คนทั่วไปซึ่งรู้จัก Excel เพียงผิวเผิน มักเข้าใจว่า Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่มีโครงสร้างในรูปแบบตารางประกอบด้วยหลาย row และหลาย column ช่วยทำให้ผู้ใช้งานสามารถจัดโครงสร้างรูปแบบตารางข้อมูลที่เก็บไว้เพื่อใช้งานได้ตามต้องการโดยเฉพาะงานการคำนวณตัวเลข ดังนั้นเมื่อแสดงผลลัพธ์ที่คำนวณได้ต่างจากที่ต้องการหรือคำนวณผิดก็เข้าใจผิดไปว่า นั่นคือรูปแบบเดียวของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นได้
จากการวิจัยพบว่ากว่า 94% ของจำนวนแฟ้มสเปรดชีตที่สร้างขึ้นมาใช้งานมีข้อผิดพลาด
ใครก็ตามซึ่งมั่นใจว่าแฟ้มถูกต้องโดยไม่มีข้อผิดพลาดเลย มีแนวโน้มที่จะละเลยมองข้ามข้อผิดพลาดที่มี และมักเป็นความมั่นใจของผู้ที่ไม่รู้จริงในวิธีการใช้ Excel
กว่าจะมั่นใจว่าแฟ้ม Excel คำนวณได้ถูกต้องร้อยเปอร์เซ็นต์ ต้องผ่านการทดสอบแล้วทดสอบอีกจากผู้ที่มีความรู้จริงว่าต้องทดสอบอย่างไร ไม่ใช่ดูจากคำตอบสุดท้ายว่าคำนวณถูกต้องแล้วคิดทึกทักเอาเองว่าถูกต้อง
ความเสี่ยงจากการใช้ Excel ไม่ได้เป็นจำกัดเพียงเมื่อแสดงข้อมูลหรือคำนวณผิดพลาดเท่านั้น แม้แสดงข้อมูลหรือคำนวณถูกต้องก็ยังมีความเสี่ยงแฝงอยู่ตลอดเวลา เพราะหลังจากนั้นหากส่งแฟ้มไปให้ผู้ใช้งานคนอื่น เพียงแค่โยกย้ายเซลล์ทำให้ตำแหน่งตารางต่างไปจากเดิม หรือเปลี่ยนชื่อชีทหรือแฟ้มให้ต่างไป หรือนำแฟ้มมาใช้งานนานไปจนตัวแปรที่บันทึกไว้ล้าสมัย อาจทำให้แฟ้มที่สร้างไว้ไม่ดีแสดงข้อมูลหรือคำนวณผิดพลาดได้ทันทีโดยไม่มีสัญญาณเตือน
ความเสี่ยงในแง่การลงทุนเกิดขึ้นเมื่อใช้ Excel ไม่คุ้มค่า หากพนักงานสามารถใช้ Excel ได้แค่อย่างเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด ไม่สามารถใช้งาน Excel ทำงานแบบอัตโนมัติได้อย่างคอมพิวเตอร์ และไม่ได้ช่วยทำให้สามารถนำแฟ้มที่สร้างขึ้นมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก
ความเสี่ยงในแง่ของการทำธุรกิจเกิดขึ้นเมื่อข้อมูลจากสเปรดชีตทำให้สูญเสียรายได้และกำไร ไม่สามารถทำตามกฎเกณฑ์ที่ตั้งไว้ หรือทำให้บริษัทเสียชื่อเสียง ซึ่งไม่ได้เป็นผลจากการที่สเปรดชีตแสดงข้อมูลผิดพลาดเท่านั้น ไม่ว่าข้อผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นโดยไม่ตั้งใจหรือตั้งใจทุจริตปลอมแปลงข้อมูลก็ตาม แต่ยังเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูลที่เก็บไว้เนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์ทำงานผิดพลาด หรือข้อมูลลับรั่วไหลเนื่องจากปล่อยให้พนักงานจัดเก็บข้อมูลกันเองหรือยอมให้เก็บแฟ้มงานไปทำต่อที่บ้าน ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่พบเห็นได้บ่อยที่สุด
ความผิดพลาดในการสร้างงานที่พบบ่อยครั้งมากที่สุดเกิดจากการสร้างงานที่มีในสิ่งที่ไม่ควรมีแต่กลับไม่มีในสิ่งที่ต้องมี เช่น ใช้เซลล์เพื่อแสดงข้อมูลซึ่งไม่เกี่ยวข้องไว้มากเกินไปจนทำให้ผู้ใช้งานจับประเด็นไม่ได้ว่าต้องการแสดงอะไรในชีทนั้น หรือไม่ได้ใช้เครื่องหมาย $ ในการกำหนดตำแหน่งอ้างอิงส่งผลให้คำนวณผิดพลาดเมื่อ copy เซลล์สูตรไปใช้ที่อื่น
การที่ผู้บริหารปล่อยให้ใช้ Excel กันอย่างอิสระตามใจชอบ ปล่อยให้เรียนรู้ Excel กันเอง หรือเลือกอบรม Excel จากใครก็ได้ ย่อมทำให้เกิดวิธีสร้างงานแตกต่างกัน ขาดแนวทางการสร้างงานที่เป็นมาตรฐาน ทำให้ผู้ใช้แฟ้มต้องทำความเข้าใจในขั้นตอนการใช้งานของแต่ละแฟ้มใหม่เสมอ และยากสำหรับผู้ตรวจสอบภายในที่รู้จัก Excel น้อยกว่าคนสร้างแฟ้มจะตรวจพบข้อผิดพลาด
