จับประเด็น เอ็กเซล สกิล ... ทักษะที่เด็กจบใหม่ “ควรมี” ที่จะนำไปสู่ประเทศไทย 4.0

https://www.matichon.co.th/lifestyle/news_1630725

จากบทความสัมภาษณ์ในหนังสือพิมพ์มติชนนี้ ผมให้ประเด็นไว้ว่า เอ็กเซล สกิล สำหรับเด็กที่จบใหม่ควรมีก็คือ การออกแบบตารางที่จะเป็นฐานในการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งไม่จำกัดเฉพาะเด็กที่จบใหม่เท่านั้น แต่ทุกคนที่ใช้ Excel ต้องรู้จักออกแบบตารางฐานข้อมูลให้เป็น ... เจ้านายใหญ่ด้วย

ถ้าประเทศไทยหวังจะก้าวสู่ยุค 4.0 หน่วยงานข้าราชการเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นกันแล้วหรือยัง ธุรกิจ SME หรือแม้แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ ลูกจ้างที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลลง Excel ทราบวิธีออกแบบตารางฐานข้อมูลกันแล้วหรือยัง

ไม่ใช่สักแต่ว่าเปิด Excel ขึ้นมาแล้วกรอกข้อมูลลงไปนะครับ

ลูกศิษย์ที่มาอบรม Excel กับผม หลายคนเล่าประสบการณ์อันแสนขมขื่นที่เจอเหมือนกันให้ฟังว่า เขาต้องเหนื่อยยากแสนเข็นอย่างมากในการนำข้อมูลจากหน่วยงานหลายๆแห่งมารวมกัน แทนที่จะ copy ตารางข้อมูลของหน่วยงานนั้นมาวางต่อกับข้อมูลของหน่วยงานนี้ได้เลย กลับต้องใช้สายตามองหาว่าเรื่องที่ต้องการอยู่ตรงไหน พอเจอก็พบว่าคนที่กรอกข้อมูลมาให้ ไม่ได้บันทึกไว้ในเซลล์เดียวเสียอีก แต่กรอกค่ากระจายไว้ตรงนั้นตรงนี้ ทำให้ต้องเสียเวลา “มองแล้วลอก” ข้อมูลทีละเซลล์มาบันทึกใหม่เองทั้งหมด แต่ละหน่วยงานก็มีสไตล์ไม่เหมือนกันเข้าไปอีก ต่างออกแบบหน้าตาตารางข้อมูลในแบบที่ตัวเองชอบ

ที่แปลกก็คือ ถ้าไปสัมภาษณ์พนักงานที่กรอกข้อมูลมาให้ เขาจะพูดอย่างภาคภูมิใจว่า เขาได้ใช้คอมพิวเตอร์แล้วนะ ดีกว่าก่อนสมัยที่กรอกในหน้ากระดาษเป็นไหนๆ

ขอให้ช่วยกันบอกต่อ แชร์เรื่องนี้ต่อไปเยอะๆด้วยครับ หากประเทศไทยหวังจะเป็น 4.0 ได้เร็วขึ้น ต้องเริ่มต้นจากบันทึกข้อมูลให้เป็นก่อน ไม่ว่าจะใช้โปรแกรม Excel หรือโปรแกรมอื่นใดก็ตาม ตารางฐานข้อมูลที่จะช่วยให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้นั้น ต้องมีหน้าตาตามรูปด้านซ้ายนี้เท่านั้น

1. Row บนสุดต้องมีหัวตาราง
2. รายการต้องติดต่อกันไป ห้ามเว้นช่องว่างไว้จนขาดช่วง
3. ตารางข้อมูลต้องเว้นช่องว่างไว้รอบข้าง ห้ามติดกับเซลล์อื่น

รายการข้อมูลรายการหนึ่งๆ ต้องบันทึกไว้ใน row หรือแถวนอนเดียวกันเท่านั้น ห้ามแยกบันทึกใน row ใหม่หรือ merge หลายเซลล์เข้าด้วยกันอย่างเด็ดขาด

ถ้ารายการยาวมากและต้องการแยกขึ้นบรรทัดใหม่ ให้กดปุ่ม ALT พร้อมกับ Enter จะสามารถบันทึกข้อความยาวๆหลายบันทัดในเซลล์เดียวกันได้

ที่สำคัญที่สุดโครงสร้างหน้าตาของแต่ละหน่วยงานต้องมีลำดับเรื่องบนหัวตารางตรงตำแหน่งกันเสมอ จะได้ช่วยทำให้ copy ทั้งตารางมาต่อกันได้เลย ข้อกำหนดนี้ต้องขอให้เจ้านายใหญ่สั่งการลงไป ไม่งั้นไม่มีใครทำตามแน่ๆ