ที่มาของความเสี่ยง

เป็นระยะเวลากว่า 36 ปีแล้วที่โปรแกรมสเปรดชีตถูกนำมาใช้ในสำนักงาน ก่อนหน้านั้นสเปรดชีตเป็นโปรแกรมที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรมซึ่งมีใช้ในบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น ทุกวันนี้มันกลายเป็นโปรแกรมที่ขาดไม่ได้ในการทำงาน โดยเฉพาะโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งมีผู้ใช้ทั่วโลกกว่า 500 ล้านคน และแม้จะมีโปรแกรมสำเร็จรูปสร้างขึ้นมาเพื่อใช้ในงานด้านการเงินหรืองานอื่นในช่วงเวลาที่ผ่านมาก็ตาม แต่ Excel ยังคงเป็นโปรแกรมพื้นฐานสำหรับการทำรายงานการเงิน การวิเคราะห์ หรือใช้สำหรับทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข หากปราศจากโปรแกรมสเปรดชีตหรือ Excel แล้ว โลกของเราจะต่างไปจากทุกวันนี้อย่างสิ้นเชิง

เนื่องจาก Excel เป็นทางออกที่ลงทุนต่ำและสามารถนำมาดัดแปลงแก้ไขให้ทันต่อการแข่งขันทางธุรกิจได้สะดวกรวดเร็ว ทำให้แทนที่จะลงทุนซื้อหรือสร้างโปรแกรมสำเร็จรูปซึ่งมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมมากกว่ามาใช้ องค์กรธุรกิจกลับหันมาใช้โปรแกรม Excel แทนทั้งๆที่โดยพื้นฐานของตัวโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อให้ความสะดวกต่อการใช้งานส่วนบุคคลเท่านั้น ไม่ได้สร้างขึ้นมาสำหรับการใช้งานร่วมกันหรือใช้งานพร้อมกัน หากมีข้อมูลที่บันทึกผิดพลาดหรือซ่อนทุจริตไว้ จะตรวจสอบความถูกต้องยากมาก

Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตซึ่งไม่ได้สร้างขึ้นมาเพื่อใช้ในธุรกิจ ต่างจากโปรแกรมสำเร็จรูปที่สร้างขึ้นมาขายหรือพัฒนาโดยฝ่าย IT ซึ่งตัวโปรแกรมเมอร์ต้องมีพื้นฐานในการสร้างโปรแกรมโดยเฉพาะ อย่างน้อยต้องสำเร็จการศึกษาด้าน IT และก่อนที่จะปล่อยโปรแกรมออกมาให้ใช้งานต้องตรวจสอบแล้วตรวจสอบอีกว่าไม่ผิดพลาด เมื่อใช้งานก็ต้องตรวจสอบควบคุมให้เป็นไปตามที่กำหนด

ตลอดระยะเวลากว่า 36 ปีนั้น ระบบคอมพิวเตอร์มีความทันสมัยและซับซ้อนมากขึ้นอย่างมากจนเป็นไปไม่ได้ที่ใครคนใดคนหนึ่งจะรู้ลึกทุกเรื่องและเชี่ยวชาญทุกอย่าง เจ้าหน้าที่ฝ่าย IT มักมีความรู้เรื่องโปรแกรม Excel น้อยกว่าพนักงานที่ใช้งานเป็นประจำ ฝ่าย IT จึงทำหน้าที่ดูแลรับผิดชอบเฉพาะเรื่องที่ตัวเองถนัด เช่น ระบบเครือข่าย เครื่องมือเครื่องใช้ด้านคอมพิวเตอร์ และโปรแกรมสำเร็จรูปที่จัดหามาใช้ แล้วปล่อยให้ใช้ Excel อย่างอิสระให้ผู้ใช้งานรับผิดชอบกันเอง โดยไม่มีการวางนโยบายหรือมีระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้สเปรดชีตแม้แต่น้อย เมื่อไร้การควบคุมย่อมเปิดโอกาสให้ง่ายต่อการทุจริต ใช้งานผิดพลาด หรือไร้มาตรฐาน

