ข้อมูลกระจาย หมายถึง ข้อมูลซึ่งไม่ได้เก็บไว้ในเซลล์ติดๆกัน โดยอาจเก็บข้อมูลลงไปในเซลล์กระจายกัน แยกไว้ในชีทเดียวกันหรือต่างชีทต่างแฟ้มกันก็ได้
คำสั่งบนเมนูซึ่งสามารถนำมาค้นหาข้อมูลที่กระจายกัน ได้แก่ การใช้คำสั่ง Find (Ctrl+f) เพื่อหาข้อมูลที่ทราบว่าสะกดอย่างไร ถ้าทราบแต่เพียงลักษณะของข้อมูลว่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ให้ใช้คำสั่ง Goto Special (F5 > Special) จากคำสั่ง Home > Find & Select
สูตรที่ใช้ค้นหาข้อมูลที่กระจายกันในเซลล์ที่ทราบตำแหน่งชัดเจน ได้แก่ IF และ Choose
สูตร IF
เป็นสูตรที่ยืดหยุ่นที่สุด แต่สามารถนำมาใช้กับกรณีที่มีเงื่อนไขไม่มากนัก โดยเงื่อนไขที่ใช้ในสูตร IF สามารถใช้เงื่อนไขได้ทุกประเภทในการเปรียบเทียบตั้งแต่ =, >, <, >=, <= หรือ <> และไม่จำกัดว่าต้องเปรียบเทียบกับค่าที่เป็นตัวเลขหรือตัวอักษร และไม่จำกัดว่าตัวเลขตัวอักษรนั้นมีค่าเป็นเท่าใด เช่น
=IF( YourChoice="A", L6, L17 )
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่าเท่ากับตัวอักษร A ให้นำค่ามาจากเซลล์ L6 มาแสดง แต่ถ้า YourChoice มีค่าไม่เท่ากับตัวอักษร A ให้นำค่าจากเซลล์ L17 มาแสดงแทน
=IF( YourChoice>=123, L6, L17 )
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับตัวเลข 123 ให้นำค่ามาจากเซลล์ L6 มาแสดง แต่ถ้า YourChoice มีค่าไม่มากกว่าหรือเท่ากับตัวเลข 123 ให้นำค่าจากเซลล์ L17 มาแสดงแทน
สูตร Choose
ใช้กับเงื่อนไขที่เป็นเลขจำนวนเต็มตั้งแต่เลข 1 – 254 โดยต้องกำหนดตำแหน่งของค่าที่กระจายไว้ในวงเล็บของสูตรนี้ต่อๆกันไปให้ถูกต้องตามต้องการ เช่น
=CHOOSE( YourChoice, L6, L17, M17, K17, O77 )
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่าเท่ากับเลข 1 ให้นำค่าจากเซลล์ L6 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่าเท่ากับเลข 2 ให้นำค่าจากเซลล์ L17 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่าเท่ากับเลข 3 ให้นำค่าจากเซลล์ M17 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่าเท่ากับเลข 4 ให้นำค่าจากเซลล์ K17 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ YourChoice มีค่าเท่ากับเลข 5 ให้นำค่าจากเซลล์ O77 มาแสดง
=CHOOSE( TypeInput, Price1, Price2, Price3, Price4)
ถ้าเซลล์ชื่อ TypeInput มีค่าเท่ากับเลข 1 ให้นำค่าจากเซลล์ที่มีชื่อว่า Price1 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ TypeInput มีค่าเท่ากับเลข 2 ให้นำค่าจากเซลล์ที่มีชื่อว่า Price2 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ TypeInput มีค่าเท่ากับเลข 3 ให้นำค่าจากเซลล์ที่มีชื่อว่า Price3 มาแสดง
ถ้าเซลล์ชื่อ TypeInput มีค่าเท่ากับเลข 4 ให้นำค่าจากเซลล์ที่มีชื่อว่า Price4 มาแสดง
เมื่อเปรียบเทียบระหว่างสูตร IF กับสูตร Choose จะเห็นได้ว่าสูตร Choose มีโครงสร้างสูตรที่ง่ายกว่า เพียงแต่ต้องปรับเปลี่ยนเงื่อนไขให้เป็นเลขจำนวนเต็มแทน
หมายเหตุ
ใน Excel 2003 ในวงเล็บของสูตรใดๆจะนำสูตรมาใส่ซ้อนเข้าไปได้เพียง 7 สูตร ดังนั้นสูตร IF จึงซ้อนกันได้อีก 7 IF ภายในวงเล็บของสูตร และ Choose จำกัดเงื่อนไขที่เป็นตัวเลขตั้งแต่เลข 1 – 29 เท่านั้น
ส่วน Excel 2007 เป็นต้นมา ในวงเล็บจะซ้อนสูตรได้ถึง 64 สูตร และสูตร Choose สามารถรับเงื่อนไขเป็นตัวเลขตั้งแต่ 1 – 254 ซึ่งแม้จะทำให้สามารถใช้สูตร IF และ Choose ในการค้นหาข้อมูลที่กระจายตัวกันได้สะดวกกว่าเดิมก็ตาม แต่ย่อมทำให้สูตรซับซ้อนต่อการแกะและทำความเข้าใจได้ยากขึ้นเช่นกัน
