DC07 - การออกแบบโครงสร้างตารางคำนวณร่วมกับสูตรลัด

จากสูตร = MAX(0,MIN(F4,D4)-MAX(E4,C4)) ซึ่งใช้คำนวณหาระยะเวลาที่ใช้ในกะซึ่งได้อธิบายที่ไปที่มาของแต่ละส่วนในสูตรแล้วว่าเป็นอย่างไร จากนี้ขอให้คุณคิดต่อไปอีกว่าจะนำสูตรนี้ไปใช้ในการวางแผนโดยจำเป็นต้องนำสูตรนี้ไปใช้ร่วมกับตัวแปรอื่นๆ เช่น ช่วงเวลาของกะอื่นๆ ช่วงเวลาเข้างานในวันอื่นๆหรือเวลาเข้างานของลูกจ้างคนอื่น ตลอดจนหาทางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายออกเป็นตัวเงินนั้น ต้องออกแบบตารางคำนวณให้มีหน้าตาอย่างไรดี

ตัวอย่างนี้ขอสมมติว่าในกำหนดเวลาทำงานแต่ละวัน ตั้งแต่ 6:00-24:00 น.นั้น ถูกแบ่งออกเป็น 8 กะ แต่ละกะเริ่มจากช่วงเวลา 6:00, 8:00, 10:00, 12:00, 13:00, 17:00, 19:00, และ 22:00 โดยกำหนดค่าแรงในช่วงกะที่เริ่ม 8:00, 10:00, 13:00, และ 17:00 ให้ใช้อัตราค่าแรงปกติ ส่วนกะอื่นๆมีอัตราค่าแรง OT 1.5 เท่าของอัตราปกติ

แรกสุดผมตัดสินใจว่า จะยังไม่นำประเด็นเรื่องค่าแรงมาใช้ในการคำนวณ โดยต้องการคำนวณให้ได้ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละกะให้ได้ก่อน เพื่อเผื่อว่าจะสามารถใช้ตัวเลขระยะเวลาไปใช้ในงานวางแผนอื่นที่อาจเกี่ยวข้องได้อีก เช่น หากต้องการวัดประสิทธิภาพในการทำงาน ก็อาจนำระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละกะไปคูณกับอัตรากำลังผลิตมาตรฐาน แล้วนำมาเปรียบเทียบกับผลงานที่ผลิตได้จริงในแต่ละกะว่าดีกว่าหรือต่ำกว่ามาตรฐานอย่างไร

ในการออกแบบตารางคำนวณให้เลือกวางแนวตารางที่อาจจะมีรายการเพิ่มให้เพิ่มได้ในแนวนอน จะสะดวกกว่าการวางตารางที่เพิ่มไว้ตามแนวตั้ง ดังนั้นจึงกำหนดให้แบ่งหัวตารางที่เป็นกะต่างๆไว้ตั้งแต่เซลล์ E5:L5 เพราะเชื่อว่าส่วนนี้คงไม่มีการปรับเพิ่มจากเดิมมากนัก แล้วกำหนดให้ใช้ตารางด้านซ้ายสุดเรียงลำดับงานแต่ละงานไปเรื่อยๆ จากเซลล์ B6:D10

ตัวเลขเวลาเริ่มกะที่บันทึกไว้ในเซลล์ E5:L5 นั้น ยังถูกนำไปกระจายแยกเป็นเวลาเริ่มกะ (From) และเวลาสิ้นสุดของกะ (To) ไว้ที่เซลล์ E2:L3 เพื่อแสดงให้เห็นชัดเจนขึ้นว่าแต่ละกะมีเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดอย่างไร และยังเผื่อไว้ใช้กับสูตรคำนวณหาระยะเวลาที่ใช้ในกะอีกด้วย จะได้ทำให้สูตรมีการใช้ตำแหน่งอ้างอิงในแนวเดียวกันไปตลอด ช่วยให้สร้างและแกะที่ไปที่มาได้ง่ายขึ้น 

ส่วนด้านของรายละเอียดการทำงานนั้น ในช่วงแรกนี้ใช้เลขที่งานเรียงไปเรื่อยๆไว้ก่อนในเซลล์ B6:B10 ซึ่งในอนาคตอาจเปลี่ยนจากเลขที่งาน ไปเป็นชื่อคน หรือเลขเครื่องจักรแทนก็ได้ ทั้งนี้เพื่อใช้แสดงชื่อรายการเท่านั้นว่าเป็นการทำงานของใคร และสามารถพิมพ์รายการต่อไปได้อีกนับหมื่นรายการตามแนวนอน

กำหนดให้บันทึกเวลาเริ่มงาน (Start) และออกจากงาน (Stop) คู่ขนานกับเลขที่ Job ไว้ในเซลล์ตั้งแต่ C6:C10 และ D6:D10 ตามลำดับ

ตารางตั้งแต่เซลล์ E6:L10 ใช้สูตร =MAX(0,MIN( E$3, $D6 ) - MAX( E$2, $C6 )) เพื่อคำนวณหาระยะเวลาที่ทำงานในแต่ละกะ โดยสร้างสูตรนี้ลงไปในเซลล์ E6 เซลล์เดียวแล้ว copy ไป paste เพื่อใช้คำนวณทุกเซลล์ตั้งแต่ E6:L10

