Excel @ The Maximum Speed

ความเร็วของ Excel หรือเวลาที่ Excel ใช้ในการคำนวณ อาจถือเป็นเรื่องสำคัญที่สุดของคนบางคน ซึ่งแข่งกันจับเวลาของเครื่องคอมพิวเตอร์ว่า สามารถประมวลผลให้คำตอบได้รวดเร็วแค่ไหน แต่ถ้านับรวมเวลาของมนุษย์ที่เสียไปกับการนั่งทำงานอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์เข้าไปด้วย จะพบว่าเฉพาะระยะเวลาส่วนที่ Excel หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้ในการคำนวณนั้น ถือเป็นสัดส่วนที่น้อยมากของเวลาที่เสียไปทั้งหมด หรืออีกนัยหนึ่ง เราจะใช้ Excel ทำงานสร้างงานได้เร็วหรือช้า นั้น ไม่ได้ขึ้นกับว่าใช้ Excel รุ่นใหม่ หรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นล่าสุดเท่าใดนักหรอก แต่ขึ้นอยู่ที่คุณเองมากกว่า ว่าสามารถประหยัดเวลาทำงานของตัวเองได้มากน้อยเพียงใดต่างหาก

เท่าที่ผ่านมาหลักสูตรอบรม Excel Expert Training ได้ชี้นำประเด็น เพื่อช่วยประหยัดเวลาที่เกี่ยวข้องกับการใช้ Excel มาตลอด เนื่องจากเวลาที่ลดได้ก็คือ ต้นทุนที่ประหยัดได้ เพียงแค่หาทางลดเวลาใช้ Excel ทำงานลงวันละ 1-2 ชั่วโมง ในระยะเวลาไม่ถึงปี จะประหยัดต้นทุนค่าแรงงานของตัวผู้ใช้ Excel ได้มหาศาล

ตัวอย่าง
คุณสมชายรับเงินเดือน 22,000 บาท เดือนหนึ่งมี 22 วัน ทำงานวันละ 8 ชั่วโมง คิดเป็นค่าแรงของคุณสมชายชั่วโมงละ 125 บาท (=22000/(22*8))

ถ้าคุณสมชายใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยสร้างงานได้รวดเร็วขึ้น สามารถลดเวลาที่ตนนั่งทำงานอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ได้วันละ 1 ชั่วโมง บริษัทจ้างคุณสมชายไม่ถึงปี สมมติว่าเพียง 200 วัน จะประหยัดเวลาทำงานได้ 200 ชั่วโมง สามารถนำไปใช้สร้างงานอื่น หรือคิดเป็นต้นทุนของคุณสมชายที่ประหยัดได้ 25,000 บาท ถ้าคุณสมชายสามารถลดเวลาทำงานได้มากกว่านั้นอีก เพียงไม่นานนัก ต้นทุนที่ประหยัดได้จะคุ้มกับค่าเครื่องคอมพิวเตอร์หรือค่าโปรแกรมที่นำมาใช้งานทีเดียว

ปัจจัยซึ่งมีผลต่อความเร็วหรือเวลาที่ใช้ในการคำนวณของ Excel มีดังนี้

1. เครื่องคอมพิวเตอร์ ใช้ชิบประมวลผลรุ่นใด มีหน่วยความจำ RAM และมีพื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสก์มากน้อยแค่ไหน
2. ใช้พื้นที่เต็มหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือใช้เพียงบางส่วนของจอ
3. โปรแกรม Windows และ Excel รุ่นใด
4. เปิดแฟ้มจากแฟลชดิสก์หรือจากฮาร์ดดิสก์
5. แฟ้มมีขนาดใหญ่เพียงใด ต้องใช้งานหลายแฟ้มพร้อมกันหรือไม่
6. ในแฟ้มมีกี่ชีตตั้งชื่อไว้อย่างไร และแต่ละชีตมีตารางใหญ่และจัดวางไว้ตำแหน่งใด
7. สูตรที่ใช้คำนวณสลับซับซ้อนมากน้อยแค่ไหน ทิศทางลำดับการส่งค่าในสูตรเป็นอย่างไร
8. รูปแบบหรือ Format และ Font ที่ใช้เป็นอย่างไร
9. ใช้กราฟหรือรูปภาพประกอบด้วยหรือไม่

