสร้างปุ่ม Grouping แสดงเพิ่มที่ขอบด้านซ้ายของชีทให้คลิกเพื่อซ่อนหรือแสดง row ของสูตรให้อัตโนมัติ

⛱  ขั้นตอนการใช้งาน

1. ให้เริ่มจากเปิดชีทใหม่ขึ้นมาก่อน แล้วสั่ง Data > Consolidate
2. จากนั้นคลิกเลือกพื้นที่ตารางข้อมูลชุดแรกให้แสดงในช่อง Reference แล้วกดปุ่ม Add
3. เลือกพื้นที่จากตารางอื่นมา Add ซ้ำจนกว่าจะครบทุกตารางที่ต้องการ (โดยจะเลือกจากตารางที่อยู่ต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันก็ได้)

อย่าลืมกาช่อง Use labels in พร้อมกับกาช่อง Create links to source data ให้ครบเพื่อจะได้สูตรลิงค์ค่าจากตารางต้นทางมาใช้ด้วย

วิธีการนี้ผมสอนในหลักสูตร "คิดจะใช้ Power BI … หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลก่อนดีกว่า" ซึ่งยังมีลูกเล่นที่นึกไม่ถึงอื่นๆอีก

ช่วงนี้จนถึง 30 เมษายน ลดราคาเรียนออนไลน์ 40% ทุกหลักสูตร ประเภท 1 ปีหรือตลอดชีพอยู่ครับ หรือจะเลือกสมัครแบบแพครวมซึ่งลดมากกว่า 50% และได้เป็นสมาชิกตลอดชีพ

เชิญสมัครเรียนได้ที่
https://www.excelexperttraining.com/online/courses-price/