☝️ ภาพที่เห็นนี้เป็นแฟ้มรายงานสินค้าคงคลังที่ผมมักเปิดให้ดูก่อนเริ่มสอน เพื่ออวดให้ดูว่าการใช้ Excel แบบสุดๆนั้นเป็นยังไงบ้าง คนที่ไม่รู้จักฝีมือของผมมาก่อน ไม่ทราบว่าผมเป็นใครมาจากไหน จะได้ตาโต อยากเรียนกับผม และอยากจะทำให้ได้แบบนี้บ้าง
ตารางด้านซ้ายมือใน column B:E เป็นตารางฐานข้อมูลที่ใช้เก็บสินค้าที่รับเข้าจ่ายออกเรียงตามลำดับวันที่ โดยจะมีสีพาดแสดงตำแหน่งรายการสินค้าที่ต้องการดูว่าอยู่ตรงนี้นะ ซึ่งทำได้โดย Conditional Format
สีที่เกิดขึ้นนี้ทำตามเงื่อนไขที่เกิดจากการคลิกเลือกชื่อสินค้า จากวันไหนถึงวันไหนก็ได้ ซึ่งอยู่ในเซลล์ H5 I5 J5
🧐 สิ่งที่เหมือนกันในตารางซ้ายกับเซลล์ที่ที่ให้คลิกเลือกนั้นก็คือ ใช้สีฟอนต์เป็นสีชมพู ซึ่งเมื่อใดก็ตามที่เปิดแฟ้มที่ผมสร้างจะทราบได้ทันทีว่าเซลล์ที่มีฟอนต์สีชมพูนี้เป็นเซลล์รับค่าใหม่ที่ต้องการ ไม่ใช่เซลล์สูตร
☝️ ในการสร้างงานที่ดี ควรหาทางทำให้มีหน้ารายงานเพียงตารางเดียวชีทเดียวเท่านั้น ซึ่งจะเปลี่ยนไปแสดงสินค้าตามวันที่ต้องการได้ทันที โดยในตารางสีเหลือง J8:M12 ใช้สูตร Multiple Match เพื่อหารายการเหล่านั้นมาแสดง
ในชีทนี้ยังทิ้ง Pivot Table ไปใช้ Data Table แทนในตาราง Daily Report ซึ่งสามารถแสดงยอดรับ ยอดจ่าย ยอดคงเหลือแต่ละวัน หรือแสดงยอดคงเหลือสะสมได้ด้วย ดีกว่า Pivot Table ที่ต้องแยกพื้นที่แต่ละยอดออกไป
นอกจากนั้นแล้วยังมีการหาชื่อสินค้าที่ไม่ซ้ำ เรียกว่า Unique Item ซึ่งเป็นตารางด้านขวาสุดใน Column Q:T
ตอนที่เปิดแฟ้มนี้ให้ดู ผมไม่เสียเวลามาแกะแต่ละส่วนแบบที่อธิบายนี้หรอกครับ แต่จะแสดงให้ดูว่าใช้งานยังไง พออวดเสร็จก็จะถามว่า สนใจอยากจะเรียนไหมครับ
พอทำเป็นแล้วจะสามารถนำไปประยุกต์ได้กับทุกเรื่องที่เป็นการรับจ่าย เช่น การฝากถอนเงิน ยอดเดบิทเครดิต รายรับรายจ่าย
เชิญ download แฟ้มนี้ได้จาก https://www.excelexperttraining.com/extreme/files/timeplan/productsummary.xls
Download แฟ้มรุ่นใหม่ที่ปรับปรุงให้ใช้กับสูตรใหม่ใน Excel 365 จากลิงก์นี้ครับ
https://drive.google.com/file/d/1OZPIPzMd4d-o05O8HxoPJuXrWcHj2cOh/view?usp=sharing
ชมคลิปวิธีใช้งานที่ https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/a-to-z/p-q-r-s-t/p-p-p-p-p/product-summary
วิธีสร้างอย่างละเอียดอยู่ในหลักสูตรออนไลน์นี้ครับ
https://www.excelexperttraining.com/online/courses/product-summary-and-invoice/
การสร้างความอยากเรียน อยากทำได้นี่แหละสำคัญมากครับ พออยากได้แล้วคราวนี้ก็ถึงเวลาเริ่มต้นเรียน