เครื่องคอมพิวเตอร์

เคยฟังมาว่า ยิ่งในเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้ชิบประมวลผลรุ่นใหม่เท่าใด จะส่งผลให้ Excel ทำงานเร็วขึ้นเท่านั้น เพราะ Excel สามารถเข้าไปสื่อสารใช้ฟังก์ชันใหม่ล่าสุดที่ติดตั้งอยู่ในชิบนั้นได้เลย ซึ่งเดี๋ยวนี้คอมพิวเตอร์ทำงานเร็วมาก เร็วเกินกว่าความจำเป็นในการใช้งานของ Excel เสียด้วยซ้ำ ถ้ายังมีเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นเก่าที่ยังใช้งานได้อยู่ แม้จะมีความเร็วไม่ถึงหนึ่งล้านเมกะเฮิรตซ์ ก็ยังถือว่าทำงานได้เร็วพอแล้ว จึงไม่อยากให้เราสนใจกับความเร็วของเครื่องคอมพิวเตอร์เท่าใดนัก เว้นแต่ว่าคุณจะอยากใช้ดูหนังฟังเพลงด้วยก็ค่อยขยับหาเครื่องที่เร็วขึ้น

ถ้าคุณใช้ Excel เปิดแฟ้มขึ้นมา หรือเพียงแค่ขยับตำแหน่งเซลล์เลื่อนพื้นที่ตารางบนหน้าจอแล้วพบว่า ไฟแสดงการทำงานของฮาร์ดดิสก์กระพริบบ่อย แถมบางครั้งจะกระพริบนานมาก ทำให้ต้องรอสักพักกว่าจะเห็นข้อมูลบนจอ อาการเช่นนี้แสดงว่า Excel ต้องเสียเวลาไปอ่านข้อมูลจากฮาร์ดดิสก์ แทนที่จะใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่อยความจำ RAM (Random Access Memory) ได้โดยตรง ซึ่งทำให้ Excel ทำงานช้าลงไปเยอะทีเดียว ยิ่งถ้าข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฮาร์ดดิสก์ไม่ได้จัด Defragment ให้ต่อเนื่องกันและพื้นที่ในฮาร์ดดิสก์เหลือน้อยลงด้วยแล้ว จะส่งผลให้ Excel เสียเวลาเพิ่มขึ้น กว่าจะนำข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้งานได้

ปัญหาเช่นนี้เกิดขึ้นกับแทบทุกคน เพราะโดยปกติการใช้งานทางธุรกิจทั่วไป นับวันแฟ้มข้อมูลจะโตขึ้นเรื่อยๆ แล้วจะพบว่า Excel หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานช้าลง พอทนรอไม่ไหว ก็มักเสนอให้ซื้อเครื่องรุ่นใหม่ แทนที่จะซื้อ RAM ให้มีขนาดหน่วยความจำมากขึ้นมาติดตั้งเพิ่มเติม หรือถ้าไม่อยากจ่ายเงิน ขอให้ลองลบข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ทิ้งออกไปบ้าง แล้วสั่ง Defragment จัดเรียงข้อมูลบ่อยๆ เพียงเท่านี้จะเห็นว่า Excel ทำงานได้เร็วขึ้นผิดหูผิดตาทีเดียว

วิธีการ Defragment

ให้สั่ง Disk Defragmenter ได้จากเมนู System Tools ใน Accessories ของ Windows ซึ่งในครั้งแรกที่ใช้คำสั่ง Defragment จะพบว่า เราอาจต้องรอนานเป็นชั่วโมงทีเดียวกว่าจะจัดเรียงข้อมูลให้เสร็จ ทั้งนี้ขึ้นกับว่าในฮาร์ดดิสก์มีข้อมูลบันทึกไว้มากน้อยขนาดไหน พอสั่ง Defragment ครั้งต่อไปจะใช้เวลาน้อยลง แนะนำให้สั่ง Defragment เป็นประจำ ทุกครั้งที่ออกไปทานข้าวเที่ยง ก็ให้ Defragment ทิ้งไว้ กะว่าพอกลับเข้ามาทำงานก็ Defragment เสร็จพอดี

ในระหว่างที่ Defragment กำลังทำงานอยู่ ไม่ควรใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานอื่น เพราะแม้ระบบจะยอมให้คุณทำงานอื่นได้พร้อมกันก็ตาม เครื่องจะทำงานช้าลงไปมาก และอาจเป็นการกระตุ้นให้ Defragment เริ่มต้นทำงานใหม่แทนที่จะทำงานเพียงรอบเดียวแล้วเสร็จ นอกจากนี้ไม่ควรปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ในขณะที่ Defragment ทำงานอยู่

การใช้พื้นที่หน้าจอ

Excel จะไม่เสียเวลา Update Screen พื้นที่หน้าจอ และจะทำงานเร็วขึ้น เมื่อเราเปิดหน้าจอของ Excel ให้เต็มพื้นที่จอ และเปิดแสดงหน้าของแต่ละชีตให้เต็มหน้าจอพื้นที่แสดงผลของ Excel

โปรแกรม Windows และ Excel

ประเด็นนี้คงไม่ต้องอธิบายให้เสียเวลา เพราะโปรแกรมรุ่นใหม่ย่อมถูกพัฒนาให้ทำงานเร็วขึ้นอยู่แล้ว หากต้องการทำให้โปรแกรมทำงานเร็วขึ้น ก็ควรหมั่นหาโปรแกรมรุ่นใหม่มาติดตั้ง หรืออย่างน้อยใช้โปรแกรมรุ่นเก่านั่นแหละ แต่หมั่น Update โปรแกรมที่เรียกว่า Service Pack (SP) เป็นประจำ เพราะโปรแกรม SP จะช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดของโปรแกรมรุ่นเก่าที่ใช้อยู่ให้ทำงานได้ดีขึ้นและเร็วขึ้นกว่าเดิม

โดยทั่วไป Excel รุ่นใหม่จะออกวางตลาดทุกปีครึ่งหรือประมาณ 18 เดือน ซึ่งโปรแกรมรุ่นใหม่อาจยังมีข้อผิดพลาดในการใช้งานแฝงตัวติดมาเสมอ จากนั้นจึงมีโปรแกรม SP มาแก้ไขภายหลัง ดังนั้นผู้ที่เห่อใช้โปรแกรมรุ่นใหม่ทันทีที่วางตลาด จึงไม่ผิดกับเป็นหนูทดลองยา ถ้าจะให้ดีแล้วควรรอให้โปรแกรมรุ่นใหม่ถูกใช้งานจริงไปสักพัก ยิ่งนานเท่าใดยิ่งดีเท่านั้น รอให้ผู้อื่นถูกเป็นหนูทดลองแทน และมีโปรแกรม SP หลายๆรุ่นออกมาแก้ไขไปก่อน

แนวโน้มของ Excel รุ่นใหม่ ค่อนข้างเน้นให้สามารถใช้งานกับอินเตอร์เน็ตได้ดีขึ้น และมีการติดต่อข้อมูลกับโปรแกรมอื่นได้ดีขึ้น ซึ่งถ้าคุณคิดว่าต้องการใช้ความสามารถของ Excel ทุกอย่าง แล้วกำลังคิดจะเลือกใช้ Excel รุ่นล่าสุดอยู่ ขอแนะนำให้ใช้่อย่างระมัดระวัง และหมั่นติดตาม Update SP เสมอ

หันมาใช้ฮาร์ดดิสก์แทน...กันดีกว่า

ในเว็บไมโครซอฟท์ได้ให้คำแนะนำไว้ในหัวข้อ Cool Secret ว่า เราควรใช้ฮาร์ดดิสก์เป็นสถานที่เก็บแฟ้มของ Excel เนื่องจากทุกครั้งที่สั่ง File > Save จากเมนูของ Excel นั้น Excel จะแอบ Save แฟ้มเดิมสองรอบ พอ Save สมบูรณ์ครบทั้งสองรอบแล้วจึงลบแฟ้มที่จัดเก็บรอบแรกทิ้งไป ดังนั้นหากจัดเก็บลงสื่ออื่นๆซึ่งอาจมีเนื้อที่เหลือไม่พอสำหรับการสั่ง Save สองรอบ จะทำให้แฟ้มที่จัดเก็บนั้นเสียหาย ไม่สามารถเปิดนำข้อมูลกลับมาใช้งาน

การจัดเก็บแฟ้มไว้ในฮาร์ดดิสก์ จึงเป็นหลักประกันว่าแฟ้มไม่เสียแน่นอน หรือเสียได้ยากมาก เพราะโดยทั่วไปฮาร์ดดิสก์มีเนื้อที่ว่างให้จัดเก็บพออยู่แล้ว

นอกจากนี้ ควรหาเครื่อง UPS มาติดตั้ง เพื่อช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลลงฮาร์ดิสก์ทำได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องกังวลเรื่องกระแสไฟฟ้าจะตกหรือกระชาก จากนั้นพอจัดเก็บลงฮาร์ดดิสก์เสร็จแล้ว ควรใช้ Windows Explorer ทำสำเนาแฟ้มเก็บไว้ในสื่ออื่นเป็นแฟ้มสำรองอีกขั้นหนึ่ง

ขนาดของแฟ้ม

ในช่วงแรกที่เปิดแฟ้มงานยังมีขนาดเล็กอยู่นั้น Excel จะทำงานได้เร็วมาก แล้วจะเริ่มทำงานช้าลงไปเรื่อยๆเมื่อแฟ้มเริ่มมีข้อมูลบันทึกไว้มากขึ้น ผู้ที่เปิดใช้แฟ้ม Excel ต้องรอนานกว่าจอภาพจะแสดงตารางของแฟ้มที่กำลังเปิดขึ้นมาดู พอมีการเปลี่ยนแปลงตัวแปร ก็ต้องเสียเวลารอนานอีกกว่าจะคำนวณครบทั้งหมด ครั้นจะสั่ง Save ก็ต้องทำใจไว้ก่อนเพราะไม่รู้ว่าจะสามารถเปิดแฟ้มกลับมาใช้งานได้อีกหรือไม่ บางแฟ้มต้องรอนานหลายนาทีกว่าจะจัดเก็บได้เสร็จสมบูรณ์ บางแฟ้มมีขนาดใหญ่เสียจนต้องหาเนื้อที่ว่างพอเพื่อเก็บไว้ในฮาร์ดดิสก์ได้เท่านั้น อีกทั้งถ้าบีบอัดแฟ้มให้เล็กลงไม่เป็น ก็หมดโอกาสทำแฟ้มสำรองเก็บไว้ที่อื่น

เท่าที่ผ่านมาเคยได้รับการติดต่อขอให้ช่วยทำแฟ้มให้เล็กลงเหมือนกัน แต่ต้องขอถอนตัวเมื่อทราบว่าแฟ้มมีขนาดใหญ่ขนาด 16 เมกะไบต์ ต้องใช้เวลาแกะกันเป็นวัน ถ้าใช้สูตรผูกไม่เป็น อาจต้องเสียเวลาแกะกันเป็นเดือน สู้สร้างใหม่ตั้งแต่ต้นดีกว่า ... แฟ้มงานอะไรกัน ทำไมถึงปล่อยให้มันใหญ่ได้ขนาดนั้น