ส่วนผู้บริหารในแต่ละสายงานมีความรู้เรื่องวิธีการใช้ Excel น้อยกว่าพนักงานเป็นธรรมดาอยู่แล้ว ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นยิ่งรู้จัก Excel น้อยลง แม้ก่อนหน้าจะได้รับตำแหน่งเป็นผู้บริหารเคยใช้ Excel มาก่อน แต่พอ Excel ออกโปรแกรมรุ่นใหม่ หรือตัวเองได้รับการเลื่อนขั้นมีตำแหน่งบริหารขึ้นมาก็ลดหรือเลิกการใช้ Excel แล้วหันไปมอบหมายให้ลูกน้องทำแทน ทำให้องค์กรไม่สามารถพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความชำนาญในการใช้ Excel อย่างต่อเนื่องและเก่งขึ้นเรื่อยๆ พนักงานระดับล่างต้องขวนขวายหาทางประยุกต์ใช้ Excel ในงานกันเอง แม้จะได้รับแฟ้ม Excel ที่สร้างไว้อยู่แล้วมาใช้ต่อโดยหัวหน้าช่วยอธิบายวิธีใช้บ้าง แต่ไม่เก่งพอที่จะไล่ที่ไปที่มาของลำดับการคำนวณและแกะสูตรที่มีอยู่

ผู้บริหารมักดูข้อมูลที่ลูกน้องนำเสนอมาว่าถูกต้อง รวดเร็ว และมีหน้าตารายงานตรงตามที่ตนต้องการหรือไม่โดยดูจากกระดาษที่พิมพ์รายงานส่งมาให้ มีผู้บริหารระดับสูงน้อยคนนักที่จะขอแฟ้ม Excel มาเปิดดูบนจอ และแทบไม่มีผู้บริหารคนใดติดตามดูว่ากว่าจะได้ตัวเลขที่ต้องการมาได้นั้น ลูกน้องมีวิธีการใช้ Excel ที่สลับซับซ้อนวุ่นวายที่เสี่ยงต่อความผิดพลาดหรือไม่ มีการเก็บรักษาข้อมูลที่มีค่าอย่างยิ่งของบริษัทกันไว้หละหลวมอย่างไร ทำไมพนักงานที่ใช้ Excel จึงมีความเครียดสูงแล้วลาออกบ่อย ทำไมบางคนไม่ยอมส่งแฟ้มที่ถอดรหัสป้องกันแล้วมาเปิดเผยให้หัวหน้าของตัวเองดูบ้างเลย ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้เป็นสัญญาณเตือนบ่งบอกถึงความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการใช้สเปรดชีตทั้งนั้น

ผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่ต้องหาทางเรียนรู้วิธีใช้ Excel ด้วยตนเอง เพราะหนังสือหรือแหล่งข้อมูลบนอินเตอร์เน็ตให้ความรู้แค่วิธีการใช้ Excel เท่านั้น ไม่มีที่ใดเปิดเผยวิธีการประยุกต์ใช้ Excel กับงานเฉพาะด้าน หนังสือคู่มือ Excel ที่เป็นภาษาไทยก็มีเนื้อหาไม่ละเอียด ทำให้ต้องใช้จินตนาการในการสร้างแฟ้มเองหรือสร้างตามใจหัวหน้าที่อยากได้รายงานในหน้าตาตามใจตัวเองมากเกินไป โดยหารู้ไม่ว่าจะทำให้ใช้ Excel ยากขึ้นและเกิดความเสี่ยงมากขึ้นอย่างมาก

ผู้บริหารที่ไม่เคยมีประสบการณ์ใช้ Excel มาก่อนหรือไม่เก่งคอมพิวเตอร์ มักเข้าใจว่า Excel เป็นของง่ายที่เห็นใครๆใช้กันได้จึงไม่ใส่ใจในการส่งพนักงานไปฝึกอบรม ไม่เข้าใจถึงปัญหาที่แอบแฝงตัวอยู่ และมองไม่ออกว่าจะจัดการอย่างไร

ที่มาของความเสี่ยงยังขึ้นกับความสามารถใช้ Excel ซึ่งมีหลายระดับ เริ่มตั้งแต่สามารถใช้ตารางเพื่อบันทึกข้อมูล สามารถใช้คำสั่งบนเมนู สามารถสร้างสูตร จนถึงขั้นสามารถใช้ VBA เพื่อทำให้ Excel ทำงานเองอัตโนมัติ โดยผู้สร้างงานต้องรู้จักเลือกใช้เครื่องมือที่ Excel มีอยู่ให้ตรงกับความสามารถของผู้ใช้ เช่น ถ้าผู้ใช้แฟ้มเป็นผู้บริหารซึ่งใช้ Excel ไม่เก่ง ก็ควรหลีกเลี่ยงการสร้างงานโดยใช้ Pivot Table เพื่อลดความเสี่ยงจากการที่ผู้บริหารใช้คำสั่งบนเมนูผิดพลาด แล้วหันไปสร้างงานโดยพึ่งพาสูตรหรือ VBA เพื่อช่วยคำนวณหาผลลัพธ์ให้กับผู้บริหารอย่างอัตโนมัติแทน

