Microsoft Power BI, Power Query, Power Pivot
ชื่อ App ที่มีคำว่า Power เหล่านี้เป็นชื่อยอดฮิตที่กำลังอยู่ในความสนใจในขณะนี้ ยิ่งมีภาพยนต์เรื่อง The Great Hack ซึ่งหยิบยกการใช้ Big Data นำเข้ามาวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ใช้อินเตอร์เน็ต จนสามารถเปลี่ยนมุมมองของประชาชนให้เป็นไปตามที่ต้องการได้ด้วย ยิ่งทำให้ Power App เหล่านี้น่าสนใจมากขึ้นอีกหลายเท่า
ช่วงปีที่ผ่านมามีผู้สนใจติดต่ออยากจะมาเรียนหลักสูตร Power App เหล่านี้กับผมจำนวนมาก ทุกคนอยากจะได้กราฟสวยๆ สามารถวิเคราะห์สรุปข้อมูลได้แบบ Pivot Table ได้ในพริบตา กลายเป็น Dashboards ที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพและช่วยในการตัดสินใจได้ชัดเจนกว่าการมองแค่ตัวเลข ซึ่งผมต้องตอบปฏิเสธไปว่า ผมไม่มีหลักสูตรพวก Power เหล่านี้ ทำไมน่ะหรือ ...
Power App เหล่านี้ คล้าย Excel แต่ไม่ใช่ Excel แบบที่ใช้กัน
สิ่งที่ทำให้ดูเหมือน Excel จนทำให้คิดกันไปเองว่าเหมาะสำหรับใครก็ได้ที่เป็นผู้ใช้ Excel ที่จะมาเข้าอบรมเรียนรู้ Power App เห็นจะเป็นเพราะวิธีการใช้งานที่สามารถสร้างรายงานหน้าตาแบบเดียวกับ Pivot Table สามารถสร้างกราฟได้ง่ายเหมือน Pivot Chart แถมสามารถสร้างกราฟที่สวยกว่า มีหน้าตาแปลกกว่า น่าสนใจกว่า
สมัยก่อนที่จะมี Power App ในโปรแกรม Excel มีคำสั่ง Data – Get External Data ซึ่งสามารถนำข้อมูลจากโปรแกรมอื่นหรือมีนามสกุลอื่น import ข้อมูลเข้ามาใช้ต่อใน Excel สามารถเลือกเฉพาะรายการที่ตรงกับเงื่อนไข ช่วยลดจำนวนรายการจากเดิมที่มีเป็นล้านให้เหลือเฉพาะรายการที่ตรงกับเงื่อนไขเท่านั้น ซึ่งเป็นหัวข้อหนึ่งที่ผมสอนอยู่แล้ว แต่ผมจะแนะนำผู้เข้าอบรมด้วยว่า ให้ใช้ต่อเมื่อฝ่าย IT เขาไม่ยอมดึงข้อมูลที่คุณต้องการมาให้ และอย่าไปทำให้ฐานข้อมูลส่วนกลางของบริษัทเจ๊งล่ะ ควรขอให้ฝ่าย IT ส่งข้อมูลทั้งหมดออกมาจากระบบมาให้คุณใช้ดีกว่า
ช่วงแรกไมโครซอฟท์ใช้โปรแกรม Microsoft Query เป็นเครื่องมือช่วยในการ import ซึ่งส่งผลให้ใครที่ไม่คุ้นกับ Microsoft Query งงว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ต่อมาก็พัฒนาเป็น Query Wizard ซึ่งมีขั้นตอนที่สะดวกมากขึ้น ว่าไปแล้วนี่คือคุณปู่ของ Power Query นั่นเอง ซึ่งมีความสามารถเหนือกว่าเดิมอย่างมาก ถ้าจะใช้เพื่อ import ดึงข้อมูลก็ทำได้ง่ายขึ้น แต่ถ้าจะทำมากกว่านั้น เช่น นำรายการข้อมูลจากหลายแหล่งมาต่อกัน หรือถึงขั้นมาผสมเรื่องเดียวกันมาไว้ในรายการเดียวกัน จะมีขั้นตอนที่ไม่ง่ายนัก แม้จะไม่ต้องใช้สูตร VLookup แต่ก็ต้องจำขั้นตอนที่จะทำให้ได้ฐานข้อมูลหน้าตาแบบเดียวกันกับที่เคยใช้ VLookup
ผู้ที่คิดจะใช้ Power App ต้องเข้าใจเรื่อง Relational Database และต้องเรียนรู้สูตรคำนวณใหม่ๆที่เรียกว่า DAX Function อีกมากมาย เช่น ALLCROSSFILTERED ALLEXCEPT ALLNOBLANKROW ALLSELECTED CALCULATE CALCULATETABLE CROSSFILTER DISTINCT EARLIER EARLIEST FILTER FILTERS HASONEFILTER HASONEVALUE ISCROSSFILTERED ISFILTERED KEEPFILTERS RELATED RELATEDTABLE
ดังนั้นใครที่ชอบใช้ Pivot Table ที่ไม่จำเป็นต้องใช้สมองมาสร้างสูตร ต้องเตรียมตัวเตรียมใจให้ดีว่าต้องฝึกใช้สูตรใหม่อีกเยอะเลย
Power App เหล่านี้ ถึงฝ่าย IT ใช้ได้ แต่ทำได้ไม่ถูกใจ
ส่วนผสมสำคัญที่จะช่วยให้ใช้ Power App สร้างงานได้อย่างมีคุณภาพ ตรงใจผู้บริหาร ต้องประกอบด้วยความเข้าใจในระบบข้อมูลของบริษัท เข้าใจในโครงสร้างข้อมูลว่าประกอบด้วยอะไรบ้าง และที่สำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจในธุรกิจ ทั้งธุรกิจของตัวเองและของตลาดภายนอก
แค่การสร้างกราฟ ลองนึกดูว่าจะสร้างกราฟเพื่อแสดงเรื่องอะไรที่จะบอกเรื่องราวให้เห็นได้ว่า อดีต ปัจจุบัน และอนาคต มีอะไรที่น่าสังเกตบ้าง สามารถเตือนเหตุการณ์ที่ผิดปกติหรือสะดดุตาสะดุดใจ ไม่ใช่ว่าแสดงแค่ผลการดำเนินงานที่ผ่านมาซึ่งใครก็ทำได้
ผู้ที่เหมาะจะทำหน้าที่เป็นผู้ใช้ Power App ควรเป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่วิเคราะห์วิจัยหรือวิจัยวางแผน ผู้ทำงานต้องมีนิสัยชอบคิดค้น ไม่ยึดติดกับเรื่องเดิม ไม่ควรมอบหน้าที่ให้กับพนักงานที่ทำงานประจำ ทำซ้ำๆจนคุ้นเคยจนมองไม่ออกว่าจะพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร
แทนที่จะนำข้อมูลที่มีอยู่มาวิเคราะห์แล้วจบอยู่เพียงแค่นั้น ควรตั้งสมมติฐานขึ้นมาว่า ธุรกิจจะดีขึ้น เอาชนะคู่แข่งได้ด้วยวิธีที่คิดไว้หรือไม่ จากนั้นจึงขวนขวายหาข้อมูลมาประกอบโดยใช้ Power App ช่วยในการนำข้อมูลจากหลายแหล่งเข้ามาช่วยพิสูจน์ความเป็นไปได้
ที่สำคัญ ผู้ที่รับผิดชอบงานนี้ต้องได้รับความไว้วางใจอย่างมากว่าจะไม่นำข้อมูลของบริษัทออกไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต
