ในขณะที่องค์กรให้ความสำคัญและตระหนักถึงความเสี่ยงความเสี่ยงด้านต่างๆในการดำเนินธุรกิจนั้น แต่ความเสี่ยงจากการใช้สเปรดชีตหรือ Excel กลับถูกมองข้ามหรือให้ความสำคัญน้อยมาก จนกระทั่งในปีค.ศ.2002 รัฐสภาของสหรัฐอเมริกาได้ออกกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act เพื่อช่วยกระตุ้นให้เริ่มคิดปรับปรุงระบบการใช้ Excel จากการกำหนดให้ CEO ต้องประเมินระบบรายงานทางการเงินของตนด้วยว่ามีประสิทธิภาพ
เนื่องจาก Excel มีราคาค่าโปรแกรมถูกมากเมื่อเทียบกับการลงทุนเป็นแสนเป็นล้านบาทในกิจกรรมอื่น ผู้บริหารจึงไม่ได้ให้ความสำคัญเร่งด่วน หรือรอจนกว่าจะมีกฎหมายหรือมาตรฐาน ISO มาบังคับก่อน
ยิ่งองค์กรเห็นความสำคัญมากขึ้นเท่าใด ยิ่งรีบขวนขวายหาทางกระตุ้นให้ปรับปรุงวิธีการใช้ Excel ให้รัดกุมมากขึ้นเท่านั้น
สาเหตุที่ผู้บริหารไม่เห็นว่าการใช้ Excel เป็นความเสี่ยงที่สำคัญ เนื่องจากไม่เคยรู้ไม่เคยเห็นความยากและความสลับซับซ้อนในวิธีใช้ Excel จึงมีมุมมองผิดๆว่า โปรแกรม Excel ใช้งานง่ายมาก ใครๆก็มีวิธีใช้เหมือนกัน มันเป็นเพียงโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการคำนวณในลักษณะการใช้งานเช่นเดียวกับเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด จะดีกว่าตรงที่ใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์และสามารถเก็บข้อมูลไว้ได้โดยไม่ต้องบันทึกใหม่ซ้ำอีก ดังนั้นหากจะคำนวณผิดบ้างย่อมเป็นเรื่องธรรมดา ถือเป็นสิ่งปกติที่ผู้ใช้งานจะทำผิดพลาดบ้าง จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะป้องกันไม่ให้เกิด Human Error ขึ้นเลย
ภาพสะท้อนซึ่งแสดงให้เห็นว่าผู้บริหารไม่ได้ให้ความสำคัญกับความเสี่ยงจากการใช้ Excel ดูได้จาก
- การเลิกใช้โปรแกรม Excel แล้วหันไปใช้สเปรดชีตอื่นหรือใช้โปรแกรมที่แจกให้ใช้ฟรีเพื่อประหยัดต้นทุน เพราะเข้าใจว่าไม่ว่าจะใช้สเปรดชีตยี่ห้อใดก็นำมาใช้คำนวณตัวเลขได้เหมือนกัน โดยไม่รู้ว่า Excel มีความสามารถเหนือกว่าสเปรดชีตอื่นอย่างมาก และไม่ตระหนักถึงค่าเสียโอกาสที่มีต้นทุนแพงจากการเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมฟรี
- เมื่อพบว่า Excel คำนวณผิดพลาดหรือแสดงข้อมูลไม่ตรงกับความต้องการก็จัดการแก้ปัญหาเป็นครั้งไป ไม่ได้วางนโยบายหรือออกระเบียบเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดขึ้นอีกในอนาคต
- ไม่เห็นความจำเป็นในการส่งพนักงานไปฝึกอบรมเพราะเสียดายเวลางาน มองว่า Excel เป็นโปรแกรมใช้ง่ายและเรียนจากหนังสือคู่มือได้เอง ใครๆก็มีวิธีใช้เหมือนกัน ไม่คุ้มที่จะจ่ายเงินค่าฝึกอบรม
- ถ้าใครอยากจะเข้าอบรมก็ห้ามใช้เวลางานลาไปเรียนและต้องออกเงินเรียนเอง หรือถ้ายอมส่งไปอบรมก็ไม่บ่อยนัก ให้เวลาสำหรับการอบรมไม่กี่วันและหาที่เรียนกันเอง โดยเลือกเรียนจากที่ไหนก็ได้เพราะเชื่อว่าได้ความรู้ไม่ต่างกัน ขอให้เน้นอบรมเฉพาะเรื่องที่จะเอาไปใช้งานได้ทันทีกับปัญหาเฉพาะหน้าก็แล้วกัน
ส่วนสาเหตุที่ผู้ใช้งานไม่เห็นความสำคัญในความเสี่ยงจากการใช้ Excel มีดังนี้
- มีความมั่นใจอย่างยิ่งว่าแฟ้มที่ตนสร้างขึ้นปราศจากความผิดพลาดโดยสิ้นเชิง
- เชื่อว่าการที่แฟ้มมีความผิดพลาดบ้างเล็กน้อยเป็นเรื่องธรรมดา
- ไม่เคยเห็นตัวอย่างวิธีการสร้างงานที่ดีกว่า
- ขาดความรู้ในวิธีการทดสอบและตรวจสอบเพื่อหาความผิดพลาด
- มองไม่ออกว่าเมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้นจะส่งผลเสียต่อองค์กรอย่างไร
- คิดว่าเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร ไม่ใช่หน้าที่ความรับผิดชอบของตน
- ต้องการความอิสระ ไม่ต้องการให้มีใครมาควบคุม ตรวจสอบ หรือคอยจับผิด
- กำลังจะลาออก จึงไม่สนใจว่าใครจะนำแฟ้มที่ตนสร้างมาใช้งานต่อหรือไม่แล้วจะเกิดผลเสียอย่างไร
- แอบซ่อนข้อมูลทุจริตเอาไว้
ผู้ที่คลุกคลีกับการใช้ Excel นานขึ้น จะพัฒนาวิธีใช้ของตนให้ซับซ้อนขึ้นทีละเล็กทีละน้อย โดยเฉพาะคนที่มีพื้นฐานทางคณิตศาสตร์หรือชอบคิดคำนวณ จะฝึกใช้ Excel เป็นเหมือนสนามแข่งขันประลองฝีมือ ทดลองสร้างสูตรที่ไม่เคยใช้ ฝึกใช้คำสั่งบนเมนูที่ช่วยลัดขั้นตอนการทำงาน จนถึงขั้นทดลองใช้ VBA เพื่อหาทางทำให้ Excel ทำงานเองโดยอัตโนมัติ ลองผิดลองถูกไปเรื่อยๆ ซึ่งจะพบว่ามีช่วงความแตกต่างของความรู้ความสามารถระหว่างผู้บริหารหรือคนที่เพิ่งเริ่มฝึกใช้ Excel กับคนที่ใช้ Excel จนถึงขั้นเก่ง VBA อย่างมาก
ยิ่งเก่ง Excel มากขึ้นเท่าใด ยิ่งสามารถมองข้อผิดพลาดของผู้อื่นได้มากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะวิธีใช้ Excel ที่นิยมใช้กันของคนทั่วไปซึ่งมักมองไม่ออกว่ามีความเสี่ยงแฝงอยู่ เช่น การใช้สูตร VLookup หรือคำสั่ง Pivot Table ก็เหมาะกับบางงานและผู้ใช้บางระดับเท่านั้น หรือการใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+v เพื่อลอกข้อมูลก็เสี่ยงที่จะได้ข้อมูลผิด เป็นต้น
กฎหมายหรือข้อบังคับในต่างประเทศ
ในปีค.ศ. 2002 หลังวิกฤติเศรษฐกิจสืบเนื่องจากการฉ้อโกงรายงานทางการเงินของบริษัท Enron และบริษัทสำคัญอื่นๆ รัฐสภาสหรัฐอเมริกาได้ออกกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act (SOX) โดยเฉพาะในหมวด 404 กำหนดให้ CEO ของบริษัทมหาชนต้องประเมินระบบรายงานทางการเงินของตนด้วยว่ามีประสิทธิภาพเพื่อประโยชน์ของผู้ถือหุ้น
Section 404 requires management and the external auditor to report on the adequacy of the company's internal control on financial reporting.
นอกจากนี้ยังมีกฎหมายและข้อบังคับอื่นอีก เช่น Solvency II, Base III, FDA 21, ISO 27002, IAS/IFRS for Accounting Standard, SAS 99 for auditor หรือข้อบังคับอื่น
สำหรับประเทศในทวีปเอเชีย ในปีค.ศ.2006 ญี่ปุ่นออกกฎหมาย J-SOX คล้ายคลึงกับ Sarbanes-Oxley Act แม้กฎหมายหรือข้อบังคับเหล่านี้มิได้ระบุถึงการใช้สเปรดชีตหรือ Excel โดยตรงก็ตาม แต่เป็นการกำหนดให้ผู้บริหารในองค์กร นักบัญชี และผู้ตรวจสอบบัญชี ต้องรับผิดชอบกับการแสดงข้อมูลต่อบุคคลภายนอกโดยเฉพาะผู้ถือหุ้นว่าถูกต้องเชื่อถือได้ ซึ่งสาขาบริษัทของไทยที่ไปทำกิจการในต่างประเทศจำเป็นต้องทำตามกฎข้อบังคับในประเทศเหล่านั้น
ส่วนประเทศไทยยังไม่มีกฎหมายหรือข้อบังคับใด จึงเป็นสถานการณ์ที่น่าเป็นห่วงอย่างยิ่ง