อย่างไรก็ตามแม้เลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะกับความสามารถของผู้ใช้เพื่อลดความเสี่ยงจากการใช้งาน แต่การสร้างสูตรที่ยากหรือเป็นสูตรซ้อนกันหรือใช้ VBA ย่อมเพิ่มความเสี่ยงที่ผู้อื่นซึ่งไม่ได้เป็นคนสร้างจะเข้าใจอย่างถ่องแท้ในสูตรที่สร้างไว้เพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้องในอนาคต หากวันหนึ่ง VBA ในแฟ้มเกิดหยุดทำงานขึ้นมาและไม่มีใครสามารถแก้ไขได้เนื่องจากคนสร้างลาออกไปแล้ว ย่อมมีความเสี่ยงถึงขั้นการทำงานหยุดชะงักไปเลยทีเดียว

ใน Excel รุ่นใหม่มีความสามารถเหนือกว่ารุ่นก่อน พื้นที่ตารางในชีทหนึ่งๆสามารถรองรับกับข้อมูลนับล้านรายการ (1,048,576 rows และ 16,384 columns) มีจำนวนเซลล์มากถึง 17,179,869,184 เซลล์ในชีทหนึ่งๆ และสร้างสูตรซ้อนกันได้ถึง 64 ชั้น ผู้ใช้ Excel ที่เก่งด้านคำนวณสามารถใช้ Excel สร้างแฟ้มที่มีโครงสร้างการคำนวณซับซ้อนอย่างมาก ทำให้ยากสำหรับผู้ใช้แฟ้มทั่วไปหรือเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน (หรือแม้แต่ตัวผู้สร้างเอง) จะตรวจสอบได้ครบทุกเซลล์ เป็นความเสี่ยงที่ยากจะตรวจพบว่ามีข้อมูลคลาดเคลื่อนหรือผิดพลาด

ผลจากการวิจัยพบว่า 94% ของจำนวนแฟ้มสเปรดชีตที่ใช้ในบริษัททั่วไปและ 5% ของสูตรที่สร้างไว้มีข้อผิดพลาด

ความผิดพลาดในการสร้างงานที่พบบ่อยครั้งมากที่สุดเกิดจากการสร้างงานที่มีในสิ่งที่ไม่ควรมีแต่กลับไม่มีในสิ่งที่ต้องมี เช่น ใช้เซลล์เพื่อแสดงข้อมูลซึ่งไม่เกี่ยวข้องไว้มากเกินไปจนทำให้ผู้ใช้งานจับประเด็นไม่ได้ว่าต้องการแสดงอะไรในชีทนั้น หรือไม่ได้ใช้เครื่องหมาย $ ในการกำหนดตำแหน่งอ้างอิงส่งผลให้คำนวณผิดพลาดเมื่อ copy เซลล์สูตรไปใช้ที่อื่น

การที่ผู้บริหารปล่อยให้ใช้ Excel กันอย่างอิสระตามใจชอบ ปล่อยให้เรียนรู้ Excel กันเอง หรือเลือกอบรม Excel จากใครก็ได้ ย่อมทำให้เกิดวิธีสร้างงานแตกต่างกัน ขาดแนวทางการสร้างงานที่เป็นมาตรฐาน ทำให้ผู้ใช้แฟ้มต้องทำความเข้าใจในขั้นตอนการใช้งานของแต่ละแฟ้มใหม่เสมอ และยากสำหรับผู้ตรวจสอบภายในที่เก่ง Excel น้อยกว่าคนสร้างแฟ้มจะแกะสูตรออก

นอกจากนี้ความเสี่ยงยังเกิดจากการใช้โปรแกรม Excel ที่ไม่มีลิขสิทธิ์หรือซื้อชุดที่มีลิขสิทธิ์แต่ไม่ได้ update แก้ไขความผิดพลาดในตัวโปรแกรมผ่านระบบอินเตอร์เน็ตอยู่เสมอ