วิธีป้องกันไม่ให้แฟ้มใหญ่

1. แบ่งประเภทข้อมูลออกเป็นส่วนของ Input-Calculation-Output
2. ส่วนของ Input เป็นเซลล์รับตัวแปร ต้องหาทางให้ใช้เซลล์เดิมเซลล์เดียวรับค่ามาจากตารางฐานข้อมูล และข้อมูลในตารางฐานข้อมูลต้องไม่ซ้ำกัน
3. ในกรณีที่ต้องบันทึกข้อมูลซ้ำ ให้เลือกบันทึกโดยใช้รหัสหรือตัวเลขที่สั้นกว่าแทน
4. แยกตารางฐานข้อมูลซึ่งมีข้อมูลค่อนข้างแน่นอนตายตัว เช่น ตารางคุมรหัสและชื่อสินค้า ออกจากตารางซึ่งมีจำนวนรายการเพิ่มเติมเป็นประจำ เช่น ตารางบันทึกการขายประจำวัน
5. ตาราง Input และ Calculation ไม่จำเป็นต้องกำหนดรูปแบบเซลล์หรือตัวเลขตัวอักษร
6. ถ้าต้องการกำหนดรูปแบบสีพื้นหรือสีตัวอักษร ให้เลือกพื้นที่ทั้งชีตหรือทั้ง Row/Column แทนการเลือกกำหนดเฉพาะพื้นที่ตาราง
7. ถ้าต้องการกำหนดรูปแบบของตัวเลข ให้กำหนดเฉพาะพื้นที่ซึ่งต้องการใช้งานเท่านั้น
8. ไม่ควรใช้รูปแบบ Font เกินความจำเป็น แม้ไม่ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ แต่ทำให้เปลืองหน่วยความจำใน RAM
9. ควรเลือกใช้คำสั่ง Excel Options > Advanced > Editing options > Extend list formats and formulas ซึ่งจะช่วยกำหนดรูปแบบให้กับรายการที่เพิ่มต่อท้ายด้านล่างตารางให้เอง ต่อเมื่อมีรายการต่อเนื่องกันตั้งแต่ 3 รายการจากทั้งหมด 5 รายการขึ้นไป
10. ควรใช้คำสั่ง Style กำหนดรูปแบบมาตรฐานที่ใช้ในแต่ละแฟ้ม แทนที่จะกำหนดทีละส่วนเอง
11. กรณีที่มีสูตร Link ข้ามแฟ้ม จะเกิด Cache Data ของข้อมูลต้นทางสร้างเพิ่มไว้กับแฟ้มปลายทาง ทำให้แฟ้มปลายทางมีขนาดใหญ่ มีประโยชน์ช่วยให้ใช้สูตรในแฟ้มปลายทางได้โดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง หากต้องการลบ Cache Data ทิ้ง ให้สั่ง Excel Options > Advanced > When calculating ... > ตัดกาช่อง Save external link values
12. ควรแยกตารางข้อมูลส่วนที่ไม่ได้ใช้งาน หรือเป็นฐานข้อมูลซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกใช้งานเป็นครั้งคราว ออกเป็นแฟ้มย่อยแยกต่างหากจากแฟ้มที่เป็นสูตรคำนวณ Calculation-Output จากนั้นเมื่อต้องการนำข้อมูลเปลี่ยนจากแฟ้มเดิมไปเป็นแฟ้มอื่นมาใช้ ให้สั่งผ่านเมนู Data > Edit Links
13. ในกรณีที่แฟ้มบางแฟ้มมีขนาดใหญ่เนื่องจากบันทึกเป็นชีตหลายๆชีต ซึ่งแต่ละชีตมีตารางสูตรแบบเดียวกัน และรับค่าตัวแปรแตกต่างกันไปในแต่ละชีต แนะนำให้ยุบรวมตัวแปรที่ต่างกันไว้เป็นฐานข้อมูลในชีตเดียว แล้วใช้สูตรประเภท Lookup ส่งค่ามาใช้ชีตคำนวณชีตเดียวร่วมกันแทน
14. ลบพื้นที่ตาราง, รูปภาพ, Range Name, และส่วนอื่นที่อาจเผลอสร้างขึ้น แต่ไม่ได้ใช้งาน