ยังไงจึงจะเรียกได้ว่า "ใช้ Excel เป็น"

🤔 

ลูกศิษย์เปิดแฟ้มที่สร้างมาอวดให้ดู บอกว่าเหนื่อยใจกับแฟ้มนี้มาก ต้องสร้างเพื่อส่งให้หน่วยงานอื่นไปกรอกข้อมูลกลับมา อุตส่าห์ทำตารางไว้ เตรียมพื้นที่บอกไว้ให้กรอกตรงนี้ พอได้แฟ้มกลับมา ข้อมูลใช้ไม่ได้เพราะตารางถูกแก้ ข้อมูลที่กรอกส่งกลับมาก็ใส่ค่าแบบตามใจฉันเสียอีก

อีกคนทำงานราชการ ทำหน้าที่สรุปงบประมาณ เล่าให้ฟังว่า คนที่กรอกข้อมูลชอบกรอกแบบตามใจฉัน วรรคตรงนั้น ขึ้นบรรทัดใหม่ตรงนี้ แทนที่จะลอกนำตัวเลขมาสรุปงบประมาณของชาติได้ทันที กลับต้องเสียเวลาไปจัดข้อมูลใหม่ จับเซลล์นั้นมาต่อกับเซลล์นี้

ที่เหมือนกันทั้งสองเคสนี้ก็คือ คนที่กรอกค่าลงไปใน Excel นั้นเขาดีใจและภูมิใจมากที่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ เอาไปอวดคนอื่นได้แล้วว่าใช้ Excel เป็น

หลายคนติดต่อผมมาว่าอยากเรียน Excel ขั้นสูง บอกว่าใช้สูตรเป็นแล้ว หัวหน้าบอกให้หาหลักสูตรที่จะช่วยทำงานได้ดีขึ้นกว่านี้ VBA คือเรื่องที่เอ่ยปากกันแทบทุกคน มองกันว่า VBA เป็นทางออกสุดท้ายกันทั้งนั้น

☝️ "ใช้ Excel เป็น" ดูยังไง

แทนที่จะดูที่ตัว Excel มาดูที่ตัวผู้ใช้ Excel ว่าออกอาการแบบนี้หรือเปล่า

1. รัก Excel มากขึ้น
2. มีความสุข รู้สึกสนุกและท้าทาย
3. ใช้เวลาสร้างงานน้อยลง มีเวลาว่างให้กับชีวิตมากขึ้น โดยไม่ต้องใช้ VBA
4. สามารถนำแฟ้มเดิมมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก โดยไม่ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง
5. ผู้ใช้แฟ้มสามารถรู้ทันทีว่า ต้องเริ่มใช้แฟ้มนั้นยังไงเมื่อเปิดแฟ้ม

อาการแบบนี้ไม่ได้เป็นผลจากการเรียน Excel ขั้นกลางขั้นสูงหรอกครับ แต่ขึ้นกับวิธีใช้ Excel กับงานที่ทำกันเป็นประจำ

ก่อนจะเรียนอะไรให้มากขึ้นไปกว่าเดิม แทนที่จะมองไปสูงๆ เปลี่ยนมามองแบบลึกๆ รู้จักเรื่องต่อไปนี้ดีแค่ไหน

วิธีกรอกค่า วันที่ และเวลา วิธีสร้างฐานข้อมูล
วิธีสร้างสูตรลิงก์ วิธีใช้ $ วิธีแกะสูตร วิธีตรวจสอบความถูกต้องของสูตร
วิธีใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ในการเลือกพื้นที่ตารางขนาดใหญ่
วิธีใช้ Range Name เพื่อช่วยในการสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น
วิธีใช้สูตรหายอดรวม Sum SumIF SumProduct หรือใช้ Pivot Table
วิธีใช้สูตร IF VLookup

และที่สำคัญที่สุด
วิธีนำเรื่องเหล่านี้มาใช้ร่วมกันให้เหมาะสมในการสร้างงาน

ส่วนใหญ่มักนึกกันว่าเรื่องเหล่านี้รู้จักกันดีอยู่แล้ว ใช้ Excel เป็นอยู่แล้ว เลยมองข้ามแล้วอยากเรียนอะไรๆที่ว่าเป็นขั้นสูงอยู่ดี

+++++++++++++++++++++++++

เอาง่ายๆ กรอกจำนวนเงินตามภาพนี้แบบไหนดี ทำเป็นไหม

D3 กรอก 10 Baht

D4 กรอกเลข 20 แล้วใช้ format แสดงเป็น 20 Baht

D5 กรอกเลข 30