หัวหน้าในฝัน

เมื่อยี่สิบปีก่อนหัวหน้าน้อยคนนักที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็น ใช่ว่าเพราะไม่มีคอมพิวเตอร์ใช้ แต่มักยกเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เลขาใช้แทนต่างหาก ส่วนหัวหน้าที่ใช้ Excel เป็นจริงๆแทบไม่มีเลย หัวหน้าคนหนึ่งไม่เคยจับคอมพิวเตอร์แต่พูดบอกกับผมว่า พี่รู้ดีนะว่า Excel ยากขนาดไหน พอผมฟังคำนี้แล้วแทบหมดกำลังใจใช้ Excel สร้างงานอะไรๆให้หัวหน้าคนนี้อีกเลย หัวหน้าบางคนอาจเอาแต่ฝันเฟื่องว่าคอมพิวเตอร์ยุคนี้มันพัฒนาไปไกลมาก แค่คลิกที่เมนูครั้งเดียว Excel ก็จะสร้างงานให้ทันที ถ้าใครเจอหัวหน้าประเภทนี้ถือว่าโชคร้ายสุดๆ เพราะเขาจะไม่รู้เลยว่ากว่าลูกน้องจะสร้างงานมาให้ได้แต่ละหน้านั้น มันยากขนาดไหน

อย่าว่าแต่ยี่สิบปีก่อนเลย เมื่อไม่กี่วันมานี้มีโทรศัพท์มาเชิญผมไปเป็นวิทยากรให้ช่วยสอน Excel ให้กับพนักงานในบริษัทให้สักวันหนึ่ง ซึ่งเวลาที่ใช้อบรม Excel แค่วันเดียวเรียกว่าแทบจะไม่ได้อะไรเลย อย่างน้อยต้องอบรมกัน 3 วันจึงจะได้ผล ยิ่งกว่านั้นผู้เข้าอบรมบางคนที่ไปอบรมที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) (หรือมีชื่อย่อว่า สสท) ยังต้องออกเงินจ่ายค่าอบรมเอง และแทนที่จะมาเข้าอบรม 3 วันติดกันกลับต้องขอเข้าอบรมรอบละ 1 วัน เพราะหัวหน้าบอกว่า Excel ก็งั้นๆแหละ ไม่เห็นจำเป็นต้องไปเข้าอบรมอะไรที่ไหนหรอก แค่อ่านเองทำเองก็ได้แล้ว ถ้าคุณอยากจะเข้าอบรมก็ต้องจ่ายเงินเรียนเอง และไม่ยอมให้เสียเวลางานอีกด้วย ต้องคิดเป็นลากิจและลาไปเข้าเรียนได้ครั้งละ 1 วันเท่านั้น

บางคนโทรมาขอให้เปิดอบรมวันเสาร์อาทิตย์บ้าง เพราะกำหนดการอบรม Excel ของผมที่สสทมีแต่วันธรรมดาเท่านั้น ผมอยากจะถามกลับไปว่า เมื่ออบรมเสร็จไปแล้วผู้เข้าอบรมเขานำความรู้กลับไปใช้ในงานให้ใช่ไหม หัวหน้าและบริษัทควรลงทุนให้กับพนักงานโดยยอมให้มาเข้าอบรมในวันทำงาน ถ้าให้อบรมแต่เฉพาะวันหยุดย่อมถือเป็นการเอาเปรียบเวลาส่วนตัวของพนักงานใช่หรือไม่ ตัวผมเองก็ถือว่าวันเสาร์อาทิตย์เป็นวันหยุดพักผ่อนของผมและครอบครัวเหมือนกัน

ที่แปลกที่สุดเห็นจะเป็นเรื่องความเจริญก้าวหน้าของคอมพิวเตอร์ที่น่าจะทำให้ความเป็นอยู่ของคนเราสุขสบายมากขึ้น แต่ไฉนยังมีการทำงานล่วงเวลา เสาร์ อาทิตย์ วันหยุดยังต้องมาทำงาน สาเหตุน่ามาจากความโลภความเห็นแก่ตัวของคนเรานี่แหละ เมื่อไม่รู้จักพอ ได้คืบจะเอาศอก มีความต้องการที่จะแข่งขันหารายได้เข้าบริษัท แก่งแย่งชิงดีกัน จึงต้องทำงานกันจากเช้าจนค่ำ ทำงานกันทุกวัน ทุกเวลา ยิ่งเดี๋ยวนี้ใช้ Line แช็ทกันได้ ยิ่งสั่งงานกันได้ทุกที่ทุกเวลา สุดท้ายแล้วมนุษย์ก็ ”ยินยอมพร้อมใจกันเอง” ตกเป็นทาสของเทคโนโลยีอยู่วันยังค่ำ

