แนวทางการสร้างงานเบื้องต้น

ลองนึกดูซิว่าหากคุณมีความรู้และสามารถใช้ Excel เพียงแค่รู้จักการกำหนดตำแหน่งอ้างอิงด้วยเครื่องหมาย $ และการ link พื้นที่ตารางด้วยสูตรข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มได้แล้ว พอคุณได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า จะต้องวางแผนสร้างงานกันทีละขั้นอย่างไรบ้าง เพื่อช่วยให้พอสร้างงานไปแล้วก็ต้องไม่ต้องเสียเวลาย้อนกลับมาแก้ไขกันอีกให้วุ่นวาย

เมื่อได้รับมอบงานให้ใช้ Excel มีขั้นตอนที่ควรคิดพิจารณาตามลำดับต่อไปนี้

1. ขอให้คิดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนของตาราง Input, Calculate, และ Output
2. ให้ออกแบบตาราง Output ซึ่งเป็นส่วนที่ออกแบบได้ง่ายที่สุดก่อน เพราะส่วนใหญ่มีแบบตามหน้าตารายงานที่เคยใช้กันมาก่อนอยู่แล้ว
3. จากนั้นให้คิดย้อนมาออกแบบตาราง Input โดยพิจารณาว่าข้อมูลใดบ้างซึ่งเป็นที่มาหรือต้นทางของข้อมูลที่ใช้คำนวณแล้วจะทำให้ได้ Output ตามต้องการ และยึดหลักว่าข้อมูล Input ที่มีอยู่ต้องไม่มีข้อมูลใดที่บันทึกซ้ำไว้โดยไม่จำเป็นอย่างเด็ดขาด เพื่อลดความซ้ำซ้อนและทำให้แฟ้มข้อมูลมีขนาดเล็กที่สุด
4. ให้แบ่งข้อมูล Input ออกเป็น 2 ส่วนเพื่อแยกตารางออกจากกัน
   • ส่วนแรกเป็นข้อมูลที่มีลักษณะไม่เปลี่ยนแปลงตามระยะเวลา เช่น ข้อมูลของสินค้าหรือลูกค้าในส่วนที่เป็นรหัสและชื่อซึ่งกำหนดไว้แน่นอนตายตัวว่ารหัสนั้นต้องเป็นชื่อนั้น หรือข้อมูลค่าคงที่ต่างๆซึ่งเป็นข้อมูลส่วนกลางที่ต้องนำไปใช้ร่วมกับส่วนอื่นอยู่เสมอ
   • อีกส่วนหนึ่งเป็นข้อมูลที่มีลักษณะเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ โดยทั่วไปมักเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจประจำวัน เช่น การขาย การผลิต
5. ในตาราง Calculate ให้แยกเซลล์คำนวณค่าที่ต้องถูกนำผลลัพธ์ไปใช้เป็นประจำออกไว้เป็นตารางเฉพาะ จะได้ไม่ต้องเสียเวลาสร้างสูตรคำนวณค่าเดิมซ้ำอีก โดยตารางคำนวณแต่ละตารางต้องหาทางออกแบบตารางให้ใช้สูตร Smart Formula ที่กำหนดตำแหน่งควบคุมด้วยเครื่องหมาย $ ให้ถูกต้องเพื่อทำให้ตารางคำนวณหนึ่งๆมีเซลล์สูตร Smart Formula เพียงเซลล์เดียววางไว้ที่เซลล์หัวมุมซ้ายสุดของตารางคำนวณ
6. ถ้ายังมีข้อมูลทั้งหมดไม่มากนัก ให้ออกแบบรวมทุกตารางไว้ในชีทเดียวกันก่อน แต่ต้องแยกพื้นที่ของตาราง Input, ตาราง Calculate, และ ตาราง Output ออกจากกัน โดยอาจใช้แนว Column เป็นแนวในการแบ่งตารางแต่ละส่วนออกจากกัน และให้จัดลำดับข้อมูลและสูตรตามลำดับก่อนหลังโดยพยายามสร้างสูตร link ให้มีทิศทางการ link เซลล์จากบนมาล่างหรือจากซ้ายไปขวา เพื่อช่วยให้ไล่ที่ไปที่มาของข้อมูลได้ง่าย
   
   
   
   
7. หากข้อมูลมีปริมาณมากขึ้นหรือมีหลายตาราง ให้ย้ายข้อมูลแต่ละตารางไปเก็บแยกชีทไว้ให้เป็นระเบียบ และต้องวางตำแหน่งตารางให้ทุกชีทที่เก็บข้อมูลเรื่องเดียวกันใช้ตำแหน่งเซลล์เดียวกันตรงกันทุกชีท เช่น สมมติว่าคุณแยกรายงานรายเดือนออกเป็นชีทละเดือน โดยที่รายงานแต่ละเดือนมีโครงสร้างตารางเหมือนกันทั้งหมด หากชีทแรกวางตารางไว้ที่เซลล์ B2:C6 ก็ให้ใช้เซลล์ B2:C6 ของทุกชีทเป็นตำแหน่งตารางรายงานตรงกันด้วย
   
