การตั้งชื่อและใช้ชื่อเป็นหัวใจสำคัญของการนำตำแหน่งอ้างอิงไปใช้ซ้ำ เนื่องจากหากปราศจากการตั้งชื่อที่ดีขึ้นมาใช้แทนตำแหน่งอ้างอิงของเซลล์แล้ว สูตรสั้นๆที่ดูไม่มีพิษภัยอะไร จะกลับกลายเป็นปัญหาอย่างมาก ยิ่งใน Excel 2007 เป็นต้นมามีพื้นที่ตารางกว่าหมื่น Column และล้านกว่า Row จะทำให้ สูตร =JAN2009 ซึ่งเป็นสูตรที่นำค่ามาจากเซลล์ใน Column JAN ตัดกับ Row 2009 สามารถดูผาดๆและถูกตีความว่าเป็นค่าของเดือน Jan ปีค.ศ.2009 แทนก็เป็นได้
หากสังเกตขนาดของตัวอักษรแต่ละตัวในคำแต่ละคำที่ปรากฏในตาราง Excel จะพบว่า ชื่อใดๆก็ตามที่เป็นชื่อมาตรฐานของโปรแกรม Excel ซึ่งเราไม่สามารถเข้าไปแก้ไขเปลี่ยนแปลงให้เป็นชื่ออื่น ได้ถูกจัดให้ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด (เว้นชื่อคำสั่งบน Ribbon หรือเมนู) เช่น ชื่อตำแหน่ง Column A B C D จนถึง XFD (Excel 2003 มี Column สุดท้ายชื่อ IV) และสูตรสำเร็จรูปของ Excel ทุกสูตร เช่นสูตร SUM, MAX, MIN, VLOOKUP ล้วนใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด ดังนั้นแทนที่จะพร้อมใจกันตั้งชื่อแล้วใช้ชื่อที่เป็นตัวใหญ่ทั้งหมดตามแบบของชื่อของ Excel เราควรกำหนดหลักการตั้งชื่อและใช้ชื่อที่สื่อความหมายได้ดีขึ้นกว่าเดิม ดังนี้
- หากแฟ้มใดจะถูกใช้ซ้ำ ขอให้ตั้งใจตั้งชื่อให้ดี เพื่อทำให้ไม่ว่าผู้ที่นำแฟ้มงานไปใช้ซ้ำนั้นจะเป็นตัวคุณซึ่งเป็นผู้สร้างแฟ้มนั้นเองหรือจะเป็นเพื่อนที่เพิ่งเปิดใช้แฟ้มนั้นเป็นครั้งแรกก็ตาม จะได้สามารถเปิดแฟ้มดูแล้วสามารถไล่ที่ไปที่มาของสูตรในเซลล์ได้ทันที แต่ถ้าแฟ้มใดถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานง่ายๆเพียงครั้งเดียวแล้วทิ้ง ไม่ต้องนำกลับมาใช้อีก ก็ไม่จำเป็นต้องตั้งชื่อให้ดีก็ได้
- ชื่อใดที่คุณตั้งขึ้นมาไม่ว่าจะเป็นชื่อชีท ชื่อแฟ้ม ชื่อโฟลเดอร์ ชื่อตำแหน่งเซลล์ (Range Name) ชื่อสูตร (Formula Name) หรือชื่อที่ตั้งให้กับค่าคงที่ (Constant Name) ให้ตั้งชื่อโดยใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมกับตัวเล็กเสมอ
- เมื่อใดที่ต้องการสร้างสูตรหรืออ้างถึงชื่อใดๆก็ตาม ให้ใช้ตัวอักษรตัวเล็กทั้งหมดเท่านั้น เพราะเมื่อพิมพ์ลงไปในเซลล์แล้วกดปุ่ม Enter จะเกิดข้อสังเกตในตัวอักษรของแต่ละชื่อขึ้นมาทันทีกล่าวคือ
- ตัวอักษรที่กลายเป็นตัวใหญ่ทั้งหมด แสดงว่าเป็นชื่อเฉพาะของ Excel
- ตัวอักษรที่กลายเป็นตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก แสดงว่าเป็นชื่อที่คุณตั้งไว้
- ตัวอักษรที่ยังคงเป็นตัวเล็กทั้งหมด แสดงว่าสะกดชื่อผิด ดังนั้น Excel จึงไม่ยอมรับชื่อนั้น ทำให้ขนาดตัวอักษรไม่เปลี่ยนแปลงตาม
- ชื่อที่ตั้งขึ้นควรใช้ตัวอักษรตั้งแต่ 4 ตัวขึ้นไปเพื่อมิให้ซ้ำกับชื่อของ Column แต่ถ้าจำเป็นต้องตั้งชื่อที่มีตัวอักษร 2-3 ตัวก็ทำได้ เพราะการตั้งชื่อที่ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กจะช่วยในการแยกแยะให้เห็นได้ชัดอยู่แล้วว่า Jan2009 มิได้มีความหมายเดียวกับ JAN2009 ที่เป็นเซลล์ใน Column JAN ตัดกับ Row 2009 (ถ้าต้องการตั้งชื่อที่เป็นตัวอักษรตัวเดียว ขอให้หลีกเลี่ยงตัว C และ R เพราะซ้ำกับตัวย่อของ Row และ Column)
