วิธีลัดหายอดรวมจากตารางที่อยู่ในชีทนี้ ชีทโน้น แฟ้มนั้น

😵 นักบัญชีมักชอบสร้างงบการเงินแยกไว้ชีทละเดือน พนักงานขายแยกชีทสร้างรายงานการขายตามชื่อลูกค้าหรือสินค้า พอถึงเวลาจะหาว่ายอดรวมของแต่ละรายการเป็นเท่าไร จะใช้วิธีไหนดี

ในแฟ้มหนึ่งๆมีชีทเต็มไปหมด ไม่ใช่แค่แฟ้มเดียว แต่ยังมีแฟ้มหน้าตาแบบนี้อีกเยอะแยะ

🤣 ถ้าตอบตามกระแส ตอนนี้ก็ต้องตอบว่าใช้ Power Query เพื่อนำตารางมาต่อท้ายกันแล้วค่อยหาทางสร้างสูตรหายอดรวมต่ออีกที ... แต่ถ้าตัวเลขในตารางที่อยู่ในชีทนึง มีการเปลี่ยนแปลงล่ะ ตัวเลขในตารางใหม่ที่ทำขึ้นจะเปลี่ยนตัวเลขให้ทันทีไหมล่ะ

😎 จะทำยังไงให้มีสูตรลิงก์จากเซลล์ในตารางต้นทางติดมาด้วย พอค่าในชีทต้นทางเปลี่ยน ตัวเลขในชีทสรุปหายอดรวมก็หาคำตอบใหม่มาให้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาไปสั่ง refresh

👉 คำสั่ง Data > Consolidate ที่มีมานานตั้งแต่ version แรกๆ จะช่วยลัดแก้ปัญหานี้ให้ครับ ไม่ต้องไปแตะเจ้า Power Query นั่นหรอก

จากภาพนี้ ผมทำไว้แบบง่ายๆ เอาเป็นว่าตารางอยู่ในชีทเดียวกันไว้ก่อน พอทำเป็น เข้าใจวิธีการใช้งานแล้ว จะใช้กับตารางที่แยกไว้ต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันก็ได้

เริ่มต้นจากเปิดชีทใหม่ว่างๆขึ้นมาก่อน สำหรับไว้ใช้เป็นตารางผลลัพธ์ แล้วก็สั่ง Data > Consolidate

จากนั้นคลิกเลือกพื้นที่ตารางข้อมูลชุดแรกให้แสดงในช่อง Reference แล้วกดปุ่ม Add แล้วเลือกพื้นที่จากตารางอื่นมา Add ซ้ำจนกว่าจะครบทุกตารางที่ต้องการ (โดยจะเลือกจากตารางที่อยู่ต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันก็ได้)

🧐 อย่าลืมกาช่อง Use labels in พร้อมกับกาช่อง Crate links to source data ให้ครบเพื่อจะได้สูตรลิงค์ค่าจากตารางต้นทางมาใช้ด้วย

การกาช่อง Use labels นี่แหละที่ Excel จะทำหน้าที่มองหาหัวตารางเรื่องนั้นๆว่าอยู่ตรงไหน เพื่อนำตัวเลขของเรื่องนั้นๆมาบวกกันให้ ถ้าหัวตารางบางส่วนไม่ตรงกันก็จะแยกตัวเลขออกมาให้เอง

จากภาพนี้
หัวตารางด้านข้าง แบ่งไว้ตามรายเดือน Jan Feb Mar ของ Quarter 1
หัวตารางด้านบนมี Category A กับ B ที่ตรงกัน ส่วน C กับ D ไม่ตรงกัน

พอทำเสร็จก็จะได้ตารางสรุปยอดรวมมาให้ โดยแยก Category A B C D ให้เสร็จแถมมีตัวเลขที่ลิงก์มาจากชีทต้นทางมาให้ด้วยครับ

ไม่จบเพียงแค่นี้ ในตารางสรุปยอดจะสร้าง Group > Outline ให้เสร็จ อยากจะหุบไม่แสดง row ที่ลิงก์มา เพื่อให้เห็นแต่ยอดรวมแค่ของเดือนไหนที่อยากดูก็ยังได้

ชมคลิปแสดงขั้นตอนการใช้งานได้ที่
https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/a-to-z/a-b-c-d-e/c-c-c-c-c/data-consolidate

☝️ ขอให้หลักคิดไว้ว่า

"งานอะไรๆที่พวกเราใช้กันเป็นประจำ ขอให้คิดไว้ก่อนเลยว่า ใน Excel มีเตรียมไว้แทบทุกอย่างแล้ว เพียงแค่ต้องหาให้เจอ"