ภาพนี้เป็นผลการสอบถามว่ายังมีใครที่ใช้ Excel แต่ละ version อยู่บ้าง พบว่ายังมีการใช้ Excel รุ่นก่อนๆๆๆๆๆมากทีเดียว แม้แต่ผู้ที่ใช้ Excel 365 เองยังไม่รู้ตัวว่า 365 ที่ใช้อยู่นั้นเป็นรุ่นไหน
สาเหตุที่ 365 มีหลายรุ่นในชื่อ version เดียวกัน เพราะไมโครซอฟท์จะคอยส่งแฟ้มใหม่มา update ทำให้ 365 มีเครื่องมือหรือสูตรใหม่อยู่เสมอทุก 6 เดือน ถ้าผู้ใช้ไม่ได้ยอมให้ update ตามก็จะเป็น 365 รุ่นโบราณที่ไม่มีสูตร Filter Unique หรือไม่สามารถใช้ความสามารถพิเศษของ Dynamic Array
อย่าว่าแต่ 365 เลย สูตร IFS MaxIFS MinIFS ก็เริ่มมีมาให้ใช้ได้ตั้งแต่ Excel 2019 ส่วนสูตร Aggregate ที่ช่วยลดขั้นตอนทำให้ไม่ต้องซ้อนสูตรแก้ error ก็เริ่มมีตั้งแต่ Excel 2010
นอกจากตัว Excel เองแล้ว เครื่องมือใหม่ๆที่พวกเรากำลังฮิต เช่น Power Query, Power Pivot, หรือ Power BI ก็อยู่ระหว่างการปรับปรุงพัฒนาให้ดีขึ้น ในช่วงไม่กี่อาทิตย์อาจไม่เห็นเมนูที่เคยใช้ ชื่อเมนูเปลี่ยนไป หรือมีขั้นตอนการใช้งานต่างไปจากเดิมแล้วก็ได้
อย่าง Pivot Table ที่พวกเราใช้กันจนชิน ในช่วงแรกๆกว่าจะใช้ทำงานได้ก็มีขั้นตอนหลายขั้นมากกว่าปัจจุบัน Pivot รุ่นแรกๆมีลูกเล่นการสร้างงานหลายอย่างที่ถูกตัดทิ้งหรือซ่อนไว้ เพียงเพื่อทำให้ขึ้นชื่อว่าเพียงไม่กี่คลิกก็สร้าง Pivot ได้แล้ว อะไรที่เสี่ยงหรือซับซ้อนก็ทอนลงให้เหลือแต่คำว่า "ง่าย"
มือใหม่ คนที่นิยมใช้ของใหม่เพราะอยากจะทำให้ง่าย อยากลัดขั้นตอนไม่ต้องซ้อนสูตรกันไปซ้อนกันมา ดูๆแล้วก็น่าตื่นตาตื่นใจ แต่ถ้าส่งแฟ้มที่สร้างขึ้นโดยใช้ Excel รุ่นใหม่และใช้สูตรใหม่ไปให้คนอื่นใช้แฟ้มนั้นด้วย ถ้าเขาใช้ Excel รุ่นก่อนหน้าก็ทำให้แฟ้มนั้นใช้งานไม่ได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ทุกคนที่เพิ่งหัดใช้ Excel เพิ่งเริ่มซื้อโปรแกรม Excel รุ่นใหม่มาใช้ ย่อมต้องใช้ Excel 365 หรือ Excel 2019/2022 อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และที่แน่ๆเขาเหล่านั้นอาจไม่เคยรู้วิธีที่จะใช้สูตรที่จะนำแฟ้มไปใช้ได้กับ Excel รุ่นก่อน
ขอฝากประเด็นนี้ให้กับหัวหน้างานทุกคนที่เพิ่งรับมือใหม่มาทำงาน หรือต้องการส่งพนักงานไปเรียน Excel ว่าต้องฝึกใช้ Excel แบบเก่าๆเป็นด้วย
เว้นแต่ว่า บริษัทของคุณจะใช้ Excel รุ่นใหม่เหมือนกันทุกคน และมั่นใจว่าถ้าต้องส่งแฟ้มไปให้ลูกค้า เขาก็ใช้ Excel รุ่นใหม่ด้วย
ปล ทุกหลักสูตรที่ผมสอน แม้ผมจะใช้ Excel 365 รุ่นล่าสุดในการสอนก็ตาม แต่ทุกเรื่องเทคนิคทุกอย่างที่คุณจะได้เรียน จะสามารถนำไปใช้งานได้กับ Excel ทุก version 2003/2007/2010/2013/2016/2019/2022/365