- Excel จะไม่ยอมรับชื่อ Range Name ที่มีการเว้นวรรค โดยหากสั่งให้ Excel ใช้ข้อความในเซลล์ตามขอบตารางมาเป็นชื่อโดยอัตโนมัติ จะถูกแก้ไขเครื่องหมายวรรคเป็นเครื่องหมายขีดล่าง _ (Underscore) ให้เอง และ Excel จะไม่ยอมรับชื่อ Range Name ที่เป็นตัวเลขล้วนหรือเป็นตัวเลขนำหน้าตัวอักษร
- แม้จะไม่มีข้อห้ามในการตั้งชื่อเป็นภาษาไทย แต่ก็แนะนำให้ตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษจะเหมาะสมกว่า เพราะหากใช้ Excel version ภาษาอังกฤษ เปิดแฟ้มที่มีการใช้ชื่อภาษาไทย จะอ่านชื่อภาษาไทยไม่ออก
- ในการตั้งชื่อชีท ห้ามตั้งชื่อว่า History เนื่องจากเป็นชื่อที่ Excel สำรองไว้ใช้ภายใน
- ในการตั้งชื่อ Range Name ห้ามตั้งชื่อว่า Criteria หรือ Extract เพราะชื่อ Criteria นี้จะถูกลบทิ้งหรือเปลี่ยนแปลงตำแหน่ง Extract จากเดิมได้เองทันทีที่ใช้คำสั่ง Advanced Filter
- หากต้องการได้รับความสะดวกจากคำสั่ง Data Form ให้ตั้งชื่อตารางฐานข้อมูลว่า Database เพื่อทำให้ Excel ดึงข้อมูลมาใช้ใน Data Form ได้เองโดยที่คุณไม่ต้องเลือกตารางฐานข้อมูลนั้นไว้ก่อน
- โปรดเข้าใจเพิ่มเติมว่า ในการเขียนชื่อสูตรและชื่อต่างๆที่ใช้ในการอบรมตลอดจนข้อมูลบนเว็บ www.ExcelExpertTraining.com นั้น ใช้วิธีเขียนชื่อโดยใช้อักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กเสมอ เพื่อช่วยในการอ่านให้สามารถแยกแต่ละส่วนของคำได้ง่ายขึ้น เช่น VLookup, SumIF, SumProduct เป็นต้น ซึ่งเมื่อใดที่ต้องการนำชื่อไปใช้ ให้พิมพ์ตัวเล็กตลอดตามหลักการข้างต้น
ใน Excel 2003 มีระบบการตั้งชื่อ Range Name, Formula Name, และ Constant Name ที่ไม่ซับซ้อนนัก เพียงสั่ง Insert > Name > Define ก็สามารถ Add ตั้งชื่อหลายๆชื่อได้โดยใช้คำสั่งนี้เพียงครั้งเดียว ส่วนใน Excel 2007 ขึ้นไปมีคำสั่งในการตั้งชื่อให้เลือกได้ 2 วิธี คือ
- หากต้องการตั้งชื่อเดียว ให้สั่ง Formulas > Define Name
- หากต้องการตั้งชื่อหลายชื่อและสามารถย้อนกลับมาแก้ไขหรือตั้งชื่ออื่นใหม่อีกได้ในทันที ให้สั่งผ่าน Formulas > Name Manager
- กดปุ่ม New เพื่อตั้งชื่อใหม่ หรือ
- กดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไขตำแหน่งอ้างอิงในชื่อ หรือ
- กดปุ่ม Delete เพื่อลบชื่อทิ้ง
นอกจากนั้น Excel 2007 เป็นต้นมา ได้ปรับปรุงระบบการตั้งชื่อให้สนองตอบต่อการใช้งานในระดับ File Level หรือ Sheet Level ได้สะดวกกว่าแต่ก่อนมาก กล่าวคือ
- การตั้งชื่อเพื่อใช้ในระดับ File Level เป็นระบบมาตรฐานที่ Excel เลือก Scope เป็น Workbook ไว้ให้ตั้งแต่ต้น เพื่อทำให้ชื่อที่ตั้งขึ้นในระดับนี้สามารถนำไปใช้ร่วมกันได้ทุกชีท
- การตั้งชื่อเพื่อใช้ในระดับ Sheet Level โดยคลิกเปลี่ยน Scope เป็นชื่อชีทที่ต้องการ ทำให้ชื่อที่ตั้งขึ้นในระดับชีทเป็นชื่อที่ใช้ในชีทนั้นและเป็นอิสระจากชีทอื่น ส่งผลให้สามารถตั้งชื่อซ้ำกันได้ในแฟ้มเดียวกัน (น่าสังเกตว่าเราสามารถกำหนด Scope ให้อยู่ต่างชีทกับชีทที่ Refers to ก็ยังได้แต่ไม่ควรทำ)