ย้อนกลับมาเรื่องวิธีใช้ Excel กันบ้าง หัวหน้าที่ใช้ Excel ไม่เป็นหรือไม่เคยใช้เลยมักชอบสั่งให้ลูกน้องสร้างรายงานตามหน้าตาที่ตัวเองต้องการโดยไม่ยอมให้ลูกน้องมีสิทธิ์ออกเสียงดัดแปลงหน้าตารายงานให้ต่างไปจากที่ตนสั่งแม้แต่น้อย ทำให้กว่าจะสร้างรายงานตามนั้นได้ต้องใช้เวลาหลายๆวันแก้ไขดัดแปลง โดยหารู้ไม่ว่าถ้ายอมสักหน่อยให้สามารถใช้หน้าตารายงานตามที่ Excel ทำได้จะใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที ไม่ต้องเหนื่อยทั้งคนสร้างและคนตรวจสอบ

หัวหน้าอาจสั่งให้ออกรายงานสินค้าตามรายชื่อหมวดสินค้าที่มีโดยกำชับให้ลูกน้องแบ่งข้อมูลออกเป็นชีท โดยแต่ละชีทเก็บข้อมูลของสินค้าแต่ละหมวด บ้างก็สั่งให้แยกชีทออกไปอีกตามรายเดือนหรือตามรายวัน ส่งผลให้เมื่อต้องการนำข้อมูลทั้งหมดมารวมจัดทำรายงานเปรียบเทียบย่อมทำได้ยาก ทั้งที่หากเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในชีทเดียวแล้วสั่ง Sort หรือ Filter หรือ SubTotal ก็จะได้รายงานแยกตามประเภทได้ทันที สาเหตุเป็นเพราะไม่รู้จักแยกแยะระหว่างตารางฐานข้อมูลที่ใช้เก็บกับตารางรายงาน ซึ่งหัวหน้าส่วนใหญ่มักรวมตารางฐานข้อมูลกับตารางรายงานไว้ที่เดียวกันเพียงเพื่อความสะดวกของตนจะได้เห็นข้อมูลกับผลลัพธ์ในหน้ากระดาษเดียวกัน ทำให้เกิดชีทที่มีหน้าตาตารางซ้ำกันเต็มไปหมด

คำสั่งที่ควรฝึกใช้ให้เป็นเพื่อทำให้สามารถใช้ข้อมูลในชีทเดียวได้ในหลากหลายรูปแบบ ได้แก่ คำสั่ง Data > Group ซึ่งช่วยจัดการซ่อน row และ column ได้ถึง 7 ชั้น (ดีกว่าการสั่ง Hide row/column ที่ทำได้เพียงชั้นเดียว) และเมื่อนำมาใช้ร่วมกับคำสั่ง View > Custom Views ซึ่งช่วยจดจำโครงสร้างหน้าตาตารางตามแบบที่ต้องการ จะทำให้พลิกหน้าตาตารางปรับเปลี่ยนไปได้สารพัดทีเดียว อีกทั้งหากใช้สูตร SubTotal เพื่อหายอดรวมในตารางก็จะได้ยอดแปรเปลี่ยนไปตามโครงสร้างตารางที่เห็นบนจอให้เองโดยไม่ต้องสร้างสูตรใหม่แม้แต่น้อย

หลักการสำคัญที่ต้องย้ำแล้วย้ำอีกคือให้แยกตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางคำนวณหรือตารางรายงานออกจากกัน สังเกตง่ายๆว่าในตารางเก็บข้อมูลนั้นต้องไม่มีสูตรคำนวณแม้แต่เซลล์เดียว