เพื่อแสดงให้เห็นเฉพาะตัวเลขเวลาที่คำนวณได้ ไม่ให้แสดงตัวเลขเวลาที่เท่ากับ 0 จึงเลือกใช้ Format แบบ hh:mm;; และใช้สีพื้นแยกแต่ละกะที่ใช้อัตราค่าแรงปกติออกจากพื้นตารางส่วนที่ใช้อัตราค่าแรงพิเศษ (OT)

จากนั้นสร้างสูตรรวมหายอดระยะเวลาที่ทำงานในช่วงอัตราปกติและช่วงอัตรา OT ไว้ในตารางด้านขวาตั้งแต่เซลล์ N6:O10 ซึ่งเมื่อนำไปคูณกับเลขอัตราในเซลล์ Q4 และ R4 แล้ว ทำให้คำนวณหาค่าแรงแยกประเภทของอัตราแต่ละตัวแสดงให้เห็นในตาราง Q6:R10

วิเคราะห์ลักษณะโครงสร้างตารางคำนวณที่ใช้

1. พื้นที่ตารางที่ใช้รับตัวแปร เช่น B6:B10, C6:C10, D6:D10, และ E5:L5 ถูกวางไว้เป็นแนวคู่ขนานกับแนวตารางสูตรคำนวณE6:L10
2. สูตรคำนวณในพื้นที่ตาราง E6:L10 เกิดจากสูตรในเซลล์ E6 เพียงเซลล์เดียวที่นำไป paste ต่อให้เซลล์อื่นๆ ทำให้สะดวกในการแก้ไขสูตรไม่ต้องค้นหาและแก้ไขสูตรในเซลล์แต่ละเซลล์
3. ตารางกำหนดเวลาแต่ละช่วงกะ E2:L3 ช่วยชี้ชัดว่าแต่ละกะมีเวลาใด ช่วยให้สร้างสูตรคำนวณได้ง่ายขึ้นและยังทำให้มีความเข้าใจชัดเจนมากขึ้นสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป ซึ่งในอนาคตหากไม่ต้องการแสดงพื้นที่ส่วนนี้ก็สามารถโยกย้ายไปซ่อนที่อื่น
4. จุดเด่นของโครงสร้างตารางซึ่งช่วยให้สามารถคำนวณค่าแรงในแต่ละอัตราได้ คือ การใช้ตารางแบ่งออกเป็นแต่ละกะเพื่อแยกคำนวณหาระยะเวลาที่ใช้ในกะนั้นๆก่อน และยังช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณได้ง่าย ชัดเจนกว่าการคิดสูตรยากๆยาวๆเพียงเพื่อคำนวณแยกแต่ละกะให้แล้วเสร็จในเซลล์เดียว
5. ในแง่ของเลขตัวเงินค่าแรงที่โดยทั่วไปถือเป็นเรื่องปกปิด ได้ถูกแยกคำนวณในตาราง Q6:R10 ช่วยให้สามารถใช้ตารางส่วนนี้ในการบริหารค่าแรงได้โดยตรงและสามารถโยกย้ายตารางไปแยกเก็บไว้เป็นเรื่องลับในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น
6. เลขที่ Job ในตาราง B6:B10 นั้น ในอนาคตสามารถบันทึกรหัสหรือชื่อลงไปแทน จากนั้นจึงนำสูตร Vlookup หาเวลาทำงานมาแสดงโดยอัตโนมัติในตาราง C6:D10 ได้ด้วย หรืออาจใช้คำสั่ง Data > Table เพื่อส่งตัวแปรลงไปแทนเลขที่ Job เพื่อคำนวณลัดหายอดค่าแรงได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องย้อนกลับมาเพีมรายการใหม่
7. สามารถใช้กับการคำนวณหาค่าแรงได้หลายกรณี เช่น ค่าแรงของลูกจ้างคนหนึ่งในวันหนึ่ง หรือค่าแรงของลูกจ้างคนหนึ่งรายวัน หรือค่าแรงของลูกจ้างเรียงตัวไปทุกคนในแต่ละวัน ซึ่งคุณอาจใช้ชีทเดิมชีทเดียวคำนวณ หรือ copy เป็นชีทใหม่เพื่อคำนวณแยกตามรายบุคคล

หมายเหตุ :

1. การไล่ลำดับงานในตัวอย่างนี้เป็นการไล่จากบนมาล่างหรือจากซ้ายไปขวา ซึ่งในแง่การวางแผนกำหนดการณ์แล้ว เรียกว่า แบบ Push เพื่อหากำหนดเวลาที่งานเสร็จ
2. ถ้าไล่ลำดับงานจากล่างไปบนหรือจากขวามาซ้าย จะกลายเป็นแบบ Pull เพื่อหากำหนดเวลาที่ต้องเริ่มงาน
3. หากต้องการแทรกระยะเวลาหยุดพักของแต่ละ Job ซึ่งย่อมมีผลทำให้กำหนดเวลาเริ่มต้นของ Job ถัดไปช้าลง สามารถปรับเพิ่มได้ง่ายๆโดยสร้างสูตรหากำหนดเวลาเริ่มงานใน Job ถัดไปให้มีค่าเท่ากับ เวลาออกจากงานของ Job ก่อนบวกด้วยระยะเวลาที่หยุดพัก
4. ผู้สนใจตารางคำนวณหาระยะเวลาที่ใช้ในกะ สามารถเรียนรู้ได้จากการอบรมหลักสูตรประยุกต์ใช้ Excel เพื่อวางแผนความต้องการวัสดุ(MRP)และจัดตารางการผลิตหรือหลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel สร้างงานอย่างมืออาชีพ