วันที่เป็นความผิดพลาดที่พบเห็นเสมอเมื่อผู้เข้าอบรมเปิดแฟ้มที่ตัวเองสร้างไว้อย่างดีขึ้นมาอวด “แหม อยากจะอวดฝีมือให้อาจารย์ดูสักหน่อย แต่กลับเจอสิ่งที่หนูทำผิดจนได้” ... ไม่ต้องกังวลหรอกครับเพราะเรื่องการใช้วันที่ใน Excel เนี่ย เกือบจะร้อยทั้งร้อยคนทำผิดกันทั้งนั้น ถ้าวันเวลาที่บันทึกไว้มักไร้ค่าก็ยังดีกว่าเป็นค่าที่ร้าย
ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่บันทึกเก็บไว้หรือตารางรายงานต่างต้องมีวันที่กำกับไว้เสมอเพื่อบอกให้ผู้ใช้ทราบว่าเป็นข้อมูลของวันที่อะไร เดือนอะไร และปีอะไร ถึงวันที่อะไร เดือนอะไร ปีอะไร ซึ่งเลขของวันที่ ชื่อเดือน กับเลขปีที่แสดงไว้ มักมีประโยชน์สำหรับคนดูเท่านั้น แต่ไร้ความหมายสำหรับการนำไปคำนวณเพื่อใช้งานต่อ
พอเห็นคำว่า Jan ที่แสดงไว้ในเซลล์เพื่อบอกว่าเป็นข้อมูลของเดือนมกราคม สิ่งแรกที่ผมจะทำก็คือเลิกจัดรูปแบบที่จัดข้อมูลให้ชิดซ้ายหรือชิดขวา เพื่อดูว่าคำว่า Jan นั้นมันชิดซ้ายหรือชิดขวาตามธรรมชาติของตัวของมันเอง
- ถ้าเห็นคำว่า Jan ชิดซ้ายของเซลล์ นั่นแสดงว่าในเซลล์ต้องมีข้อความว่า Jan เป็นตัวอักษรบันทึกไว้แน่ๆ ซึ่งไม่ได้ช่วยให้สามารถใช้ Excel ในการค้นหาหรือรวมตัวเลขของวันเดือนปีใดๆได้เลย เพราะคำว่า Jan มีความหมายแค่คำว่า Jan แต่ไม่ได้มีความหมายซึ่งบอกได้ว่าเป็นวันที่อะไรของเดือน Jan และเป็นเดือน Jan ของปีอะไร ซึ่งมักพบว่าในส่วนของหัวตารางหรือแต่ละรายการต้องมีเซลล์หนึ่งพิมพ์เลขปีไว้ด้วยเพื่อบอกว่าตารางนี้เป็นข้อมูลของปีไหน ซึ่งก็ไร้ความหมายกับการคำนวณต่ออีกนั่นเอง
- ถ้าเห็นคำว่า Jan ชิดขวาของเซลล์ นั่นแสดงว่ามีค่าที่แท้จริงเป็นตัวเลขซึ่งสามารถนำไปใช้ต่อในการคำนวณของ Excel ได้ จากนั้นต้องกำหนดรูปแบบ (Format) d/m/yyyy เสียใหม่เพื่อแสดงให้เห็นต่อไปอีกว่าเป็นเดือน Jan ของปีอะไรและวันที่อะไร โดยเฉพาะเลขของวันที่ว่าตรงตามความหมายของข้อมูลที่บันทึกไว้หรือไม่ ถ้าแสดงออกมาเป็นวันที่ 1 ดังนั้นเซลล์ของเดือนอื่นๆก็ต้องแสดงวันที่ 1 ด้วย เช่น 1/1/2016, 1/2/2016, เรื่อยไปจนสิ้นปีต้องเป็น 1/12/2016 แต่ถ้าเป็นวันที่สิ้นเดือน ทุกเซลล์ก็ต้องแสดงเป็นวันที่สิ้นเดือน หากเป็นเลขส่วนของวันที่ไม่ตรงกันก็ต้องค้นหาเหตุผลต่อไปอีกว่า ทำไมจึงบันทึกไว้เช่นนั้น ส่วนเลขปีหากแสดงออกมาเป็นปี 2559 นั่นยิ่งร้ายเข้าไปใหญ่เพราะค่าที่ใช้บันทึกใน Excel ต้องใช้เลขปีค.ศ.เท่านั้น
- ถ้าเห็นชื่อเดือนชิดซ้ายบ้างชิดขวาบ้างบางเซลล์นั่นน่าห่วงที่สุด ต้องค้นหาสาเหตุให้ได้ว่าทำไมจึงกลายเป็นเช่นนั้น อาจเกิดจากระบบ Regional Setting ของ Windows ซึ่งกำหนดให้เป็นประเทศอื่นไว้ซึ่งไม่ใช่ประเทศไทยแล้วผู้ใช้ Excel บันทึกวันที่แบบวันเดือนปี ส่งผลให้วันกลายเป็นเดือน เดือนกลายเป็นวัน บางเซลล์ชิดซ้ายเพราะเป็นเดือนที่มีเลขเกินกว่าเลข 12
ข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้ม Excel ต้องเอื้อประโยชน์ให้สามารถค้นหาหรือคำนวณหายอดรวมของตัวเลขตั้งแต่วันเดือนปีถึงวันเดือนปีที่ต้องการได้ทันที (ทันทีในที่นี้ คือ ทันทีจริงๆ) ส่วนข้อมูลในรูปข้างต้นนั้นแม้คุณดูแล้วเข้าใจและชมว่าสวยดี แต่สำหรับการใช้งานต่อใน Excel นั้น ไร้ค่า ครับ