สมัยที่ผมทำงานเป็นนักวิเคราะห์แผนการลงทุนให้กับเครือเจริญโภคภัณฑ์หรือซีพีที่รู้จักกันดี หัวหน้าของผมชอบเปลี่ยนใจอยู่เสมอ วันนี้บอกให้คำนวณตามข้อมูลตามตัวเลขแบบนี้ พอวันรุ่งขึ้นก็บอกให้เปลี่ยนตัวเลขใหม่ พอมาอีกวันหนึ่งก็บอกให้ย้อนกลับไปใช้ตัวเลขตัวเดิมอีก ยังดีที่ผมแยกตารางฐานข้อมูลออกมาเพื่อใช้เก็บตัวเลขทั้งเก่าและใหม่ที่หัวหน้าชอบเปลี่ยนใจไว้ด้วยเสมอ แค่ใช้สูตร Index ก็จะช่วยทำให้สามารถดึงข้อมูลตาม case ที่หัวหน้าต้องการมาใช้คำนวณได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาสร้างตารางคำนวณใหม่แม้แต่น้อย

จริงอยู่ที่หัวหน้าย่อมต้องการให้ลูกน้องสร้างงานได้ถูกต้อง รวดเร็ว และได้หน้าตาตารางรายงานผลลัพธ์ตามที่ตนต้องการ แต่หัวหน้าที่ดีต้องรู้จักสั่งงานลูกน้องที่ใช้ Excel ให้เป็นด้วย สิ่งที่ต้องย้ำกับลูกน้องไว้เสมอคือให้รู้จักแยกเซลล์รับตัวแปรออกมา อย่าสร้างสูตรใดๆที่มีค่าคงที่ผสมอยู่ แต่ให้ลิงค์ค่าจากเซลล์รับตัวแปรไปใช้คำนวณต่อเสมอ เมื่อใดที่ต้องการคำนวณตามค่าใหม่ก็เพียงบันทึกค่าใหม่ลงไปในเซลล์รับตัวแปรเหล่านั้น

หากเรื่องใดที่หัวหน้ายังไม่แน่ใจว่าต้องคำนวณแบบนั้นหรือแบบนี้ดี หรือยังไม่ชัดเจนว่าหน้าตาตารางจะเป็นแบบใด ขอให้เล่าเรื่องที่ตัวเองยังไม่แน่ใจให้ลูกน้องฟังด้วยเพื่อจะได้สร้างตารางที่ยืดหยุ่นรอไว้เผื่อแก้ไขได้ตามที่หัวหน้าเปลี่ยนใจ

ในชั่วชีวิตการทำงานของผม มีหัวหน้าเพียงคนเดียวที่มานั่งที่โต๊ะทำงานของผมเพื่อดูว่าผมใช้ Lotus วิเคราะห์แผนการลงทุนที่ผมคุยให้ฟังว่าสามารถคำนวณอย่างไม่จำกัดตัวแปรได้อย่างไร หัวหน้าคนนี้เป็นชาวสิงคโปร์สัญชาติอเมริกันซึ่งมีตำแหน่งในซีพีใหญ่เป็นอันดับต้นๆทีเดียว พอเขาเห็นว่า ผมสามารถใช้ Lotus วิเคราะห์ความเป็นไปได้ในหลายรูปแบบสุดแล้วแต่เขาจะต้องการและไม่ใช่เรื่องเหนื่อยยากแต่ประการใด เขาก็สั่งงานเพิ่มขึ้นอีก 6 เท่าตัว ซึ่งตัวผมเองไม่ได้ถือว่าเป็นเรื่องหนักหนาแต่อย่างใด แค่ที่หัวหน้าคนนี้ยอมมานั่งที่โต๊ะกับผมนั้นถือว่าเป็นการให้เกียรติแก่ผมอย่างมาก ทำให้ผมเกิดแรงบันดาลใจว่า จะยอมทุ่มเทแรงกายแรงใจทำงานให้กับหัวหน้าคนนี้อย่างเต็มความสามารถ

พอถึงกำหนดการต้องประเมินผลงานประจำปี ขอเสนอให้จัดการแข่งขันการใช้ Excel ไว้ด้วย หากลูกน้องคนใดสามารถสร้างงานได้เสร็จรวดเร็วกว่าคนอื่น ขอให้ปรับเงินเดือนขึ้นเยอะๆ ส่วนคนใดที่ทำเสร็จช้าที่สุดขอให้ตัดเงินเดือนหรือไม่ต้องขึ้นเงินเดือน เพราะด้วยการใช้ระยะเวลาที่เท่ากัน คนที่สามารถสร้างงานได้มากกว่าย่อมสมควรได้รับผลตอบแทนที่มากกว่าจริงหรือไม่