ผู้บริหารระดับสูงมักรู้สึกอึดอัดทุกครั้งที่ได้รับรายงานส่งขึ้นมาแล้วไม่ได้ดังใจ จะดูตัวเลขตรงนั้น หายอดอะไรแบบนี้ที่ตัวเองอยากได้ก็หาไม่เจอ พอสั่งลูกน้องให้ทำมาใหม่ ลูกน้องก็เรียนชี้แจงกลับมาว่าในแฟ้มรายงานมีตัวเลขที่ต้องการอยู่แล้ว เพียงแต่ว่าผู้บริหารดูไม่ออกเท่านั้นแหละว่าตัวเลขเรื่องที่ต้องการอยู่ตรงไหน
เรื่องที่ต้องยอมรับกันไม่ว่าที่ไหนก็คือ ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นไปเท่าไหร่ ยิ่งใช้ Excel เป็นน้อยลงไปเท่านั้น มีเวลาให้กับคอมพิวเตอร์น้อยลง แต่ผู้บริหารยุคนี้ต่างจากยุคก่อนก็ตรงที่ว่า แทนที่จะดูรายงานที่เป็นหน้ากระดาษ ผู้บริหารยุคใหม่ต้องมีความสามารถใช้ Excel เป็นบ้าง อย่างน้อยเพื่อเปิดแฟ้มรายงานดูได้เอง
ถ้าผู้บริหารได้รับแฟ้มรายงานที่ใช้ Pivot Table หรือ Power BI สร้างขึ้น พออยากจะย้ายตัวเลขนั้นมาวางตรงนี้ ขยับนิดขยับหน่อยปรับหน้าตารายงาน แค่เลื่อนตัวเลขนั้นขึ้นมาเป็นบรรทัดแรก มีผู้บริหารคนไหนที่ทำได้เองเป็นบ้าง ส่วนใหญ่ก็ต้องสั่งให้ลูกน้องทำมาให้ใหม่ (ไม่น่าจะใช้คำว่าส่วนใหญ่ แต่น่าจะเป็นผู้บริหารทุกคนนั่นแหละ)
การสร้างแฟ้มรายงานเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารนั้น ควรหาทางทำให้ผู้บริหารสามารถค้นหาข้อมูลตัวเลขที่ต้องการได้ง่าย สร้างแบบเผื่อใจผู้บริหารไว้ด้วย อย่างน้อยต้องทำปุ่ม ทำช่องให้คลิกได้ หรือพอกรอกหัวข้อเรื่องที่ต้องการลงไป หน้าตารายงานต้องสามารถดึงข้อมูลที่ผู้บริหารต้องการมาแสดงได้ทันที