   
   
   
8. ประเด็นการวางตำแหน่งตารางให้ตรงกันทุกชีทถือเป็นเรื่องสำคัญมาก แม้บางชีทจะมีข้อมูลแค่บางเซลล์ก็ตาม ก็ขอให้วางค่าเรื่องเดียวกันไว้ในเซลล์เดียวกันไปตลอดทุกชีท เพราะเราสามารถใช้สูตรหรือคำสั่งของ Excel ในการดึงค่าจากตำแหน่งเซลล์เดียวกันได้โดยง่ายแม้จะต่างชีทกันก็ตาม ทั้งนี้อย่าพยายามลบ Row หรือ Column ที่ไม่มีข้อมูลทิ้งหรือเลื่อนเซลล์ที่มีค่ามาติดกันอย่างเด็ดขาด
9. ตราบใดที่แฟ้มนั้นยังมีขนาดไม่ใหญ่นักและ Excel ไม่เสียเวลาคำนวณนานจนรอไม่ไหว ขอให้เก็บตารางทั้ง Input Calculate และ Output ไว้ในแฟ้มเดียวกันไปเรื่อยๆแม้จะมีหลายชีทก็ตาม หากไม่จำเป็นแล้ว อย่าพยายามแยกแฟ้มอย่างเด็ดขาด
10. ให้พิจารณาย้ายชีทออกมาเป็นแฟ้มใหม่ต่างหาก ต่อเมื่อแฟ้มเดิมมีขนาดใหญ่มากและต้องเสียเวลาในการเปิดแฟ้มและเสียเวลาในการคำนวณนานจนรอไม่ไหว เมื่อต้องการย้ายชีททั้งชีทเป็นแฟ้มใหม่ให้ใช้วิธีคลิกขวาที่ชื่อชีทแล้วเลือกคำสั่ง Move or Copy จากนั้นคลิกในช่อง To book เพื่อเปลี่ยนเป็น (new book) (ทั้งนี้ห้ามกาช่อง Create a copy) แล้วกด OK จะพบว่าชีทนั้นถูกย้ายไปเปิดเป็นแฟ้มใหม่ แล้วให้จัดเก็บแฟ้มนั้นในชื่อแฟ้มใหม่ที่ต้องการ
    
    
    
    
11. แทนที่จะ Move ชีทไปเป็นแฟ้มใหม่ซึ่งมีเพียงชีทเดียว ให้พิจารณาว่าชีทใดที่ต้องคำนวณพร้อมกันหรือคำนวณต่อเนื่องกันไปทุกครั้งที่เกิดการคำนวณ ก็ขอให้ย้ายชีทเหล่านั้นไปเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกัน (สูตรที่ต้องคำนวณต่อเนื่องกันให้เก็บไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ)
12. หากแฟ้มใหม่ที่เกิดขึ้นจากการย้ายชีทในขั้นตอนข้างต้นมีสูตร link กับชีทอื่น จะพบว่า Excel ปรับตำแหน่งอ้างอิงในสูตร link ตามชื่อชีทและชื่อแฟ้มใหม่ที่เกิดขึ้นให้เอง ขอให้สังเกตว่า ถ้าอยู่ในแฟ้มปลายทางจะพบว่าคำสั่ง Data > Edit Links (Excel 2003 ให้ดูที่คำสั่ง Edit > Links) จะปรากฏขึ้นเพื่อพร้อมต่อการใช้งานและยังมีความหมายอีกอย่างหนึ่งว่าแฟ้มนั้นเป็นแฟ้มปลายทาง
13. หากต้องการเปิดแฟ้มที่ link กันขึ้นมาใช้งาน ให้เปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมา โดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง แต่ถ้าต้องการเปิดแฟ้มเพื่อต้องการแก้ไขใดๆ ให้เปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ link กันขึ้นมาพร้อมกันทั้งหมด (น่าเสียดายที่ Excel 2013 ยกเลิกการสร้าง workspace)
14. หากพบว่าแฟ้มที่ต้องเปิดพร้อมกันเพื่อทำให้คำนวณพร้อมกันนั้นมีขนาดแฟ้มรวมกันแล้วใหญ่มากและเสียเวลาเปิดแฟ้มตลอดจนเสียเวลาคำนวณนานมาก ให้ทยอยเปิดแฟ้มที่ link กันทีละคู่ตามลำดับการ link เพื่อทำให้สูตรที่เกี่ยวข้องในแฟ้มที่ link กันนั้นคำนวณแล้วส่งค่าไปเก็บไว้ในแฟ้มปลายทางแต่ละคู่ แล้วจึงไล่เปิดแฟ้มคู่ที่ link กันในลำดับการคำนวณขั้นต่อไปเรื่อยไป ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ไม่ต้องเปิดแฟ้มขนาดใหญ่มากและสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นเก่าๆทำงานช้าและมีหน่วยความจำไม่มากนักได้เร็วโดยไม่ต้องซื้อเครื่องใหม่