หนีสูตร IF ไปใช้สูตร Max Min หรือแค่ใช้วงเล็บช่วย

ในบรรดาเงื่อนไขที่ใช้กันมากที่สุดในชีวิตประจำวันเห็นจะหนีไม่พ้นเงื่อนไขเกี่ยวกับการตัดสินใจในเรื่องห้ามเกินกว่าหรือห้ามต่ำกว่า ยกตัวอย่างที่ใกล้ตัว เช่น เกณฑ์การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา มีหลักคำนวณภาษีจากเงินได้ว่า เงินได้ช่วงที่ไม่เกินกว่ายอดนั้นยอดนี้ให้ใช้อัตราภาษีเท่านั้นเท่านี้ หรือภาษีเงินได้ของบริษัทต้องคำนวณจากยอดกำไร แต่ถ้าขาดทุนก็ไม่จำเป็นต้องจ่ายภาษี เทียบได้กับเงื่อนไขที่ห้ามคิดภาษีถ้ามีตัวเลขต่ำกว่า 0 นั่นเอง

ถ้ามีตัวเลขใดๆที่อาจเป็นไปได้ทั้งค่าบวกลบและศูนย์ แล้วกำหนดให้ใช้สูตร IF ปรับค่านี้ให้เป็นค่าใหม่ที่ห้ามต่ำกว่า 0 แต่ถ้าตัวเลขนั้นมีค่ามากกว่า 0 อยู่แล้ว ก็ขอให้คงค่าเดิม จะต้องสร้างสูตรตามนี้

=IF(เซลล์ตัวเลข<0, 0, เซลล์ตัวเลข)

หรือ

=IF(เซลล์ตัวเลข>=0, เซลล์ตัวเลข, 0)

แทนที่จะใช้สูตร IF ในเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดห้ามต่ำกว่าหรือห้ามเกินกว่า เราสามารถนำสูตร Max หรือ Min มาใช้แทนโดยใช้หลักช่วยจำ ดังนี้

• สูตร Max หรือ Min นี้ทำงานตรงข้ามกับความเข้าใจ
• ปกติสูตร Max ทำหน้าที่หาค่าสูงสุด แต่ให้ใช้กับเงื่อนไขห้ามต่ำกว่า โดยใช้สูตร
  
  =MAX(ตัวเลขตามเกณฑ์ต่ำสุดที่เป็นไปได้, ตัวเลขที่ต้องการเทียบ)
• ปกติสูตร Min ทำหน้าที่หาค่าต่ำสุด แต่ให้ใช้กับเงื่อนไขห้ามเกินกว่า โดยใช้สูตร
  
  =MIN(ตัวเลขตามเกณฑ์สูงสุดที่เป็นไปได้, ตัวเลขที่ต้องการเทียบ)

ตามตัวอย่างข้างต้นที่ใช้สูตร IF ปรับตัวเลขไม่ให้ต่ำกว่า 0 นั้น สามารถเปลี่ยนมาใช้สูตร Max ต่อไปนี้แทน

=MAX(0, เซลล์ตัวเลข)

ส่วนในกรณีที่ต้องการสร้างสูตรควบคุมตัวเลขไม่ให้เกินเลข 100 สามารถใช้สูตร IF หรือ Min ได้ตามนี้

=IF(เซลล์ตัวเลข>100, 100, เซลล์ตัวเลข)

หรือ

=IF(เซลล์ตัวเลข<=100, เซลล์ตัวเลข, 100)

หรือ

=MIN(100, เซลล์ตัวเลข)

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้วงเล็บช่วยในการตัดสินใจโดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาสูตรใดๆ เช่น กรณีที่ต้องการเปลี่ยนตัวเลขให้ไม่ต่ำกว่า 0 ตามตัวอย่างข้างต้น ให้ใช้สูตรที่ใช้วงเล็บช่วยต่อไปนี้ได้เลย

=(เซลล์ตัวเลข<=0)*0 + (เซลล์ตัวเลข>0)*เซลล์ตัวเลข

การใช้วงเล็บช่วยในการตัดสินใจ มีหลักการดังนี้

1. สามารถใช้ได้เฉพาะเมื่อผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นตัวเลขเท่านั้น เนื่องจากต้องนำตัวเลขมาคำนวณต่อกันไปเรื่อยๆ
2. หากมีหลายวงเล็บ ต้องมีเงื่อนไขเดียวในวงเล็บหนึ่งเท่านั้นที่เป็นจริง และเงื่อนไขในวงเล็บอื่นต้องเป็นเท็จทั้งหมด
3. เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบนั้น ถ้าคืนค่าเป็นเท็จ ถือว่ามีค่าเท่ากับเลข 0 แต่ถ้าคืนค่าเป็นจริง ถือว่ามีค่าเท่ากับเลข 1
4. ให้นำเงื่อนไขมาบวกกันในกรณีที่กำหนดให้เงื่อนไขเดียวเท่านั้นเป็นจริง หรือนำเงื่อนไขมาคูณกันในกรณีที่ต้องการตรวจสอบว่าทุกเงื่อนไขเป็นจริงพร้อมกัน

จากตัวอย่างข้างต้นในกรณีที่ห้ามต่ำกว่า 0 เช่น เซลล์ตัวเลขมีค่าเท่ากับ -5 เมื่อนำมาแทนค่าลงไปในสูตร =(เซลล์ตัวเลข<=0)*0 + (เซลล์ตัวเลข>0)*เซลล์ตัวเลข แล้ว Excel จะคิดทีละขั้นตามนี้

1. แทนค่าตัวเลขลงไปในสูตรเป็น =(-5<=0)*0 + (-5>0)*-5
2. วงเล็บของ (-5<=0) จะคืนค่า TRUE หรือเทียบเท่ากับ 1
3. วงเล็บของ (-5>0) จะคืนค่า FALSE หรือเทียบเท่ากับ 0
4. จะได้สูตร =1*0 + 0*-5
5. จะได้สูตร =0 + 0
6. ซึ่งปรับค่า -5 ออกมาเป็น 0

แต่ถ้าเซลล์ตัวเลขมีค่าเท่ากับ 5 เมื่อนำมาแทนค่าลงไปในสูตร =(เซลล์ตัวเลข<=0)*0 + (เซลล์ตัวเลข>0)*เซลล์ตัวเลข แล้ว Excel จะคิดทีละขั้นตามนี้

1. แทนค่าตัวเลขลงไปในสูตรเป็น =(5<=0)*0 + (5>0)*5
2. วงเล็บของ (5<=0) จะคืนค่า FALSE หรือเทียบเท่ากับ 0
3. วงเล็บของ (5>0) จะคืนค่า TRUE หรือเทียบเท่ากับ 1
4. จะได้สูตร =0*0 + 1*5
5. จะได้สูตร =0 + 5
6. ซึ่งปรับค่า 5 ออกมาเป็น 5 เท่ากับค่าบวกตามค่าเดิมนั่นเอง

แม้การใช้วงเล็บช่วยในการตัดสินใจจะเกิดสูตรที่มีความยาวซึ่งดูเหมือนไม่จำเป็นก็ตาม แต่โครงสร้างสูตรภายในวงเล็บทุกวงเล็บมีความคล้ายคลึงกัน จึงสามารถตรวจสอบแก้ไขได้ง่าย และยังเป็นพื้นฐานของการคำนวณแบบ Array อีกด้วย